Stamboom akten registreren - gekoppelde tabellen MS Access 365

[Beachot]

Graag hulp bij het volgende:

Voor het bijhouden van mijn stamboom gebruik ik Aldfaer, nu groeit mijn verzameling aan documenten, bronnen en akten en wil ik deze gestructureerd archiveren.
(duizenden personen en meerdere akten en bronnen per persoon)

De eerste stap loop ik op vast, wie helpt ?

Gedachtengang als volgt:
3 tabellen
1) Archiefinstelling
2) akten
3) Personen

- Bij een archief instelling kent men meerdere archieven en elk archief kan meerdere akten (bronnen) bevatten
- Akten en andere bronnen zijn opgenomen in een archief en kunnen gegevens bevatten over meerdere personen
- Er kunnen meerdere akten (bronnen) zijn per persoon, denk aan geboorte, huwelijk(en) overlijden etc.

Wie kan mij op weg helpen met deze tabellen en relaties hiertussen zodat ik bij het toevoegen van een akte, de genoemde personen kan toevoegen, zowel reeds opgenomen in tabel personen als mogelijkheid om nog in te voeren.
Daarnaast uiteraard de wens om bronnen per persoon te kunnen inzien en ook om per archief te kunnen inzien welke bronnen en personen etc.

Benieuwd naar jullie feedback,

 

[AccessGuru]

Ik vind het altijd knap dat iemand een systeem kunt maken uitgaand van drie tabellen… normaal gesproken begin je aan de andere kant, namelijk met vaststellen van de gegevens die je wilt vastleggen, en wat je eventueel met die data wilt kunnen doen. Daaruit distilleer je dan de benodigde tabellen.
als ik jouw verhaal lees, vermoed ik heel wat meer dan 3 tabellen. Daarnaast is mij dus nog niet helemaal duidelijk wat de bedoeling is van je stamboom.

- Akten en andere bronnen zijn opgenomen in een archief en kunnen gegevens bevatten over meerdere personen

roept namelijk extra vragen op. Bijvoorbeeld: als een akte meerdere personen kan bevatten, kunnen personen dan ook in meerdere aktes voorkomen? Daar rep je niet over.

 

[Beachot]

Dank voor je snelle reactie,

Ik dacht dat bij de aandacht streepjes aangegeven te hebben, maar het is juist,
één akte kan meerdere personen bevatten én één persoon komt in meerdere akten voor.

Ten aanzien van je eerste reactie, de gehele stamboom beheer ik in Aldfaer, wat ik wil opzetten is een overzicht met mijn onderzoek naar de informatie.

Werkwijze:
ik 'vind' ergens in een archief een bron (akte) en wil deze registreren, waar gevonden en welke personen staan erop.

Andersom moet het dan ook werken, ik wil bij een bron kunnen terugvinden wie erop genoemd worden, maar wil ook kunnen kijken bij een persoon, welke bronnen ik geregistreerd heb.

Ik mijn vraag heb ik me beperkt tot het basis principe, ik wil het vervolgens verder uitbouwen. STEP-BY-STEP

 

[AccessGuru]

Wat in jouw hoofd duidelijk is, is dat voor een buitenstaander niet altijd . Wat je hebt benoemd, zijn de stamtabellen. Als je akten aan personen wilt hangen met een veel-op-veel relatie (veel akten kunnen veel personen bevatten, en veel personen kunnen op veel akten voorkomen) dan heb je dus een koppel tabel nodig tussen Personen en Akten (naam: Akten_Persoon bijvoorbeeld) met een één-op-veel relatie tussen Akten en Personen met die koppel tabel. Idem dito heb je een één-op-veel relatie tussen Archieven en Akten. Als een Akte maar in één archief voorkomt (lijkt mij logisch) dan heb je daar geen koppel tabel nodig.

verder zou ik mij nog wat tabellen kunnen voorstellen die je gebruikt om attributen vast te leggen (soort akte, soort document etc.).

 

[Beachot]

Zo leer ik mezelf ook nog eens kennen op zondagavond

Volgens mij heb jij haarscherp wat ik voor ogen heb, die koppeltabel ... daar zit 'm de kneep voor me, ik ga eens kijken hoe ik dat moet aanpakken.

Wat je verder beschrijft klopt helemaal, maar dacht dit op te lossen met queries en filters ...
Ook hyperlinks naar website en eigen archief om het nog makkelijker te maken.

 

[AccessGuru]

Ook hyperlinks naar website en eigen archief om het nog makkelijker te maken.

Dat is het makkelijkste van het hele proces . Doe je met een actie op het formulier (FollowHyperlink).

 

[Beachot]

Was ik maar zover dat ik de simpele uitbreidingen kon gaan doen Ik loop toch nog vast.

Vereenvoudigde tabellen gemaakt (rest van noodzakelijke velden voeg ik toe als eea werkt.
Tabellen voorzien van relaties (zie bijlage)

Toch doe ik iets niet goed
Met de wizard een formulier gemaakt dat bij het invullen van het sub-formulier een foutmelding geeft. (zie bijlage).

Toelichting op gewenste werkwijze bij invoer:
1) selecteren van archiefinstelling waar ik op dat moment onderzoek doe
2) invoeren van de gegevens van een (nieuwe) bron, soort, datum, herkomst, plaats en datum van opstellen etc.
3) in de bron genoemde personen met bijbehorende kenmerken (achternaam, naam, geboorte datum, geboorte plaats, rol etc)

Gewenste werking bij invoer:
1) Bij openen van formulier kiezen voor een archiefinstelling en deze zolang formulier geopend is als default houden (bij voorkeur zichtbaar in titelbalk)
2) toevoegen van bron de basisgegevens in een 'venster' onder de titelbalk
3) toevoegen van personen en bij behorende details, bij invoer keuze uit bestaande tabel met personen en mogelijkheid om bij nog niet geregistreerde persoon, deze toe te voegen.
(mogelijk zijn personen uit eerdere bronnen al geregistreerd, mogelijk zijn het niet eerder geregistreerde personen)

Als ik deze basis heb, kan ik pas echt van start

 

[AccessGuru]

Dit:

Vereenvoudigde tabellen gemaakt (rest van noodzakelijke velden voeg ik toe als eea werkt.

is zeer onverstandig, en gaat je een hele berg extra werk opleveren. Als je tijd genoeg hebt, en niet snel geïrriteerd of gefrustreerd raakt, is dat overigens prima. (Dan ben je overigens géén standaard Access gebruiker ). Zorg er altijd voor dat je tabellen compleet en in orde zijn, voordat je aan andere zaken als formulieren en rapporten gaat denken. Scheelt echt enorm in tijd en ergenis.

Je fouten zijn uiteraard niet op basis van plaatjes op te lossen. Daarvoor hebben we toch echt de database nodig.

 

[route99]

Als er een Aldfear een akte is, bijvoorbeeld een huwelijksakte, waar naast het echtpaar ook gaat om bijvoorbeeld de ouders van beiden. Dus al die personen zijn dan toch via het bestaan van die huwelijkse band al in Aldfear verbonden. Mits je de schoonouder wel in Aldfear opgenomen hebt.
Ze hebben dus allen die huwelijksakte als verbindend document.
Normaliter sla je dat bijv pdfje dus op bij het echtpaar.
En zo ook met foto's? Meer mensen kunne toch aan zo'n foto gelinkt zijn.
Als je dan dit doet:

Gewenste werking bij invoer:
1) Bij openen van formulier kiezen voor een archiefinstelling en deze zolang formulier geopend is als default houden (bij voorkeur zichtbaar in titelbalk)
2) toevoegen van bron de basisgegevens in een 'venster' onder de titelbalk
3) toevoegen van personen en bij behorende details, bij invoer keuze uit bestaande tabel met personen en mogelijkheid om bij nog niet geregistreerde persoon, deze toe te voegen.
(mogelijk zijn personen uit eerdere bronnen al geregistreerd, mogelijk zijn het niet eerder geregistreerde personen)

Zit je dan met je database niet ontzettend veel dubbelwerk te doen en bij 10.000 of meer personen is dit nogal een beetje werk.....

Aldfaer heeft een forum: http://aldfaer.net/sitemap//index.php?q=forum
Ik zie daar wel wat vragen over een vergelijkbaar probleem, maar zover ik het gelezen heb wordt dat nooit gedaan zoals jij het zou willen, maar vooral met oa slimme naamgeving, immers Aldfear verbindt ze immers allemaal....

Bekijk het eens zo.

 

[Beachot]

Helemaal eens met je benadering om alles in Aldfaer te koppelen aan de personen die in dat systeem staan. Ik maak hier dankbaar gebruik van voor de geregistreerde personen.
Uitgangspunt hierbij is dat de personen enige vorm van relatie tot elkaar hebben.

Wat ik graag wil doen, is het registreren en toegankelijk maken van bronnen bij personen waarvan de relatie met de reeds geïnventariseerde personen nóg niet bekend is.
Op deze wijze houd ik een duidelijk onderscheid tussen de (in Aldfaer) geregistreerde personen en hun onderbouwde relaties enerzijds en georganiseerde onderzoek bronnen anderzijds.

Tijdens onderzoek stuit ik regelmatig op bronnen die vrijwel zeker een relatie hebben met de stammen die ik onderzoek, maar waarvan ik de relatie nog niet helder of aantoonbaar heb, deze bronnen wil ik registreren en terug kunnen vinden.

Wat je merkt, is dat velen dit doen door gestructureerde naamgeving van betreffende PDF of JPG bestand. Voor geboorte, huwelijk en overlijden is dit een vrij goed werkbare methode, echter voor bronnen met meer dan vier vermelde personen wordt het al wat lastiger. Naast het registreren van de informatie in de bron, is het ook van belang de bronnen in de toekomst terug te kunnen vinden, vandaar de link naar de archiefinstellingen.

Het is zeker veel werk

 

[route99]

Wat ik graag wil doen, is het registreren en toegankelijk maken van bronnen bij personen waarvan de relatie met de reeds geïnventariseerde personen nóg niet bekend is.
Op deze wijze houd ik een duidelijk onderscheid tussen de (in Aldfaer) geregistreerde personen en hun onderbouwde relaties enerzijds en georganiseerde onderzoek bronnen anderzijds.

En een actielijst aanmaken? Kan me niet meer herinneren of dat in Aldfaer kan?

Je zou dat ook apart kunnen doen maar dan hoef je niet alle personen uit Aldfear erin te zetten alleen bij de bron een list aanmaken van vermoedelijk betrokken personen uit Aldfaer? Hebben die bij jouw een persoonsnummer? Dan is de 100% zeker over welke persoon het gaat.

Al met al zou je alleen daar op concentreren veel minder werk kosten, lijkt me? Of mis ik iets?

 

[Beachot]

Dank voor de hulp en sturing, ik puzzel hiermee nog wat verder.