Cleanup old items op een PST file werkt niet

[damnsharp]

Goedemiddag,
Een vriend heeft een groot PST bestand genaamd "archief 2021" van 15 GB grootte.
Nu blijft dat daar ook mail van 2022 en 2023 in zit. Die mail wil ik in een ander archief zetten.
Als ik via file, tools, cleanup old items eerst begin met mail vóór 1-1-2022 te verplaatsen naar "archief 2021 nieuw" dan is Outlook eventjes bezig en zie je onder "archief 2021 nieuw" alleen de folder structuur staan en geen enkele individuele mail.

Of ik doe iets niet goed, of er is een probleem met PST file, of het kan ook anders, of...
Ik kom er nog niet uit en heb hulp nodig Alvast bedankt!

 

[Rubensky]

Koppel de PST aan Outlook en maak een regel aan ontvangen voor 1-1-2022 verplaatsen naar .... In mijn map heet de map Helpmij, uiteraard kan je dat aanpassen.

Uitgeschreven ziet de regel er dan zo uit.

Naam: Mail verplaatsen
Voorwaarde: ontvangen voor 1-1-2022
Actie verplaatsen naar map [naam].

Onderstaand een voorbeeldje. Het kan zijn dat het er bij jou iets anders uitziet. Ik gebruik de nieuwste (beta) versie van Outlook.

Handleiding regels maken

 

[RogerS]

Kopieer het bestand 2 keer. Hernoem de bestanden en verwijder uit die bestanden alles wat je NIET wilt hebben.

Check ook altijd even of het niet heel toevallig een PST is in de oude opmaak. Die hebben een softlimiet van 2GB.

 

[damnsharp]

@Rubensky bedankt voor je tip, maar dat gaat volgens mij niet werken. Want dan komt toch alle mail in een map te staan en is de hele map structuur verdwenen. Of heb ik het mis? Ik kan het testen natuurlijk.

 

[damnsharp]

Ha @RogerS , omdat er zoveel mail in zit met veel submappen is het ondoenlijk om handmatig mail te verwijderen. Dat lijkt me geen goed plan of ik moet het misschien met die regel doen waar Rubensky het over heeft. Dat kan ik proberen.

Het bestand is groot, dus zal toch geen "softlimiet" hebben? Hoe check je dat überhaupt?

 

[Rubensky]

Dan zou je eens moeten kijken naar het retentiebeleid. Dan komt het wel gestructureerd in een archief te staan.

Let op; Ik heb hier alleen een Microsoft365 bij de hand, zoals geschreven in de nieuwste test. Je zal zelf even moeten kijken hoe het bij jou is weergegeven.

 

[RogerS]

Eerlijk gezegd ben ik daar tegenwoordig heel snel mee klaar. Dan noem ik de file gewoon archief-2021-22-23.pst en dan zit daar dan maar de mail in van 3 jaar. Ervan uitgaande dat als je emails archiveert je deze dus niet meer dagelijks nodig hebt. Wil de klant ze uitgesplitst dan mogen ze of zelf aan de gang of mij per uur betalen. Als het eenmaal om geld gaat is de keuze meestal heel snel gemaakt.

Overigens de versie check je in outlook door de eigenschappen van het pst bestand op te vragen. Als daar iets staat in de trant van Outlook Datafile (2003) dan is het oud. Kleine kans, maar ik zie het een enkele keer nog wel eens voorbij komen.

 

[damnsharp]

@Rubensky ik kan bij Outlook niets over retentiebeleid vinden, dat zal wellicht bij een grotere organisatie breed ingesteld zijn.

@RogerS tjsa... ze willen het nu eenmaal. Ik vind het gek dat de archiveringsfunctie op het PST bestand in het nieuwe PST bestand wel de mappenlijst maakt en niet oude mailtjes erin zet. Moet een reden hebben.

 

[Rubensky]

Uit een kort onderzoek blijkt dat je geen retentiebeleid hebt zonder Microsoft365. Het wordt ingewikkeld om alles inclusief de submappen te gaan archiveren.

 

[RogerS]

@damnsharp . Ik vrees dat het gedetailleerder onderzoek vergt om er achter te komen waarom het niet werkt.

Ik heb hier zelf een mailbox die enkel gebruikt wordt voor scan-to-email. Hier wilde ik de emails in verzonden items automatisch laten weggooien. Dat is hetzelfde mechanisme als archiveren. Echter blijkt het niet te werken zoals de schermpjes het doen voorkomen.
Les 1. De regel wordt alleen uitgevoerd bij het opstarten van Outlook. Dus als Outlook lange tijd open staat dan gebeurt er helemaal niks.
Les 2. Er lijkt een spreiding te zitten in het ingestelde aantal dagen. Dus stel je in archiveren na 30 dagen, dan kan het zijn dat die regel vroeger of later wordt uitgevoerd.

Kijk daarnaast ook eens waar de PST bestanden zijn opgeslagen. Officieel geeft Microsoft aan dat deze niet mogen worden geopend vanaf een netwerkshare en moeten ze dus lokaal staan.

 

[Rubensky]

Les 1 en 2 zijn beide onjuist.

Afhankelijk van wat je instelt wordt het gedurende de gehele dag ook bij het openstaat.
Les 2 is 30 dagen is 30 dagen vanaf het moment van instellen.
Ik ken geen gevallen waarin de regels een eigen leven gaan leiden.

 

[RogerS]

Wat betreft die 1e mag je best meekijken op mijn werkstation. Kan je een live demo laten zien. In mijn betreffende map staan items van zondagnacht. Pc staat weer aan sinds maandag. Autoarchive (in mijn geval delete) staat toch echt op 1 dag

Die 2e moet ik mijn zoekhistorie gaan graven. Over die timing was ook wat gedoe.

 

[Rubensky]

Ik zou ze eens opnieuw opbouwen of een keer stoppen en weer starten. Bij mij gaan de verwerkingen de hele dag door.

 

[RogerS]

Voor mij levert het geen probleem op. Is enkel om de send items van het scan to email account leeg te gooien. Geen probleem als dat niet precies elke dag gebeurt.