acces optellen

[baws]

Op het moment ben ik bezig met het maken met een systeem voor factuur en dergelijke.
er moet een functie in komen voor als ik meerdere facturen samenvoeg om in eenkeer te betalen, wat goedkoper is als alles apart betalen.
als er meerdere afschriften worden samengevoegd moeten die bij elkaar worden opgeteld en er een totaal bedrag te zien zijn.
de tel functie laat dus zien wat het totaal is als er meer afschriften in een keer worden betaald.
maar het moet wel mogelijk zijn om de afschriften die bij het totaal zijn gerekend los te zien.
voorbeeld.
afschrift 20-4-2010
Totaal 100
- pennen 50€
- boeken 50€

weet iemand hoe ik dingen kan opsommen of iets dergelijks om dit gewenste resultaat te bereiken?

met vriendelijke groet

 

[OctaFish]

Helemaal snappen doe ik het niet, omdat je niet goed aangeeft hoe je e.e.a. gaat doen, maar ik denk niet dat je een aparte functie nodig hebt. Je kunt met een Hoofdformulier voor de verzamelfactuur, en een Subformulier voor de samen te voegen factuurregels namelijk al genoeg doen. Hiermee kun je op je hoofdformulier subtotalen en totalen optellen. En hetzelfde geldt voor rapporten, als je de facturen wilt afdrukken en verzenden.
Zowiezo zou ik dan de tabel Facturen opsplitsen in de Hoofdgegevens van de factuur, en factuurregels, voor de verschillende produkten.

 

[baws]

hoe kan ik een access database hier uploaden dan is het duidelijker/

 

[OctaFish]

Om te beginnen: haal er zoveel mogelijk data uit, zeker als die klantgevoelige informatie bevat. Wel zijn een paar testgegevens handig om mee te werken. Verder zou ik alle plaatjes er uithalen, zeker als ze niet gekoppeld zijn maar dus in de db zelf worden opgeslagen, want afbeeldingen maken een db heel sneel heel groot. Als laatste stap (in de db): <Extra>, <Database hulpprogramma's>, <Comprimeren en Herstellen> om de db te verkleinen.
Als laatste stap kun je de db verder opslaan in een Zip bestand, want anders is hij waarschijnlijk nog steeds te groot. Als de zip groter is dan 100kb, kun je hem met WinRar nog splitsen in deelbestanden van 100kb.

 

[baws]

zie de bijlage wat er ingevult moet worden.
het heeft een verkeerde titel dit moet ik nog veranderen.
maar ik wil hier dus een functie mag met een extra button oid.
dat ik dezelfde gegevens weer kan invullen en dat ze dan onder 1 volgnummer vallen(volgnummer is primaire sleutel, automatische nummering)

 

[OctaFish]

Je moet hierbij aangeven welke gegevens bij elkaar horen, die dus één keer per volgnummer worden ingevuld, en welke gegevens je repeterend wilt toevoegen. Ik dacht eigenlijk dat je een db ging uploaden? Want alleen dit plaatje zegt nog niet zoveel over de tabellen die je gebruikt, en dat is toch de basis...

 

[baws]

wat bedoel je met repeterend invoegen.
in iedergeval weet niet of je er iets aan hebt is
datum factuur
totaal in euros
vervaldatum
verplicht.

ik ga het niet uploade want er staan klant gegevens in

 

[OctaFish]

Dat je geen db met klantgegevens post is uiteraard logisch; als je tijd hebt, zou je ook een kopie van de db moeten maken, met in ieder geval de structuur van de tabellen en de relaties daarinen de formulieren, en bij voorkeur dus een paar dummy records.
Is dat lastig, dan een plaatje van de Relaties tussen de tabellen, want op basis van de huidige gegevens is het lastig in te schatten hoe ik je kan helpen.

 

[baws]

ik heb geen relaties aangemaakt.
waarvoor zou ik die nodig hebben?
Het is voor opslag. zodat ik kan zien wat er betaald is en als iemand belt over een bepaalde factuur dat ik het snel gevonden heb.
alles staat in 1 tabel
volgnummer
product
totaal
rekeningnummer
bank naam
BIC
IBAN
Datum verwachte betaling
Verval datum
Naam
Adres
woonplaats
postcode
Bedrijf
datum factuur
Buitenland (checkbox)
Valuta
Buitenlands bedrag

 

[OctaFish]

Om jezelf antwoord te laten geven op de vraag waarom je relaties nodig hebt:

Er moet een functie in komen voor als ik meerdere facturen samenvoeg om in een keer te betalen, wat goedkoper is als alles apart betalen.
als er meerdere afschriften worden samengevoegd moeten die bij elkaar worden opgeteld en er een totaal bedrag te zien zijn.
de tel functie laat dus zien wat het totaal is als er meer afschriften in een keer worden betaald.

En iets verderop:

dat ik dezelfde gegevens weer kan invullen en dat ze dan onder 1 volgnummer vallen

Natuurlijk kun je alles in één tabel opslaan, maar dan kun je niet doen wat je vraagt.
Je hebt op zijn minst nog een tabel Betalingen nodig, waarin je een Betaaltransactie (o.i.d.) maakt, waar je records aan koppelt van facturen die je wilt betalen. Als je een database gebruikt, dan zou ik 'm ook zo optimaal mogelijk inzetten, anders kun je net zo goed (misschien wel beter) in Excel werken.