Berekening Saldo's met querie achteraf

[Anne-Marie]

In Access 2000 hebben we een database in gebruik voor het analyseren van rekeningen (vaak korte perioden). In het veld [bedrag] staan positieve en negatieve bedragen vermeld. Omdat niet altijd de transacties chronologisch worden ingevoerd ( bv eerst week 3 en dan week 1) is het pas achteraf mogelijk een saldo per rekening (veld [saldo]) en een saldo totaal (veld [saldo totaal]) over alle rekeningen te berekenen. Beide saldi worden vanaf het beginsaldo van de betreffende periode cumulatief op het moment van iedere transactie ( per record dus) berekend. Zo kan dan bij iedere transacties de saldi bekeken worden. Op dit moment doen we na invoer de tabel exporteren naar Exel en voeren daar de berekeningen uit voor saldo per rekening en het totaal saldo waarna we de hele zaak weer terugzetten in Access. Dit moet volgens mij ook kunnen met een (bijwerk-?) querie die we na invoer uit zouden moeten voeren alleen heb ik geen idee hoe. De nodige pogingen zijn mislukt. Wie helpt ons een handje. Alvast bedankt

 

[FHG1969]

Kan je dat niet doen met een report of query met totalen ? of begrijp ik je vraag verkeerd ?

 

[beheer25]

Het moet waarschijnlijk kunnen met een Update query. Maar om dat goed te kunnen beoordelen is er wat meer info nodig.

Zou je de tabelstructuur en globaal de berekeningen die je nu in Excel uitvoert kunnen paatsen?

Grtz,

 

[Anne-Marie]

Nadere info van een leek

De tabel en het daarop gebaseerde formulier bestaan uit velden: reknr, datum, bedrag, omschrijving. Verder de velden saldo en saldo totaal. Na volledige invoer vinden de berekeningen plaats in Exel mbv formules. De records worden op de goede volgorde gezet ( datum-afschriftnr-volgnr). Het 1e saldo totaal veld = gelijk aan veld bedrag ( het beginsaldo). Daarna wordt daar iedere keer per record het veld bedrag bij opgeteld. Dit is de makkelijkste. Het saldo per rekening wordt op soortgelijke wijze berekend maar dan wordt iets in de formule ingebouwd waarbij verwezen wordt naar het veld reknr. Aangezien ik deze handelingen in Exel niet uitvoer kan ik niet veel duidelijker worden.
Kort gezegd moet de querie (bij saldo totaal) de records op volgorde zetten ( datum-afschriftnr-volgnr), het eerste veld gelijk zijn aan 1e record bedrag (beginsaldo) en vervolgens bij ieder record moet het veld saldo totaal een optelling zijn van de vorige waarde in dit veld + bedrag.
Voor saldo (per rekening) in principe hetzelfde maar dan per verschillende waarde in het veld reknr.

Rapporten met berekeningen eindtotaal heb ik al gemaakt maar het gaat er nu om dat van ieder record een totaal saldo wordt berekend en een saldo op dat moment van de rekening en dat de uitkomsten zichtbaar zijn in het formulier.

 

[beheer25]

Als het alleen gaat om het zichtbaar maken van het totaal saldo en het rekeningsaldo op het formulier kun je het best de berekeningen die je in het rapport uitvoert ook in het formulier in een Unbound field uitvoeren.

Als je de gegevens in de tabel zelf nodig hebt wordt het wat lastiger. Ben je in dat geval in de gelegenheid de database op dit forum te plaatsen met wat fictieve gegevens? Dan komen we er denk ik wel uit. Mischien kun je de berekeningen door events op het formulier laten uitvoeren o.i.d.


Grtz,

 

[Anne-Marie]

Info leek deel 3

Een veld met een berekening in het formulier lijkt de oplossing maar het probleem is dat bv eerst week 14 van rekening A, dan week 14 van rekening B enz wordt ingevoerd. Dus hoe hoog het saldo van A en B samen op het moment van iedere transactie is kan volgens mij dan alleen maar achteraf ( na totale invoer) bepaald worden. Daarom dacht ik aan een querie die na totale invoer wordt uitgevoerd. Ik zal kijken of ik morgen een voorbeeld Db kan plaatsen.

 

[Anne-Marie]

Hierbij een demo

Bijgaand een uitgeklede versie (als dit tenminste lukt). Ik heb enkele bedragen ingevuld. Het saldo per rekening zit nu achter het knopje ( ter controle bij de invoer).

 

[Anne-Marie]

Heb ik dan toch te hard geroepen?

Het lijkt er op dat niemand een oplossing weet in ACCESS. Moeten we dan toch maar blijven ex- en importeren naar Exel?