2 excel bestanden samenvoegen

[mrorange83]

Hallo,

Ik vroeg me af of iemand mij kan helpen met Excel. Het is niet mijn favoriete programma, moet ik eerlijk zeggen. Maar ik moet er nu echt aan geloven, want handmatig werkt het echt niet meer.

Ik heb 2 excel bestanden die ik wil samenvoegen. Allebei bevatten ze een gemene deler, 2 kolommen met daarin voornaam en achternaam.
Het ene bestand bevat 22 kolommen(voornaam, achternaam en 20 getallen). Het andere bestand (hoofdbestand) bevat 18 kolommen (voornaam, achternaam en 16 getallen). Nu wil ik deze samenvoegen, zodat ik een bestand krijg met voornaam, achternaam en 36 getallen.

Het is niet alleen samenvoegen, want het kan zijn dat er in het ene bestand namen zitten die niet in het andere bestand voorkomen.

Ik heb zelf gezocht, gepriegeld met verticaal zoeken, consolidate en zelfs een programma geprobeerd (Excel Compare), maar niks werkte.

Hopelijk heeft er iemand tips buiten een excel cursus

gr,

Wessel

 

[ClickandKnow]

een voorbeeld zou op prijs gesteld worden

 

[mrorange83]

Wat voor een voorbeeld zoek je? Een voorbeeld van hoe het excel bestand er uit ziet?

Sheet 1 bevat het hoofdbestand. Hier moet alles worden samengevoegd. Dus ik wil alleen de gegevens van deze namen. Sheet 2 is een bron bestand. Deze getallen (8 kolommen) wil ik dus achter de juiste namen in het hoofdbestand hebben (inclusief de getallen die er al staan natuurlijk). En omdat de naam Bianca de Boer niet voorkomt in het hoofdbestand hoef ik die gegevens niet.

In sheet 3 staat hoe ik het graag wil hebben. De cellen die rood zijn, komen uit het bronbestand.

 

[ClickandKnow]

Heb je iets aan deze formules?

 

[mrorange83]

@Clickandknow:

Bedankt voor je hulp. Ik ben nu zelf aan het klooien geslagen met vlookup. En heb ook de functie concatenate gebruikt. Maar het lukt niet. Het lijkt wel of het bij col_index_number fout gaat. Ik vul daar gewoon het nummer van de kolom in. Het liefst zou ik dan ook alle kolommen willen invullen.

Wat doe ik fout met mijn functie?

 

[7of9]

Dit is een ideaal klusje voor access, zolang je in de beide excel-bestanden 1 'constante' hebt kan dat prima.
Dan kun je zelfs ook de regels 'uitsluiten' die niet in beide bestanden voorkomen.
Je mag evt. pb doen voor uitleg.

 

[mrorange83]

Thanks voor je tip! Ik heb je een email verstuurd.

 

[ClickandKnow]

volgens mij heb je een engelse versie van Exel gezien je concatenate gebruikt i.p.v. tekst.samenvoegen
Probeer eerst eens de concatenate formule zonder de vert.zoeken functie. als het werkt kan je formule weer verder gebruiken.

Maar zoals hierboven geschreven geeft Access een betere oplossing gezien je daar geen formules hoeft te gebruiken maar gewoon een link kan leggen tussen de twee databases en het dan eenvoudiger kan laten werken.

Succes!

 

[7of9]

Ok, even snel een voorbeeld in elkaar geknutseld hier voor je:

2 excel bladen:
Map1.xls bevat 2 kolommen - nummer en naam

Map2.xls bevat ook 2 kolommen - nummer en adres.

Nu ga ik via access beide excel-bestanden aan elkaar koppelen middels de gemeenschappelijk factor 'nummer'.

Daarvoor gebruik ik Access2007, die openen en dan een nieuwe lege database maken (dat staat rechts in het startvenster).
Deze heb ik dan genoemd 'test', en dan deze openen.

Bovenin de optie 'externe gegevens' kiezen. Dan aan de linkerzijde in het 'lint' heb je een sectie 'importeren'.
Kies dan de optie 'excel'.
Kies dan de optie 'koppelen aan de gegevensbron' zodat je de INHOUD van het excel-blad gebruikt om iets in access te koppelen maar het excel-bestand zelf 'met rust laat'.
Dan bladeren naar het excel-bestand (in mijn geval map 1).
Dan volg je de importeer-wizzard, spreekt voor zich.

Dan deze stappen nogmaals volgen voor blad 2, het enige verschil is dat je bij het selecteren van de bron een nét iets ander venster krijgt, maar de onderste optie (koppelen aan de gegevensbron) is de juiste.
Dan volg je de wizzard verder, en als je dat klaar is heb je een access-blad met 2 gekoppelde excel-bladen.

Dan ga je de 'relatie' tussen de beide excel-bladen bepalen.
Dit doe je door bovenin de optie 'hulpmiddelen voor databases' te kiezen en dan daaronder de optie 'relaties'.
Selecteer in de popup beide excel-bladen en klik 'ok'.
Dan krijg je een mini-grafische voorstelling van je 2 werkbladen.

Klik je met je linkermuisknop op het 1e excel-blad op de kolom-naam 'nummer' en 'sleep' die naar het andere bestand naar de kolom-naam 'nummer' en laat dan je muisknop los.

Je krijgt nu een 'relaties-bewerken' popup.
Ga naar 'jointype' en dan krijg je de belangrijke optie van de juiste manier van koppelen:
Optie 1 is dat de uiteindelijke tabel alleen bestaat uit de inhoud van kolom 'nummer' die in beide bladen GELIJK is.
Optie 2 en 3 zijn van de uitgangspunten dat je of alle inhoud uit het ene blad laat zien, en dan de inhoud die OOK in het andere blad bestaat en andersom.
Kies voor jou de best passende optie, en klik daarna op 'maken'.
(je ziet nu een lijntje lopen tussen je beide kolom-namen 'nummer'.

Sluit nu dit hulpmiddelen voor relaties venster (sluit knop midden bovenin) en natuurlijk de wijzigingen opslaan.

Klik nu bovenin op 'maken' en kies 'wizard query', en dan de optie 'selectiequery'.
Je krijgt nu weer een wizzard waarbij je bovenin je werkbladen kiest, en daaronder de inhoud ván die werkbladen.
Deze wizzard laat je dus ook bepalen in welke 'volgorde' je gegevens komen te staan.
Ik voeg in mijn voorbeeld uit map1.xls de kolommen 'nummer' en 'naam' toe (middels het pijltje naar rechts) en dan uit map2.xls alleen de kolom 'adres' (nummer hoeft hier niet, want die krijg je anders dus twee keer in je bestand).

Dan klik je onderin op 'volgende'.
Klik in het volgende venster op 'details' en dan op volgende.
Geef je 'query' een naam en klik op 'voltooien'.

In mijn geval heb ik nu een access-blad met 3 kolommen:
- nummer
- naam
- adres

Maar aangezien ik niet in beide excel-bladen de zelfde nummers heb gebruikt staan de namen er wel allemaal achter maar niet alle adressen (zie ook de bijgevoegde voorbeelden).
Nu nog even weer op 'externe gegevens' klikken en dan bij het veld 'exporteren' op excel.
Kies je bestandsindeling (.xls of .xlxs) en dan je locatie (middels de 'bladeren' knop) en 'voila'.

Je opent je excel-document dat alle gegevens bevat die jij aangegeven hebt.

Ik heb alle voorbeelden bijgevoegd, ben benieuwd of je er uit komt (ik ben vaker beter in het 'doen' dan in het 'uitleggen'.
(het access bestand zit in een zipje).

:thumb:

 

[mrorange83]

Heren, hartelijk bedankt voor jullie tips.

Ik ga er mee aan de slag. Helaas heb ik hier geen Acces 2007 dus zal ik dat thuis gaan doen.

Ik kreeg ook nog een tip van iemand om de Merge functie van SPSS te gebruiken. Er zijn natuurlijk meerdere wegen (zoals jullie ook al zeiden).... Ik zal het allemaal even bekijken.

 

[mrorange83]

Allemaal bedankt voor jullie hulp. Maar excel en ik zijn niet op vriendelijke voet uit elkaar gegaan....

Het bronbestand is op een gegeven moment ergens scheef gegaan (persoon a met gegevens van persoon...). Kon alles weer opnieuw gaan invoeren en heb besloten om ook de koppeling maar met de hand te doen. Is uiteindelijk minder werk geweest en ik weet nu tenminste dat het goed gegaan is.

In ieder geval bedankt!