Access totalen 1 tabel

[baws]

Goedemiddag

In 1 tabel heb ik de volgende velden

• factuurnummer
• factuur bedrag
• totaal

factuurnummer numeriek
factuur bedrag valuta

ik kan bijvoorbeeld het volgende hebben

factuurnummer 2 factuur bedrag 10€
factuurnummer 2 factuur bedrag 5€
factuurnummer 3 factuurbedrag 6€

nu wil ik graag dat erachter in het veld totaal het totaal komt van alle velden met het zelfde factuurnummer.
het zou der dus zo uit komen zien.

factuurnummer 2 factuur bedrag 10€ totaal 15€
factuurnummer 2 factuur bedrag 5€ totaal 15€
factuurnummer 3 factuurbedrag 6€ totaal 6 €


weet iemand hoe ik dit kan doen zonder queries?


mvg

 

[OctaFish]

Je hebt in 2007 een knop Totalen. Volgens mij kun je daarmee (in ieder geval in een query) een totaal berekenen. Overigens is juist het berekenen van (sub) totalen één van de functies van queries. Tabellen zijn per definitie niet meer dan de opslagcontainers van je gegevens. Dus niet bedoeld voor totalen...

 

[baws]

Helaas als ik dat doe komt het eronder te staan en niet de tabel

 

[baws]

is er geen mogelijkheid voor som als de waardes van het veld gelijk zijn>

 

[OctaFish]

Nee, dat is niet mogelijk. Zoals gezegd, daar zijn Queries voor bedoeld... Overigens krijg ik het idee dat je de tabel Facturen verkeerd gebruikt; je zou in je tabel Facturen voor elke Factuur maar één record moeten hebben. De afzonderlijke producten, prijzen etc. sla je op in een tabel FactuurRegels (o.i.d.) die je op basis van FactuurID aan elkaar koppelt. In een query bereken je dan de totalen.

 

[baws]

zo heb ik het ook gedaan maar ik had liever een veld met total gehad dan een query, dat vind ik makkelijker met exporteren.
Hoe pak ik dit het best aan met querys?
mvg

 

[OctaFish]

Het exporteren van een query is net zo makkelijk of moeilijk als het exporteren van een tabel, en kost ook net zoveel tijd. Dus dat soort overwegingen moet je helemaal niet (willen) maken...
Om te beginnen moet je in het query-ontwerp de knop Totalen aanzetten. Je krijgt er dan een regel bij, waarbij voor elk veld de optie <Group by> is geselecteerd. Dat is goed voor Factuurnummer, want dat wil je één keer terugzien in de query (De groep dus). Voor de bedragen wil je een optelsom hebben. Daar verander je de functie <Group by> in <Som>. En dat doe je voor alle velden waarop je een berekening wilt hebben. Als je alleen Factuurnummer en Bedrag gebruikt, krijg je vanzelf een Totaal per factuur.

 

[baws]

ok nu heb ik een query met de totalen per factuurnummer, hoe kan ik zorgen dat die te zien zijn in het veld totaal factuur?
thx for helping

 

[OctaFish]

Je kunt het veld Totaal in Facturen zetten m.b.v. een Bijwerkquery.

 

[baws]

Hoe werkt dat precies.
ik ben een access noob

 

[OctaFish]

Er zijn een paar mogelijkheden, waarvan de mooiste is (vind ik) om het via het formulier te doen waarop je de gegevens voor de factuur invult. Logischerwijs heb je een hoofdformulier met de eenmalige gegevens voor de factuur, zoals Klant, datum etc. en en subformulier met de producten, die bij elkaar de totaalsom opleveren. Met een koppeling naar de tabel Factuur kun je het veld Totaal laten vullen, of met een knop<Opslaan>.
Andere optie is dus een bijwerkquery, die je vanuit het Ontwerpscherm relatief simpel zelf kunt maken. Daarbij gebruik je de query FactuurTotaal in combinatie met de tabel Factuur, waarbij je de velden FactuurID aan elkaar koppelt. In de bijwerkquery laat je het veld Totaal dan vullen met de Totaalsom uit de query.

 

[baws]

hier is een afbeelding hoe het er nu uitziet, is mischien iets duidelijker
ik snap het nog niet helemaal

 

[baws]

ik heb dus wel een query die alles netjes laat zien op totalen.
maar hoe kan ik dat laten zien in het veld totaal factuure