Access complexe vragen urenregistratie

[abevleeming]

Beste Forumleden,

Ik ben ruim twee geleden enthousiast bezig geweest met Access en ben ik tot een prachtig resultaat gekomen dat nu te groot is om up te loaden.
Nu ben ik verder gegaan met een volgende uitdaging (zie bijlage) en kwam ik tot de conclusie dat ik wel erg veel tijd gestopt heb in het vorige resultaat.
Bij dezen dus de (wellicht brutale) vraag of iemand mij kan/wil helpen met het goed opstellen van de query's en relaties. De rapportages ben ik nog redelijk vaardig in. De opmaak heb ik al voor een deel in elkaar gezet.

Het idee is dat iedereen kan inloggen (access moet de inlognaam onthouden) en zijn/haar uren kan invullen (en koppelen aan projecten) en dat bepaalde personen facturen op kunnen stellen en projecten/medewerkers toevoegen.

Vragen:
- Is het mogelijk om een tabblad een andere bron te geven dan een ander tabblad?
- Is het mogelijk om afgedrukte pdf factuur direct als bijlage een record te koppelen?

Wat moet het kunnen:
Tabblad urenregistratie:
- Uren per project inclusief verantwoording per uren record in kunnen vullen
- Overig gemaakte kosten per project
- Uren per medewerker (vakantie en verlof uren berekenen zou mooi zijn maar niet noodzakelijk)

Facturen
- Uren per opdrachtgever (opdrachtgever kan meerdere projecten hebben)
- Uren per medewerker inclusief verantwoording per uren

- Uren aan factuur koppelen
- Factuur aan project/opdrachtgever koppelen
- Facturen betaald/openstaand kunnen scheiden
- Bij uren per project aangeven welke gefactureerd/betaald zijn.

Als actief helper bij de excel afdeling weet ik dat het erg vervelend is als de vraag zo onduidelijk gesteld wordt dus bij voorbaat al excuses voor onduidelijkheden, ik licht onduidelijkheden met liefde toe.

Het eindresultaat zal beschikbaar gesteld worden.

Wat ik nu heb (inloggen kan met medewerker 1, wachtwoord is "1")
Bekijk bijlage Inloggen Database 01.zip

 

[OctaFish]

Ik ben ruim twee geleden enthousiast bezig geweest met Access en ben ik tot een prachtig resultaat gekomen dat nu te groot is om up te loaden.

Hebben we het over jaren, weken, minuten?

Vragen:
- Is het mogelijk om een tabblad een andere bron te geven dan een ander tabblad?
- Is het mogelijk om afgedrukte pdf factuur direct als bijlage een record te koppelen?

Vraag 1: ja, maar waarom zou je dat doen? Hopeloos ingewikkeld! Maak extra tabbladen en verberg ze voor de gebruikers die ze niet mogen zien. Op basis van een rechtentabel kun je controleren welke objecten zichtbaar zijn of niet.

Vraag 2: ook ja, met wat kunstgrepen. Al snap ik niet waarom je een pdf factuur zou afdrukken; de hele grap van digitale formulieren is nu juist dat je ze niet afdrukt! Want nu heb je de (waarschijnlijk prima kwaliteit) pdf afgedrukt (kwaliteitsverlies), en moet je die eerst gaan scannen (nog meer kwaliteitsverlies) om dus te eindigen met een digitaal formaat, wat je al had! En dus van betere kwaliteit...

 

[abevleeming]

Dank voor de reactie, we hebben het dan over maanden (met daar in soms een paar uur per week en soms een uur per dag).
Ik ga er bij dit "project" ook zeker niet vanuit om het veel sneller te doen. Ik was alleen erg veel tijd kwijt met het opstellen en bedenken van de querys en relaties waardoor ik me afvroeg of iemand mij hiermee kon helpen om hier wat meer vaart in te zetten

- Vraag 1: Het gebruikersgemak/ervaring neemt in mijn ogen enorm wanneer alles binnen een venster gebeurd. Dat het ingewikkeld werd vreesde ik al. Het vorige bestand (wetransfer link aangemaakt: https://we.tl/o34YvWncej) ) had dat wel en ik vond dit niet prettig werken

- Vraag 2: Ik bedoelde inderdaad een "niet afgedrukt pdf". Dus een rapport als pdf publiceren en direct als bijlage aan een record (factuur) plakken

 

[OctaFish]

Ad 1: Ik raad het gebruik van tabbladen ook niet af, noch dat je er heel veel tegelijk moet gebruiken. Dat laatste impliceert dan weer dat je formulier veel te gecompliceerd is. Ik zeg alleen dat je tabbladen die je niet gebruikt/geen rechten op hebt verbergt. Dat is veel beter en makkelijker te maken dan de inhoud van een tabblad continue veranderen, zoals je in je vraag zelf aangeeft. Bovendien verandert dat niks aan het formulier; je ziet namelijk in beide situaties evenveel tabbladen.
Ad 2: dat vermoedde ik al . Een rapport opslaan als PDF is een redelijke standaardactie. Ook de locatie van de pdf is dan niet zo moeilijk, want die moet je weten voordat de pfd wordt opgeslagen want die geef je mee als parameter. Dan heb je dus, als het rapport is geëxporteerd, een pdf waarvan je het volledige pad weet, en die waarde kun je gelijk opslaan in de daartoe bedachte tabel.