Tips gevraagd hoe een data-bestand te definiëren in Access

[Sundance]

Op mijn werk werken we met Access. Ik moet een bestand opbouwen van instellingen waar we mee werken. Velen heten Stichting de X of Vereniging het Y.
De naam zal dan X of Y moeten zijn. Voorbeeld,
X, stichting de
Y, vereniging het

Dit is simpel, maar waar moet ik allemaal aan denken bij het definiëren en opbouwen van een data-bestand?
Ik heb op internet gezocht naar basisbeginselen of een hand-out of tutorial ...

Wie helpt me op weg?

Groeten, Sundance

 

[reinvb]

Op mijn werk werken we met Access. Ik moet een bestand opbouwen van instellingen waar we mee werken. Velen heten Stichting de X of Vereniging het Y.
De naam zal dan X of Y moeten zijn. Voorbeeld,
X, stichting de
Y, vereniging het

Dit is simpel, maar waar moet ik allemaal aan denken bij het definiëren en opbouwen van een data-bestand?
Ik heb op internet gezocht naar basisbeginselen of een hand-out of tutorial ...

Wie helpt me op weg?

Groeten, Sundance

Hoi,

Ga naar google typ in ACCESS dan 3e item van boven daar staat MS ACCESS @ DATABASES hier staat een hele hoop informatie ove access. Ik hoop dat je hier iets aan hebt?

Groet,
Reindert

 

[Sundance]

Hallo Reindert,

Bedankt. Het ziet er interessant uit.
Ik ga het bestuderen.

Groeten, Sundance

 

[reinvb]

Hallo Reindert,

Bedankt. Het ziet er interessant uit.
Ik ga het bestuderen.

Groeten, Sundance

Hoi,

Er staat wel veel in het engels maar moet goed te doen zijn denk ik. En laat even weten of je er iets aan gehad hebt?

Groet,
Reindert

 

[Sundance]

Reindert,

Ik heb de artikels gelezen en ook nog wat verder gegoogled. Veel artikels gaan over de inrichting van de bestanden en het gebruik van velden, query's etc. Waar je op moet letten bij het definieren van bijvoorbeeld velden, wordt niet zo expliciet genoemd. Ik denk dat een boek bij de bibliotheek mij verder moet helpen!

Groeten, Sundance

 

[OctaFish]

Wat betreft het definiëren van velden, hoef je denk ik niet naar de bibliotheek te gaan; rustig nadenken over wat je precies wilt opslaan is vaak al voldoende. Daarbij is in eerste instantie de vraag belangrijk of je met een bepaald veld wilt kunnen rekenen of niet. Is het antwoord Ja, dan moet het veld zowiezo en numeriek veld zijn. Is het antwoord Nee, dan kun je ook een tekstveld gebruiken.
Vaak wordt snel naar een numeriek veld gegrepen om bijvoorbeeld (een deel van) telefoonnummers op te slaan, met het idee dat een abonneenummer tenslotte een getal is. Zou je dat doen, dan raak je echter voorloopnullen kwijt, waardoor je telefoonnummer uiteraard niet meer klopt. Bovendien wordt met telefoonnummers zelden gerekend. In zo'n geval maak je dus een tekstveld aan.

Let, bij het maken van tekstvelden, ook op de standaardlengte van een veld. Een lengte van 50 karakters voor voorletters is een beetje overdreven, maar voor e-mail adressen bijvoorbeeld kan het krap zijn.

Later aanpassingen maken in een tabel kan een tijdrovende klus zijn, dus goed nadenken over de structuur kan je later veel tijd en problemen schelen!

Ook belangrijk: kijk goed naar de gegevens waarmee je één record kunt identificeren; dit is(zijn) je sleutelgegeven(s). Leg deze direct vast als sleutelveld, zodat je later geen dubbele gegevens kunt invoeren. Denk bij sleutelvelden bijvoorbeeld aan een persoonsID, klantnummer of bedrijfsnummer. Je witl personen of bedrijven uiteraard niet twee of meer keer invoeren.

Succes met je ontwerp!

Michel