access offerte programma

[Arjan5340]

Hoi ik heb een offerte/ bestel database gemaakt bijna alles werkt zoals ik wil

ik heb een tweetal kleine vraagjes ik loop hier al een poos mee te rommelen

het offerte form haalt de producten uit de tabel producten
dit alles werkt goed maar als ik ditzelfde product verander in een andere
naam veranderd dit ook als ik mijn offerte weer open. Dit mag niet omdat
ik niet meer kan zien wat er ooit heb gestaan. We moeten de producten
soms veranderen omdat deze uit het assoriment gaan.

ook zou ik graag een vrije tekst regel willen plaatsen voor speciale artikelen
die niet in de tabel staan en slecht maar 1 keer voorkomen

als iemand mij kan helpen heel graag

ik zit echt vast

groet

arjan

 

[silkcom]

Je zou de artikelen tijdens het maken van een offerte kunnen kopieren naar een aparte tabel.
Later als je de offerte weer wil tonen, dienen de gegevens gehaald te worden uit de offertetabel.

Verder kun je in de normale artikeltabel aangeven dat deze maar eenmalig zijn door een extra veld op te nemen. Als de voorraad van het artikel nul is, dan kun je de switch aanzetten. Dit artikel mag dan niet worden getoond bij het aanmaken van een nieuwe offerte.

 

[OctaFish]

Je hebt neem ik aan de offerte tabel gekoppeld aan de producten. Op zichzelf is dat een prima koppeling, die je ook wilt hebben lijkt mij. Persoonlijk zie ik niet waarom je de omschrijving zou veranderen, en het produktID niet; de bedoeling van een produktencatalogus lijkt mij dat een produkt altijd te identificeren is aan zijn productID. Als je derhalve de naam van het product verandert, is die verandering van toepassing op alle offertes/bestellingen/facturen waarin dat product gebruikt wordt. Wil je een historie op je product bijhouden, dan zou ik dat doen met een extra datumveld in die productentabel. Heb je een wijziging in het product, dan voeg je dat toe aan je tabel, en in je nieuwe offertes refereer je dan aan de meest recente record. Op die manier zie je altijd de record terug op het moment van aanmaken; heb je een mutatie gemaakt op een bepaalde datum, dan zien nieuwe offertes de nieuwe gegevens, en de oudere records de vorige mutatie(s).

Een andere optie is om op de offertes een apart tekstveld te zetten dat de huidige naam overneemt uit een producten keuzelijst. Dit veld sla je op in je tabel Offertes. Verander je dan de naam van het product in je productentabel, dan behouden de oudere offertes wel het ProductID, dat immers niet is veranderd, maar hebben ze toch de toen geldende omschrijving/naam van het product. Die is namelijk hard naar de offerte gekopieerd. Het is niet helemaal genormaliseerd werken (dan gebruik je namelijk alleen het productID) maar je hebt wel wat je wilt.
Voor niet-bestaande artikelen geldt hetzelfde: sla die op in een tekstveld in je offertetabel. Maar zelf zou ik die weg niet (willen) bewandelen, want je productencatalogus is dan onbetrouwbaar als het gaat om overzichten etc. Ook hiervoor geldt: slechte normalisering van je database. Maar die keus is uiteraard aan jou...

 

[silkcom]

@Octafish

Indien een offerte wordt gemaakt, dan mag op de factuur die daarna wordt gemaakt, NIET een andere omschrijving van een artikel staan.

@Arno
Bij wijziging van de omschrijving zou je het bestaande artikel ook kunnen kopieren naar een andere tabel met daarin opgenomen de datum tot wanneer deze geldig was. Als je nu de offerte weer wil bekijken, kun je besluiten om de omschrijving uit deze tabel te halen. Ook voor het maken van de factuur dien je dan te refereren aan deze tabel.

Voor eenmalige artikelen geldt hetzelfde. Echter definieer je een extra veld (tekst of numeriek, standaaard 1, beschikbaar) dat aangeeft dat zodra de voorraad nul is, deze niet meer te bestellen is.
Let erop dat de actuele voorraad gelijk is aan de voorraad die nu beschikbaar is minus het aantal dat in de offertes staat vermeld. Voor deze eenmalige artikelen geldt dat het extra veld pas mag worden gevuld met 0 zodra alles daadwerkelijk verkocht is, dus de actuele voorraad is nul en er zijn geen offertes voor dit artikel.

 

[OctaFish]

@Silkom:
Dat beweer ik ook helemaal niet...

Om op de topic terug te komen:
Op het moment dat je een factuur maakt, staat logischerwijs de goede omschrijving op de factuur. Een factuur bewaar je zoals die naar de gefactureerde persoon gaat, hetzij als afdruk, hetzij als PDF bijvoorbeeld. De gegevens veranderen derhalve nooit meer. Als je een factuur opnieuw genereert, dan krijg je de op dat moment geldende omschrijving, maar er lijkt mij geen enkele reden om dat te doen; als iemand een kopie van de factuur zou vragen, haal je 'm uit de archiefgegevens, niet uit de 'live' gegevens.

Produkten veranderen in een ander produkt omdat ze uit produktie gaan, is een absolute nono in een database. Je hele historie is dan naar de gallemiezen. Een artikel dat uit produktie gaat, vervang je door een nieuw artikel, waar je een nieuw record voor maakt. Dat is de enige zinvolle manier om bij te houden hoe je catalogus zich ontwikkelt. Bij een product dat uit de catalogus valt, zet je het archiefveld aan, en eventueel een datum waarop je archiveert. In de offerte zul je de klant ook moeten vertellen dat het gevraagde product niet meer leverbaar is, maar vervallen door een ander. Waarbij je uiteraard de niuewe gegevens ook doorgeeft. Zo gebeurt dat bij mijn leveranciers ook, en dat werkt prima...