Ik ben bezig met het bouwen van een Access Database en zou daarbij graag een beroep willen doen op de expertise van deze forumleden.
Op maandelijkse basis krijg ik van ongeveer 15 verschillende mensen bestanden aangeleverd. Deze bestanden zijn te verdelen in 2 categorieen:
1. Ruwe data. Het template voor dit type bestand is voor iedereen gelijk en bevat de volgende gegevens: maand, materiaal code + naam, bedrijfscode + naam, hoeveelheid en (algemene) details. Ik voeg deze ruwe data samen en dit dient als input voor de afdeling Finance.
2. Detail bestand. Dit kan verschillen per dataprovider. Om een voorbeeld te geven: als men in de ruwe data 10 gebruikers van materiaal code 1 aangeeft, bevat dit bestand de gebruikersgegevens van deze 10 mensen.
De database moet daarom (het liefst) het volgende kunnen:
- Ik krijg veel verzoeken voor het aanleveren van historische data. De database moet het mogelijk maken om een overzicht per bedrijf of per materiaal code te maken.
- Daarnaast moet de database de link kunnen leggen tussen de ruwe data en de detail bestanden. Dit is vooral iets waar ik nu niet uitkom. Hoe link ik de ruwe data (in het voorbeeld de quantity van 10) aan de details in het detailbestand? Hoe maak ik de unieke key die de details van januari voor een bepaald bedrijf en materiaal code linkt aan de line in de ruwe data?
- De diverse detailbestanden zijn niet uniform. Echter, het detailbestand bij materiaal code x is wel iedere maand gelijk. Hoe kan ik dit op een handige manier in Access laden? Op dit moment ben ik nog veel aan het knippen en plakken in Excel. Kost veel tijd en de Excel bestanden worden enorm groot en traag. Kan dit slimmer?
- Ik heb een sheet in Excel met een overzicht van prijzen, materiaal codes, verantwoordelijke mensen etc. De database moet met een query in staat zijn om de materiaal code te gebruiken om deze datasets te linken aan elkaar.
- Dan is er nog een sheet met een overzicht van company codes en bedrijfsnamen. Het punt is hier dat er vanuit het verleden verschillende codes voor hetzelfde bedrijf bestaan. Bedrijf A kan bijvoorbeeld 3 verschillende codes hebben. Met deze sheet moet het mogelijk zijn om de diverse codes terug te leiden naar de echte code die we gebruiken om de rekeningen uit te sturen. Is er een query om automatisch te checken of de juiste code in de ruwe data en het detailbestand is gebruikt?
Zie de bijlage voor een voorbeeld van het template. Hopelijk is dit voldoende duidelijk om een eerste antwoord te kunnen geven. Alvast heel veel dank en ik hoor graag als er iets nog niet duidelijk is.
Groet,
Etkroket
Bekijk bijlage Template Example.xlsx
Op maandelijkse basis krijg ik van ongeveer 15 verschillende mensen bestanden aangeleverd. Deze bestanden zijn te verdelen in 2 categorieen:
1. Ruwe data. Het template voor dit type bestand is voor iedereen gelijk en bevat de volgende gegevens: maand, materiaal code + naam, bedrijfscode + naam, hoeveelheid en (algemene) details. Ik voeg deze ruwe data samen en dit dient als input voor de afdeling Finance.
2. Detail bestand. Dit kan verschillen per dataprovider. Om een voorbeeld te geven: als men in de ruwe data 10 gebruikers van materiaal code 1 aangeeft, bevat dit bestand de gebruikersgegevens van deze 10 mensen.
De database moet daarom (het liefst) het volgende kunnen:
- Ik krijg veel verzoeken voor het aanleveren van historische data. De database moet het mogelijk maken om een overzicht per bedrijf of per materiaal code te maken.
- Daarnaast moet de database de link kunnen leggen tussen de ruwe data en de detail bestanden. Dit is vooral iets waar ik nu niet uitkom. Hoe link ik de ruwe data (in het voorbeeld de quantity van 10) aan de details in het detailbestand? Hoe maak ik de unieke key die de details van januari voor een bepaald bedrijf en materiaal code linkt aan de line in de ruwe data?
- De diverse detailbestanden zijn niet uniform. Echter, het detailbestand bij materiaal code x is wel iedere maand gelijk. Hoe kan ik dit op een handige manier in Access laden? Op dit moment ben ik nog veel aan het knippen en plakken in Excel. Kost veel tijd en de Excel bestanden worden enorm groot en traag. Kan dit slimmer?
- Ik heb een sheet in Excel met een overzicht van prijzen, materiaal codes, verantwoordelijke mensen etc. De database moet met een query in staat zijn om de materiaal code te gebruiken om deze datasets te linken aan elkaar.
- Dan is er nog een sheet met een overzicht van company codes en bedrijfsnamen. Het punt is hier dat er vanuit het verleden verschillende codes voor hetzelfde bedrijf bestaan. Bedrijf A kan bijvoorbeeld 3 verschillende codes hebben. Met deze sheet moet het mogelijk zijn om de diverse codes terug te leiden naar de echte code die we gebruiken om de rekeningen uit te sturen. Is er een query om automatisch te checken of de juiste code in de ruwe data en het detailbestand is gebruikt?
Zie de bijlage voor een voorbeeld van het template. Hopelijk is dit voldoende duidelijk om een eerste antwoord te kunnen geven. Alvast heel veel dank en ik hoor graag als er iets nog niet duidelijk is.
Groet,
Etkroket
Bekijk bijlage Template Example.xlsx
. En die zou er dus nu juist wél moeten zijn! En wat doen de velden [Details1],[Details2] en [Details3] in de tabel [Input]? Die moeten daar dus weg. Daarvoor heb je nu juist de tabel [Input Detail] maar dan moet die wel gekoppeld zijn aan [Input]. En wat doet het veld [Customer] in [Input Detail]? Kan daar helemaal weg, want de koppeling tussen [Customer] en [Input] ligt al in de tabel [Input]. Daar heb je overigens een veld teveel staan, want de [Customer name] moet daar natuurlijk weg. Je slaat namelijk alleen het veld [Customer code] op. 
