Aangepaste waardes automatisch doorvoeren ander werkblad

[gast0194]

Hallo,
Ik werk op een school met meerdere bestanden in spreadsheets (drive) waarbij namen van leerlingen zijn gesorteerd per afdeling. In het andere bestand zijn dezelfde leerlingen ondergesplitst per werkmap per begeleider, deze worden gebruikt als werkdocument.
Mijn vraag: Is het mogelijk dat ik de beide documenten op de een of andere manier koppel, zodat als ik een waarde bij een leerling in het éne bestand aanpas, dit door wordt gevoerd in het andere bestand?
Indien mogelijk zou ik de werkmappen ook in één bestand kunnen plaatsen.
Groet, Ryanne

 

[wampier]

1) Als je tweede bestand een deelbestand is van het eerste bestand, neem ik aan dat je bestand 2 kan creëren vanuit bestand 1?
2) mag bestand 2 volledig nieuw gecreëerd worden aan de hand van bestand 1 of moet er data behouden worden in bestand 2?

Indien je nieuwe "bestand 2"s wil creëren na wijziging in bestand 1 is dat relatief eenvoudig. Indien je op zoek bent naar iets waar je in bestand 1 een naam toevoegt en automatisch bestand 2 wordt aangepast met behoud van alle bestaande informatie in dat bestand, heb je het over iets heel anders.

Beide zijn mogelijk, maar kun je wat meer achtergrond geven over het proces dat je verwacht?

 

[gast0194]

Goedemorgen,
Bedankt voor je snelle reactie, Wampier!
De data bestaat uit verschillende koppen, bijv Naam leerling, klas, mentor, begeleider, datum laatste contact, opmerkingen...
Bestand 1 zijn alle leerlingen toegesplitst in afdelingen (3 werkmappen: mavo, havo, vwo).
Bestand 2 zijn de leerlingen toegesplitst in begeleider van het zorgteam (3 werkmappen, 1 voor elke begeleider). Zo kunnen we een duidelijk overzicht houden van onze eigen leerlingen, maar hebben we óók een overzicht voor welke leerlingen bekend zijn binnen ons zorgteam voor de afdelingen.

Wat we graag willen is dat we in bestand 1 (dus van de afdelingen) alle aanpassingen doen, bijvoorbeeld datum laatste contact veranderen, en dat deze automatisch worden aangepast in onze eigen lijst (bestand 2). Is dit een beetje helder?
We maken hiervoor gebruik van spreadsheets in Drive.
Groetjes, Ryanne

 

[Cobbe]

Maak eerst een werkblad met al de gegevens van elke leerling gekoppeld aan een ID-nummer.
Via dit ID-nummer kun je ten alle tijden waar dan ook deze gegevens ophalen en gebruiken.

 

[gast0194]

Hoi Cobbe,
Ik begrijp niet goed wat ik hiermee bereik, ik kan de leerlingen sowieso al opzoeken op naam, toch?
Groetjes

 

[Cobbe]

Opzoeken zal wel niet het probleem vormen maar wel het bijhouden/aanpassen van de gegevens hoeft dan enkel in 1 enkel werkblad te gebeuren en zo de kans op missers aanzienlijk verminderen.

Kun je geen voorbeeldbestand posten, met daarin aangegeven wat je wanneer wil bereiken?

 

[gast0194]

Bekijk bijlage Book1.xlsx

Hierbij het voorbeeld bestand. We willen het kunnen splitsen tussen afdeling en OG. Ik weet wel hoe ik dit kan sorteren, zodat alles bij elkaar staat, maar we willen één overzicht per afdeling bijvoorbeeld kunnen delen met de afdeling en daarnaast willen wij als OG-ers zelf alléén onze eigen leerlingen kunnen zien. Maar daarbij willen we dan wel dat alle aanpassingen meegenomen worden, dit gaat niet als we dit in 2 bestanden hebben staan, zoals dat nu het geval is...
Is het zo wat duidelijker?

 

[snb]

Daarvoor gebruik je toch gewoon een van de filterfunkties in Excel ?

Ben je bekend met de 'intelligente tabel' in Excel ?

Opslaan van leerlinggegevens in Drive ??

 

[gast0194]

We zijn ons bewust van privacygevoelige gegevens, maar je daar maar geen zorgen om.
Die filter functies ken ik dus niet... vandaar mijn vraag. Ik ben niet bekend met de intelligente tabel in excel.

 

[mastermindzh]

Beste snb,

Aangeven dat u het niet veilig acht mag natuurlijk maar doe het dan a.u.b op een vriendelijke manier.
Overigens als een TS zo expliciet aangeeft dat het geen punt is laat het dan gewoon vieren, dat is een discussie die dan toch niet gewonnen gaat worden.


@TS

Dit was mijn eerste en laatste keer dat ik een vraag stel op een dergelijk forum. Ik heb geen behoefte aan dit soort toestanden. Succes ermee.

Welkom op het forum
Er worden hier normaliter excellente antwoorden gegeven, waaronder veel van snb zelf, dus het zou jammer zijn als u ons geen tweede kans gaf

@allen
Nog een prettige dag gewenst :thumb: