Beheer PST bestanden

[reneemettrie]

Ik heb Outlook 2013 op een Stand Alone PC onder Windows 7.

Heb de online training van Microsoft hiervoor bekeken maar een aantal dingen zijn me niet duidelijk, en ik wil niet teveel risico's nemen iets kwijt te spelen.

Als ik de eigenschapen van de "Archiefmappen" bekijk, zie ik dat de folder 700 MB groot is, en zie ik onder de knop "Advanced" de locatie en naam van het bestand (Archive.pst).

Ik zou dus met een nieuw archief willen beginnen en het bestaande backuppen.

Wat doe ik nu best? Klopt het volgende?

• 
  Sluit "Archiefmappen" (rechter muis)
  Verlaat Outlook
  Hernoem het pst bestand via de Verkenner (verborgen bestanden worden getoond) en kopieer elders.
  Als ik in die oude archieven wil doorzoeken zoeken moet ik ze openen via File-Open & Export-Open Outlook Data File
  De volgende keer dat er wordt geactiveerd maakt Outlook zelf een nieuw Archive.pst bestand

Indien bovenstaande klopt, moet ik dan in Outlook 2007 (op een andere PC, Windows XP) iets gelijkaardigs doen?

 

[andre@home]

Klopt imho wel zo. Je kunt overigens de oude pst gewoon blijvend aankoppelen, eventueel andere naam , als data file. Als je een nieuwe pst archief file maakt en ook aankoppelt, dan staan er gewoon 2.
" kopieer elders."... klopt maar je dat vast al een backup.....
Ik ken niet alle outlook versies maar de procedures lijken erg op elkaar..

 

[reneemettrie]

Ik neem aan dat je met "aankoppelen" openen bedoelt? Vertraagt dat Outlook niet?
Met "kopieer elders" bedoel ik kopie naar externe HD

 

[crash]

Een PST bestand kan vertragen als deze erg groot is of ergens op een netwerk staat. 700MB is nog niet groot.

 

[reneemettrie]

Wat zou je dan wel groot noemen?

 

[crash]

Oudere Outlook versies hadden moeite met bestanden die 1,8GB waren. De huidige versies kunnen daar beter mee omgaan.

 

[andre@home]

Ik heb lokaal > 10 jaar mail gekoppeld op mijn werk in archive.pst bestanden, ieder met de naam van het jaar (>ca 8 GB?) . Totaal geen last van vertraging. Op het netwerk is geen optie.... want dan heb ik mijn archief off-line op mijn laptop niet bij me... dus netwerk issues zijn op die manier geen probleem.
Op de externe schijf is een backup neem ik aan, lokaal heb je dezelfde pst nog een keer...?

 

[andre@home]

Oudere Outlook versies hadden moeite met bestanden die 1,8GB waren. De huidige versies kunnen daar beter mee omgaan.

Agv oa de oude FAT... is begrensd tot 2 GB ... kom er niet overheen met Outlook want hij krijgt een probleem... (ervaring van mijn buurman; heeft voor 100 dollar een tool gekocht om dat probleem destijds, ca 10 j geleden, op te lossen... zakelijk... dus hij moest wel...)

 

[gast0225]

't is maar een los floddertje tussendoor, maar vanaf Outlook 2013 is de (standaard) MSOffice opslaglokatie van de .pst's ingrijpend veranderd. Stonden deze voorheen verborgen (in de appdata -die voor velen al een 'vage' map was- en daar nog weer dieper in), staan ze vanaf Office 2013 op een hele logische en goed zichtbare plaats : mijn documenten\outlook bestanden.

 

[reneemettrie]

De pst bestanden staan idd onder Mijn documenten (dacht dat ik dat zelf ooit had geherdefinieerd).

Als ik nu die Archievenmap sluit en herbenoem in de Verkenner, kan ik dan meteen in Outlook zelf een nieuwe archievenmap maken die ik bvb Archief2014 noem? Ik veronderstel dat dit niet gaat omdat 1) mijn mappenstruktuur van Postvak in niet gaat overgenomen worden en 2) ik dan voor elke submap de AutoArchiverings settings ga moeten wijzigen?

Ik veronderstel ook dat je bepaalde AutoArchivering settings (bvb permanent verwijderen na 14 dagen) niet voor verschillende mappen tegelijkertijd kan instellen?

 

[andre@home]

Je maakt een kale lege nieuwe archief map aan en koppelt die met outlook... daar zit default maar weinig in (afh vd outlookversie) , maar .. dan koppel je die aan de huidige outlook als data bestand.... en vervolgens kun je zo alle relevante mappen zo over kopieren... Eventeel maak je eerst een hoofdmap (bijv Inbox) in de archief map als die er nog niet in zit... klaar... Dan weet je zeker dat je exact dezelfde mappenstructuur hebt.

 

[reneemettrie]

Meerdere Archiefmappen

Ik heb, op het Outlook 2007 toestel, de Archiefmappen in Outlook gesloten en in de Verkenner Archive.pst hernoemd naar ArchiveJuli2014.pst.
Dan heb ik Outlook herstart, en een archiveeropdracht gegeven. Ik zie dan "Archiefmappen" opnieuw verschijnen, er komen submappen in overeenkomend met postvak In. Bij Eigenschappen zie ik dat het een nieuw archive.pst bestand is.

Maar dan open ik, via bestand openen, het ArchiveJuli2014.PST bestand.
En dan zie ik twee keer "Archiefmappen" staan, eentje verwijzend naar het oud, en het andere naar het nieuw.
Vraag me af wat er nu zou gebeuren moest ik weer gaan activeren???

Kan je in Outlook een onderscheid maken tussen die 2 archiefmappen door ze te hernoemen???

Ik opende ook "Backup.pst" (iets uit het verleden) en toen zag ik meerdere keren "Persoonlijke Mappen", eentje verwijzend naar Outlook.pst en het andere naar backup.pst.

Wat als je pst bestanden (Outlook.pst of Archive.pst of hernoemd.pst) die door collega's op het netwerk zijn geplaatst wil openen en doorzoeken? Hoe kan je dan gemakkelijk zien om welk pst bestand het gaat?

 

[RogerS]

Die naam kun je wijzigen onder de eigenschappen van het archiefbestand in Outlook zelf. Is anders erg verwarrend zoals je gezien hebt.

Indien afwezig maakt outlook zelf een nieuwe archive.pst.

 

[andre@home]

Daarom geef ik ze een jaarnaam. Als ik een lege heb, maak ik een kopie en die noem ik naar het jaar en koppel deze. Dus dan hoeft outlook alleen de 1e keer er een te maken en de rest gaat via die kopieën.
Dus dan ziet het er ongeveer zo uit:

Op deze manier is het overzichtelijk te houden. Je kunt ook nog op die manier een project map maken...ipv v/e jaar...
In het plaatje zie je de sent map apart, dat doe ik niet, die zit gewoon in de jaarmap.

PS: hier heb ik het plaatje even snel vandaan, staat ook eea toegelicht.
http://rlab.lse.ac.uk/itsupport/help/email/outlook_archive_email.asp

 

[reneemettrie]

Bedankt aan iedereen voor de uitleg!

 

[reneemettrie]

Iedereen bedankt voor de reacties!

Iedereen bedankt voor de reacties, heb weer allerlei bijgeleerd!