acces geschikt voor offertes

[jochemke]

Dag iedereen,

mijn nonkel is een zelfstandige en zoekt een snellere manier om zijn offertes te maken dan in word.
Nu herinner ik me vaag dat we vroeger bij informatica op school rapporten en formulieren maakten met acces.

Nu is mijn vraag is acces geschikt om dergelijke offertes te maken of is er een ander betere software

 

[OctaFish]

Access is geen financieel pakket, en die zijn daar doorgaans beter voor ingericht. Maar als je dat niet hebt, kun je met Access prima offertes en facturen maken. Kijk maar eens in Noordenwind, waar dat ook in zit. Het grote verschil t.o.v. Word is dat je in Word eigenlijk al gelijk aan de slag kan (sjabloontje maken, en invullen) en dat je in Access een hele hoop voorwerk hebt: tabellen inrichten, brondata invoeren, formulieren en rapporten maken etc. Om het automatiseren van de processen nog maar even buiten beschouwing te laten. Dus kort gezegd: Word is eigenlijk ongeschikt, tenzij je een volledig papieren administratie hebt, en Access kan een hoop, maar kost ook een hoop tijd om het in te richten. Is dat eenmaal gedaan, dan kun je er ook veel meer uithalen als in Word.

 

[jochemke]

Het is niet echt de bedoeling om alle financiele zaken hierin te gaan regelen (of toch zeker niet meteen). Hij wil alleen een manier om makkelijk offertes te kunnen maken met een standaard lay-out. Daarom dat ik dacht aan access met alle producten en kosten erbij in zodat hij deze maar hoeft aan te klikken aantal in te vullen etc en dan opslaan en een rapport/formulier er van kan krijgen dat een nette opmaak heeft met zijn hoofding en logo en dergelijke.

 

[OctaFish]

En dat kan prima. Vraag is natuurlijk: hoever ben je zelf al gekomen? En waar heb je dan hulp bij nodig?
Overigens is het een beetje onzinnig om een compleet bericht waar je op reageert te quooten; hij staat er (en bovendien een heel stuk leesbaarder) immers direct boven. Dus als het jou hetzelfde is: graag verwijderen.

 

[jochemke]

Ik heb even een voorbeeld bestand genomen dat uitgelegd werd op de microsoft site. Template met offerte factuur en dergelijke maar kan je me misschien op weg helpen met een blanco database?

Ik zou dit doen: een database met voorlopig een bedrijf met de gegevens van het bedrijf zodat ik die kan inladen bij een nieuwe offerte. Dan een stuk (ken de vaktermen nog niet goed denk dat het record noemt? ) met de producten zodat hij deze maar hoeft aan te klikken en aantal moet invullen.
En dan nog een record met de klant zodat we deze later opnieuw kunnen gebruiken indien dit een vaste klant is .

En dan het formulier opmaken maar kan je dan afbeeldingen invoegen en dergelijke?

 

[OctaFish]

Een database moet voldoen aan de wensen/eisen die de gebruiker er aan stelt. Een willekeurige database uit de kast trekken is dan ook een beetje zinloos, want zonder enige voorkennis van de werksituatie kunnen wij natuurlijk nooit weten wat de db allemaal moet kunnen en ondersteunen.
Ik zou zeggen: bestudeer eerst de Microsoft voorbeelden eens; de opzet van Noordenwind is daar prima geschikt voor. De tabellenstructuur is als basis goed te gebruiken, en de formulieren ook. Er zit wellicht meer in dan je nu nodig hebt, maar weggooien kan natuurlijk altijd. En de formulieren bevatten exact de functionaliteit die je zoekt, zoals keuzelijsten die produkten opzoeken en idem dito voor klantgegevens.
Met een paar simpele verwijderqueries kun je de meegeleverde data verwijderen, en vervangen door je eigen data.
De bedoeling van dit forum is ook niet dat we kant-en-klare databases aanleveren, maar de vraagsteller helpen met het zelf bouwen van de database. Je moet er derhalve zelf tijd en moeite in steken, zodat je er zelf ook van leert. Anders kun je beter iemand inhuren die de database dan voor je bouwt.