Bladwijzers & REF velden verdwijnen wanneer sjabloon wordt geopend in CRM systeem

[bregtjehermans]

Hallo,

Ik heb in Word een sjabloon gemaakt dat ik wil koppelen in een CRM systeem. In dit document heb ik ook bladwijzers en REF velden verwerkt.

Het probleem is nu dat als ik het sjabloon koppel en vervolgens het betreffende sjabloon laat vullen met de gegevens vanuit het CRM systeem, in het document wat daar uit komt de bladwijzers en REF velden verdwenen zijn....

Mijn vraag is nu waarom deze verwijzingen niet gekopieerd worden en de gewone samenvoegvelden wel? Is het überhaubt mogelijk dit wel voor elkaar te krijgen?

Groetjes Bregtje

 

[snb]

Heb je het over een Word-sjabloon (.dot bestand) ?
Op welke manier koppel je het Wordbestand aan het CRM-systeeem ?

 

[bregtjehermans]

Bedankt voor je snelle reactie. Het betreft geen Word sjabloon, eigenlijk gewoon een Word document waar ik zelf tekst en vervolgens velden invoeg. bijv. «PERSONEEL_ORGANISATIEID» of «ORGANISATIE_BEZOEKADRES_HUISNR»

Ik werk met het CRM systeem Home, niet echt bekend maar wordt in dit geval gebruikt voor een uitzendbureau. Vanuit dit pakket kan ik diverse (zelf samengestelde) sjablonen vanaf de harde schijf koppelen en toevoegen.

Wil je meer details? Heb weinig kennis van dit soort dingen dus als ik niet helemaal duidelijk ben hoor ik het graag.

Groetjes Bregtje

 

[snb]

Ik begrijp dat je gebruik maakt van afdruk samenvoegen ?
Zet je Word-document hier eens neer. Kunnen we er beter naar kijken.

 

[bregtjehermans]

Het is de bedoeling dat in de tabellen diverse gegevens worden ingevoerd of gegenereerd vanuit het CRM systeem. Met behulp van bladwijzers en REF velden wil ik dat automatisch de volgende pagina's worden in gevuld. Nu heb ik er alleen nog maar een brief staan ivm met grootte van het bestand. Normaal staan daar o.a nog contracten, checklisten etc.

 

[bregtjehermans]

Oh en ik maak geen gebruik van afdruk samenvoegen.

 

[snb]

Er staan veel meer REF-velden dan bladwijzers waarnaar die ref-velden verwijzen.
Controleer eerst of voor alle REF-velden overeenkomstige bladwijzers in het document zitten.

Als je geen gebruik maakt van 'afdruk samenvoegen' (Mailmerge) vraag ik me af wat de betekenis van al die Mergefields is. Hoe worden daarin dan gegevens gezet ?

 

[bregtjehermans]

Klopt dat er nu veel meer ref velden in zitten, heb verschillende dingen uit het document gehaald. Normaal zijn ze wel goed gelinkt, dat lukt me wel. Probleem is dat ze allemaal niet meer werken als ik het document eenmaal gekoppeld heb in de database.

De gegevens komen vanuit het crm systeem. Het document wordt gemaakt vanuit dat systeem. Ik maak dus eerst een word document met daarin alle mergefields, vervolgens open ik de database, daarin koppel ik het word document.

Als ik het document gevuld wil hebben ga ik in de data base naar betreffende contactpersoon en geef daar aan dat ik een document wil maken. Ik kies het document dat ik gevuld wil hebben voor die contactpersoon en vervolgens wordt betreffende document gevuld met de gegevens van de contactpersoon.

Nog steeds niet helemaal helder he? Ik vul in ieder geval het document vanuit de database, niet vanuit word.

 

[snb]

vervolgens open ik de database, daarin koppel ik het word document

Hoe ?

Ik denk dat de fout zit in de programmatuur van het CRM-systeem.
Als je de VBA-code die daar gebruikt wordt hier kunt plaatsen kunnen we de fout achterhalen. Het lijkt me niets met Word te maken te hebben.

Wat je wel zou kunnen proberen: nu is het zo dat het gebied van de bladwijzer en dat van het mergefield samenvalt. Je kunt het gebied van de bladwijzer met een spatie achter het Mergefield uitbreiden.

I{MERGEFIELD "organisatie" /*MERGEFORMAT} I

 

[bregtjehermans]

De bladwijzers en Ref velden werken wel bij de Mergefields. Ze werken alleen niet als ik een (leeg) tekstvlak maak (werkbalk formulieren) en daar een bladwijzer aan hang die ik vervolgens link aan een Ref veld...

Heeft het er niet gewoon mee te maken dat het CRM systeem bij het openen van een nieuw document niet lege tekstvlakken en Ref velden kan kopieren?

Om iets meer inzicht te geven in hoe ik de sjablonen koppel heb ik een pritscreen bijgevoegd.

 

[snb]

In de tekstvakken van formulieren wordt alleen iets gezet als het document beveiligd is. De refvelden kunnen daarna pas bijgewerkt worden als de beveiliging van het document is verwijderd.

Mij ontgaat de zin van dit soort tekstvelden.
Door de tabel is het bestand toch al voldoende vormgegeven ?

 

[bregtjehermans]

Sommige gegevens kunnen niet gegenereerd worden vanuit het CRM systeem. Zoals e-mailadres van de persoon die het document aanmaakt, datum van de bevestiging e.d. Deze gegevens moeten nog ingevuld worden nadat het document met alle gegevens is aangemaakt vanuit het CRM systeem.

Omdat ik wil voorkomen dat die gegevens meerdere keren moeten worden ingevuld later in het document werk ik met de Ref velden.

 

[snb]

Dat kan, maar dan moet je het niet in combinatie doen met formulierelementen (vanwege de beveiliging).
Een eenvoudiger (met documentvariabelen) manier om tekst slechts eenmaal in te voeren en op verschillende plaatsen terug te laten komen vind je hier.

 

[bregtjehermans]

Ik zag hier ergens anders op het forum dat jij een handleiding hebt voor het gebruik van document variabelen....zou ik deze misschien van je kunnen krijgen? Vast bedankt!

 

[snb]

Wees slim en verwijder je emailadres van het forum. kan veel spam voorkomen.
Ik zal kijken wat ik je kan sturen.