Alle velden in Outlook Exporteren

[Valijn]

Hoi,

Ik zit met het volgende probleem:

- In een contactpersonen-map in Outlook zijn extra gebruikersvelden aangemaakt.
- Deze gegevens moeten worden geëxporteerd naar een ander formaat (Excel of CSV)
- Bij het exporteren heb ik alleen niet de mogelijkheid om deze – zelfaangemaakte – velden te exporteren.
- Ook het Importeren van ‘Velden’ (dus eigenlijk kolommen) in Outlook met de veldspecifieke naam, lukt niet!

Weet iemand hiervoor de oplossing, het gaat namelijk om duizenden records!

Teun

 

[dnties]

Probeer het zo (enig werk benodigd):

Open Outlook
Open Excel
Maak Excel iets kleiner dan Outlook
Selecteer de contactpersonen
Sleep ze naar het werkblad van Excel. Ze komen dan, gescheiden door een lege regel in Excel te staan, de 'veldnamen' staan in de cel (behalve de veldnaam 'Volledige Naam')
Sla het bestand op als .CSV

Creer een macro in een programmeerbare teksteditor, die de .CSV gaat bewerkend.
Die moet, op basis van de scheiding met een lege regel én de veldnamen, de 'Contactpersoonrecords' met de juiste veldnamenvolgorde in een door jou gewenst formaat zetten in een uitvoerbestand (bijv. comma-delimited).

Probeer eens wat uit, maar begin met dat slepen van Contactpersonen in een leeg Excel blad, om te zien hoe dat in Excel eruit komt te zien.

Edit://Direct plakken in bijv. notepad werkt ook, dus misschien kun je de slag via Excel overslaan, en direct in een programmeerbare editor aan het werk.

Ik verneem wel of je hier wat aan hebt gehad.

Succes,

Tijs.

 

[Valijn]

Hoi,

Of het werkt?
Ja en nee.
Als ik een tabelweergave kies, worden alleen die veldgegevens gekopieerd, die op dat moment in de weergave staan.
Het is echter ondoenlijk, om álle gegevens die geëxporteerd moeten worden in één weergave te 'proppen' .....

Vreemd, je zou toch denken dat er een mogelijkheid moet zijn om alle gegevens uit een 'database' te exporteren t.b.v. bewerking of conversie naar een andere applicatie.
Dit betekent dus dat - eenmaal onder zelf aangemaakte velden - ingevoerde gegevens in Outlook never meer beschikbaar zijn 'elders' .... !
Ik noem dit een ernstige beperking van Outlook, die aan 'gebruikers' bekend zou moeten zijn.
Zal hier ook naar Microsoft via hun site melding van maken.


En omgekeerd lukt al helemaal niet.
Tijdens de importeer-stappen kan je velden aan beschikbare - dus reeds standaard binnen outlook aanwezige - velden toewijzen.
Daarbij zijn de nodige beperkingen:
- voor willekeurige velden zijn 4 'vrije' velden beschikbaar onder de naam Gebruikersveld_1 t/m 4.
- niet alle in Outlook beschikbare velden zijn tijdens de importactie zichtbaar en dus beschikbaar.

 

[dnties]

Ik heb toch wat gevonden dat je kunt proberen. Ik praat hier over Outlook2000, ik heb geen toegang tot een andere versie van het pakket.

(Indien nog niet gedaan):
In Outlook: Maak een Outlook adresboek aan in je Outlook-profiel, en kies daarna bij de Eigenschappen voor Contactpersonen in het tabblad Adresboek van Outlook voor Deze map weergeven als een e-mail adresboek (zie bijlage 1).

In Outlook: Selecteer Contactpersonen, kies Extra -> Afdruk samenvoegen -> (zie bijlage2).
Misschien ga je het redden met (zie weer die bijlage2): Alle contactpersonen in de huidige weergaven, maar vooral met Alle contactpersoonvelden.

Ik kreeg daarmee een 'Permanent bestand' Contactpersonen_word.doc, en Word was geopend met de mogelijkheid van mail-merge. Word afgesloten zonder op te slaan.
Dat Contactpersonen_word.doc is eigenlijk een tekst-document! in .csv indeling! Alle veldnamen lijken erin te staan, en de records van Contactpersonen, inclusief de velden die ik niet gevuld heb etc. (zie laatste bijlage)

Ben benieuwd of je het hier wel mee redt?

Tijs.

 

[Valijn]

Hoi,

Dank dat je met me 'meekijkt' (kan van Microsoft helaas niet gezegd ....).
Toch kom ik er helaas niet verder mee op dit moment.
Waarom niet:
Wanneer het idd. om een CSV-conform bestand gaat, zou ik in Excel via het menu Data > Externe gegevens importeren, e.e.a. moeten kunnen converteren.
Ik kom daar niet uit.
Heb als scheidingsteken voor velden het aanhalingsteken gegeven (komma wordt gebruikt door Outlook binnen veldnamen (p.e."Ander_adres, land" etc.).
Wanneer bij notities de komma in tekst wordt gebruikt loopt dit fout.

Maar zelfs als ik 'dus' het aanhalingsteken gebruik, wordt het een troepie in Excel.
Bovendien worden een aantal velden niet 'meegenomen' bij het aanmaken van een gegevensbestand. (dat overigens bij mij onder ...local settings > temp wordt opgeslagen als OMM[getal].DOC)

Probeer maar eens dat bestandje van jou 'fatsoenlijk' om te zetten naar een database-tabel ... wellicht heb je nog suggesties ... ???

 

[dnties]

Ik heb, m.i., succesvol wel degelijk contactpersonen_word.doc kunnen importeren (zie de .zip bijlage)

Hoe heb ik het gedaan (weer in Excel2000):
Nieuw bestand maken
Data -> Externe gegevens ophalen -> Tekstbestand importeren -> [bestandstype even op Alle bestanden gezet], toen dubbelgeklikt op contactpersonen_word.doc

Stap 1: Kiezen voor Gescheiden als oorspronkelijk gegevenstype
Stap 2: (zie bijlage)
Stap 3: (zie bijlage): Alle kolommen geselecteerd, en omgezet naar type Tekst

Dan op voltooien drukken. Dat heeft geleid tot het bestand in de .zip bijlage.

Ben benieuwd of het nu nóg niet klopt??

Tijs.

 

[Valijn]

Hoi Tijs,

Hoewel de stappen iets anders zijn dan in ~2000, gaat het - zoals je aangeeft - 'goed' voorzover het de veldnamen betreft.
Maar dan ......
Klopt er geen jota meer van, want de gegevens worden compleet door elkaar gehusseld (zie bijlage).

 

[dnties]

Haal zo snel mogelijk de bijlage weg. Er staat privacy gevoelige informatie in...

Je punt is duidelijk (heb je bijlage geopend gehad).

Misschien een hulp-op-afstand sessie? Stuur een e-mail met je MSN via het forum. Misschien komen we er samen uit.

Tijs.