Database personeel

[Scallebe]

Goede morgen specialisten...

Ik moet voor ons kantoor een database ontwikkelen waar het personeel zich 's morgens moet kunnen aanmelden en 's avonds terug afmelden en dit door gebruik te maken van het uur van de PC.

De bedoeling is te kunnen vaststellen om hoe laat iemand aankomt en later terug vertrekt.

Staan hier enkele voorbeelden van op Helpmij.nl of iets in die richting...

Ik kan natuurlijk alle 342 pagina's consulteren aangaande Access maar misschien kunnen jullie mij al op weg helpen.

Via zoeken heb ik nog niets concrete kunne vinden.

Alvast bedankt.

Greetz Pascal

 

[maomanna]

klinkt leuk, maar die aan en afsluittijden van een pc zijn totaal niet representatief voor de gewerkte uren.

Zelf zou ik naar een meer hardcopy variant zoeken zoals in en uitklokkaarten, badges oid.
Het regelen met badges, zo'n systeem kan je ook inzage geven van mensen die in het gebouw zijn mocht er een calamiteit voordoen.

 

[OctaFish]

Meer to the point: In Access is dat sowieso lastig te maken, want niet iedereen zal Access gebruiken en dus ook niet inloggen via Access. Daarnaast is het nog maar de vraag of een gebruiker gelijk met Access begint als hij/zij de pc aanzet of als laatste stopt en Access afsluit. Dus in die hoek zou ik het zeker niet zoeken.
Wij hebben op het werk een systeem (laten bouwen) dat de inlogtijden en uitlogtijden klokt, en op zich werkt dat verder prima. Daarmee leg je uiteraard niet de tijden vast van medewerkers die eerst naar een vergadering e.d. gaan. Dus maomanna heeft gelijk met zijn opmerkingen dat je daar geen representatieve werkuren mee vastlegt. En daar zou ik zo'n systeem ook zeker niet voor gebruiken. Bij ons wordt het (naast een locatie aanduiding op een flexplek (waar is iemand ingelogd) gebruikt om te controleren welke gebruikers gedurende een bepaalde periode niet meer zijn ingelogd geweest. Goede kans dat die medewerker dan al uit dienst is, en niet als zodanig uit dienst is gemeld. Je kunt dan zo'n account blokkeren bijvoorbeeld.
Maar dus niet als urenregistratie!

 

[Scallebe]

Beste ontwikkelaars,

Ik heb ooit (zo'n 15 jaar geleden) zo eens een database gezien dat gebruikt werd om uur in ('s morgens) en uur uit ('s avonds) te laten registreren. Ik weet bij god niet meer wie dit gemaakt heeft toen.

De gebruiker opent de database, voert zijn eigen paswoord in en krijgt dan een formulier op zijn naam. Een klik op de knop "IN" registreerde de huidige datum en tijd (dus die van de PC) en 's avonds hetzelfde op de knop "UIT"

Via een rapport kon dan gezien worden hoe laat hij iedere werkdag "ingelogd" had en dus ook "uitgelogd" had en dit per week of per maand.

Wat het personeelslid gedurende de dag doet maakt niets uit. Het belangrijkste is hoe laat binnen en hoe laat buiten. Als het in Access kan zal iedereen het toch met access moeten gebruiken.


Greetz

Pascal

 

[gast0660]

Hoi Pascal,

Heb effen uw vraagje in een progje gegoten. Volgens mij wil jij die richting uit. Ik begrijp de reactie van otctafish, als je alleen access gebruikt kunnen ze klooien met de uren, etc
Hier in bijlage een exe bestandje met access als backend. Het bestaat uit drie veldjes
1 Groen bedoeld voor het personeel (ingave uren)
2 Oranje bedoeld voor de beheerder (ingave en verwijderen personeel)
3 grijs bedoeld voor de beheerder (opvragen rapporten)
Dit is een voorzetje, als ik in de goeie richting zit maak ik er wel iets bruikbaar van.
Mapje uitpakken en op toepassing klikken (laat er gerust uw beste virusscanner op los


http://s000.tinyupload.com/?file_id=29346340748112895202

Hopelijk kan ik u helpen

 

[OctaFish]

Waarom bouw je het formulier niet gewoon in de database in? Nu doet-ie het niet eens .
Overigens een heel simpele database met één van de 2 mogelijke oplossingen. Een simpelere variant is er een waarbij je voor elke entry een eigen record aanmaakt; in deze variant moet je een record aanmaken bij het inchecken en een bijwerkactie uitvoeren bij het vertrek. Als je alles als zelfstandige activiteit registreert, heb je alleen toevoegacties. Je maakt dan een record voor het registreren van de aankomsttijd en een record voor de vertrektijd. Je logt dan uiteraard ook of iemand binnenkomt of vertrekt. Kan allemaal met twee knoppen (Binnenkomst en Vertrek) geregeld worden.
Maar het blijft een rare manier van registreren, zeker als het om een groot aantal personen gaat die ook nog eens allemaal ongeveer tegelijk binnenkomen en weggaan. Ik zie ze al koffie drinken rondom de pc met de Access database, wachtend op hun beurt .

 

[Scallebe]

gast0660,

Ziet er inderdaad goed uit. Dit is inderdaad de bedoeling. Bedankt alvast.

Ik ga even het waarom kort verklaren : Iedereen vult nu dagelijks op een lijst het uur van aankomst en vertrek in. Zo kunnen de overuren bijgehouden worden door onze secretaris. So far so good.
Er zijn echter een paar elementen in ons kantoor die het niet kunnen laten om collega's te controleren en zoals kleine kinderen het commando (wij zijn militairen) in te lichten. Ze zijn zelfs al op de vuist gegaan hiervoor. Moet je je voorstellen. 39 "volwassenen" bijeen.

Daarom heeft de baas mij opgedragen iets in die zin te creëren zodat iedereen de aankomst en vertrekuren kan invullen op het scherm.

Wat jij dus to zo ver al gemaakt hebt zou daar perfect voor kunnen dienen.

Het belangrijkste is wel dat niemand de mogelijkheid mag hebben om een registratie te doen voor iemand anders. In het progje personeelsregistratie dat je gemaakt hebt wordt eerst betrokkene geselecteerd en dan op aankomst en vertrek geklikt.

Is het mogelijk dat een personeelslid het prog personeelsregistratie opent en enkel het groene vakje ziet met enkel zijn naam? bv door invoer van een persoonlijk paswoord?

Ze mogen ook niet de mogelijkheid hebben om een rapport op te vragen van hun collega's. Dit is enkel voor de 2 bazen, de secretaris en mijzelf als beheerder.
Dus de andere vensters mogen alleen maar zichtbaar zijn voor de vier mensen hierboven. bv ook gelinkt aan hun paswoord.

Ik denk maar luidop nu he.

Jij alleen kan mij zeggen wat mogelijk is en wat niet.

Laat mij maar weten wat mogelijk is.


Bedankt en tot later.

Groetjes

Pascal

 

[Scallebe]

Octafish,

Is Access geen multi user programma? Indereen zou op zijn eigen scherm de database openen, door middel van bv een paswoord het formulier openen met enkel zijn gegevens (als dat mogelijk is natuurlijk) en dan "in" en "out" aanklikken. Dus geen file aan 1 PC mogelijk.

Ik heb hier nog diverse databases gemaakt die door iedereen tegelijkertijd gebruikt wordt.

Groetjes

Pascal

 

[Scallebe]

...

Het gebruik van de tijd van het systeem zou ik persoonlijk ook niet toepassen, daar komen problemen van want nu moet iedereen voor de aanvangstijd inloggen en wachten tot exact de laatste minuut om uit te loggen.

Werkdagen beginnen bij ons van 06:00 Hr tot 14:06 of een variant hierop. 7:36Hr te presteren per dag. Hier wordt echt met de minuut geteld. De invullijsten die nu gebruikt worden geven natuurlijk wat speelruimte.


Greetz

Pascal

 

[OctaFish]

Is Access geen multi user programma?

Je geeft zelf gelukkig al het antwoord . Ik ging er vanuit dat niet elke gebruiker Access in zijn werkomgeving heeft; bij ons is dat in ieder geval (al was het maar vanwege licentiekosten) ondoenlijk. Nog afgezien van het feit dat Word en Excel nog wel door elke jandoerenprutser is te bedienen, maar Access toch echt een programma is voor mensen die weten waar ze mee bezig zijn! En je wilt ook geen honderden gebruikers tegelijk in dezelfde database laten werken. Maar als dat bij jullie geen probleem is: geef ze vooral een eigen frontend, die je dan natuurlijk netjes dichtgetimmerd hebt.

Ik zou, als ik dan toch elke gebruiker een eigen omgeving zou geven, het hele proces van klokken verregaand automatiseren. De werktijden bij jullie zijn nogal vreemd, in dat er blijkbaar per minuut wordt geteld. En dan ook nog eens tellen tot 14:06.... Dat zie je (gelukkig) niet vaak! Dat pleit er voor om

Het gebruik van de tijd van het systeem zou ik persoonlijk ook niet toepassen, daar komen problemen van want nu moet iedereen voor de aanvangstijd inloggen en wachten tot exact de laatste minuut om uit te loggen.

dit dan juist wél te doen. Wat heeft het voor zin om iemand zelf een eindtijd te laten invullen die de werkelijke eindtijd niet is? Want dat is wat je suggereert: iemand die tot 14:06 zou moeten werken (en om 14:05 aflogt) zou in jouw optiek dus rustig om 13:55 zijn eindtijd (14:06) mogen invullen. En dan hou ik de verschillen nog netjes...
Zelf zou ik zeggen: als je dan toch verplicht de database moet invullen (ik zou hem dan ook gelijk laten opstarten met een opstartscript zodat je het invullen niet kunt vergeten en bij het afloggen idem dito) dan is er weinig op tegen om de kloktijd van de pc te gebruiken. Die is dan nog altijd nauwkeuriger dan de door de gebruiker zelf in te vullen (en dus niet conform zijn werkelijke tijden) werktijden.

 

[Scallebe]

Inderdaad Octafish,

Het commando wil ten aller tijde vermijden dat er nog "gefoefeld" kan worden. Of het systeem dan met open armen zal ontvangen worden is natuurlijk weer iets anders.

Nu, mijn kennis van Access is beperkt in die zin dat ik wel al een uitgebreide database kan opmaken volgens de regels van het spel, spelen met queries, rapporten, formules, enz

Maar werken met een frontend zoals je zegt is voor mij euh "chinees" en heb mij daar ook nog niet kunnen in verdiepen. Ik heb ooit eens een cursus gevolgd, de basis eigenlijk, maar ondertussen zijn we al enkele versies verder in access en ik ben al blij dat ik met mijn kennis nog mee ben. Dus al mijn aangemaakte databases werken perfect zelfs in de nieuwere access versies.

Al mijn kennis komt eigenlijk van zelfstudie met behulp van de "Help" functie.

Werken met end-users en al wat daar mee te maken heeft... nee zo ver ben ik nog niet niet.


Misschien met jullie hulp kan ik zeker al wat bijleren.

groetjes


Pascal

 

[OctaFish]

Een frontend is niks meer dan een 'lege' database waar de tabellen niet hard in staan, maar zijn gekoppeld vanuit een andere database die dan als backend fungeert. Voor de rest verandert er helemaal niks. Meestal maak ik een FE-BE splitsing dus altijd op het eind als de database klaar is voor gebruik. Dan is het simpel een kwestie van een kopietje maken van de db, de een hernoemen naar Naam_FE en de ander naar Naam_BE. In de Frontend verwijder ik alle tabellen, en die koppel ik dan vanuit de Backend. In de backend heb je alleen de tabellen nodig, dus daar verwijder je alle formulieren, queries en rapporten. En dan heb je een werkende FE-BE oplossing. Simpeler kan ik het niet maken .

Database technieken zijn nu nog exact hetzelfde als 20 jaar geleden, en de querytaal (gelukkig) ook. Dus je hebt alleen te maken met de idiotie van Microsoft die allerlei ongevraagde en nutteloze ongein in databases inbouwt. En waar je dus enigszins huiverig tegenover moet blijven staan. Zo raad ik het gebruik van keuzelijsten in tabellen ten zeerste af, ook al heeft MS die optie wel ingebouwd. En wordt die door nietsvermoedende beginners dus ruimschoots toegepast, waarna ze na een tijdje bij HelpMij terecht komen met een probleem waarvan de oplossing dan altijd begint met: zet de keuzelijst om naar een tekstvak . Maar dat is een ander chapiter.

Als je (back on topic) wilt voorkomen dat er 'gefoezeld' wordt, dan moet je juist voorkomen dat gebruikers zelf tijden in kunnen voeren. En komt dus mijn oplossing (starten met de db en een knop en eindigen met de db en een knop) weer als uiterst nuttig naar boven. Ik zou de logtijden dus netjes afronden op 5 minuten. Wat biedt het voor extra informatie of iemand nu om 14:04 aflogt of om 14:06? Als de leiding daar op staat zou ik zeggen: laat ze een mooie kuil graven, en geef ze, als die diep genoeg is, een zetje .

 

[Scallebe]

Octafish,

Ik begrijp het system FE-BE :thumb:

Een paar vraagjes...

Heeft ieder personeelslid dan een eigen frontend? Want niemand mag de mogelijkheid hebben om in te klokken voor iemand anders.

Een gekoppelde tabel blijft toch ook nog zichtbaar in het objectenvenster van de frontend en dus ook wijzigbaar. Of zie ik dit fout?

 

[OctaFish]

Zelfs al werk je met één database, dan nog is het niet zo lastig om gebruikers uit elkaar te houden. Kom je weer terug bij het aanmelden/afmelden . Elke gebruiker logt in met een gebruikersnaam. Die kun je gebruiken in je tabel. Elke gebruiker opent de db op een bepaalde tijd (al dan niet automatisch). Die tijd kun je gebruiken. Elke gebruiker krijgt de db twee keer te zien: bij begin van de werktijd en bij het eind. Die gebeurtenis kun je gebruiken. Kortom: het enige dat je nodig hebt om gebruikers te registreren is één knop! (en een (frontend) database).

 

[OctaFish]

Ik zie dat ik je laatste opmerking vergeten ben: een frontend spijker je natuurlijk helemaal dicht; gebruikers hebben niks te zoeken in een tabel.

 

[Scallebe]

Octafish,

Misschien vraag ik nu wat veel maar kan je mij niet op weg helpen met een eenvoudig db (een FE + BE) waar ik dan verder mee kan werken

Of zijn er hier voorbeelden van terug te vinden?

Zo leer ik ook hoe het allemaal werkt.

Greetz

 

[JohanRVT]

Hallo groep,
paar jaar gelden zijn wij hier begonnen met de elektronische registraties van de vrijwilligers die komen meehelpen in de instelling (wettelijke verplichting in de WZC's). We hebben een ouwe laptop met seriële chipscanner achter het glas van de inkombalie gezet en alle vrijwilligers een Chip gegeven (wegwerpchip van de triatlon). Nu komen de vrijwilligers met hun chip even tegen het glas als ze aankomen en vertrekken (er kunnen tot 4 periodes per dag worden geregistreerd). Werkt netjes en veilig met een Access database. Daarjuist even met de GSM paar foto's van gemaakt
In 2014 toch zo'n 4694 uren geregistreerd

 

[OctaFish]

Ziet er netjes uit . Ik heb voor TS al een voorbeeldje gemaakt van een database die automatisch inlogt op gebruikersniveau, en die zal ik vanavond posten. Kan hij zien hoe dat werkt. Is overigens heel makkelijk met een scanner uit te breiden, als je dat zou willen. En dan kun je weer met één db volstaan. Wat mijn voorkeur ook zou hebben trouwens!

 

[gast0660]

Hoi Pascal,
Sorry voor het late antwoord, ik was er gisteren niet. Om op uw vraag terug te komen. Wat ik eventjes snel heb gepost is alleen een voorzetje. De bedoeling van het groene vakje is dat dit gewoon een formulier wordt te gebruiken om in te loggen voor tijdregistratie. De rest, ingave gebruiker en rapporten zijn alleen te benaderen door de bevoegde personen. Dus het systeem dat octafish aangaf FE & BE. Ik zal proberen dit weekend een iets beter vb te posten met inlogsysteem en paswoorden. Een systeem met scanner en badges zou natuurlijk nog een betere oplossing zijn maar ik neem aan gezien jullie militairen, zijn er daar gewoon geen budget voor is. Wat ik nu voor ogen heb kunnen ze niet foefelen met de uren, alleen een nadeel, als ze aan elkaar hun inloggevens doorgeven kunnen ze nog altijd voor elkaar inloggen. Maar wat betreft uw vragen (luidop denken) ja het is mogelijk.
Greetz

 

[Scallebe]

gast0660,

Geen probleem, ik kan ook niet altijd onmiddellijk antwoorden. Neem gerust uw tijd.

Inderdaad het systeem is niet 100% waterdicht als men elkaars inloggegevens weet. Daar is niets aan te doen en het blijft dan ook de verantwoordelijkheid van betrokkene he. Paraplusysteem, de bazen dekken zich altijd wel in.

Ons budget is inderdaad niet van die orde om een badge-system aan te kopen. Tegenwoordig moet we soms hemel en aarde verzetten om een ballpoint te krijgen

Bedankt alvast voor de moeite en ik wacht jouw post wel af. :thumb:


Prettig weekend

Pascal