contacten uit Excel importeren naar outlook 2013

[ninjahoen]

Goedemiddag allen,

Ik moet voor het werk een grote mail versturen, hiervoor heb ik contactgegevens nodig die in een Excel file staan. Nu heb ik het volgende probleem, als ik de Excel file opsla als CSV (welke benodigd is om überhaupt te importeren naar outlook) en ik wil deze dan correct toevoegen aan een contacten map, lukt dit niet. Ik krijg het volgende maar niet voor elkaar:

In Excel heb ik verschillende kolommen: zoals "Naam" "Email Adres" "Telefoonnummer" "Adres" enz. maar als ik deze file importeer naar outlook 2013, zit hij dit niet als "losse velden" dus vij Van: door komma's gescheden waarden, staan geen losse waarden, maar alle waarden achter elkaar aan, ik kan dus niet Naam naar Naam in outlook slepen, of Adres naar Adres in outlook slepen, hij kan alleen alle gegevens achter elkaar aan plakken.... zie de bijlage...

Ik hoor dat er mij iemand snel kan helpen, ik ben al 4 er mee bezig en moet morgen een mailing van 500 E-mailadressen de deur uitdoen, om deze nou allemaal handmatig in te gaan tikken... Bekijk bijlage voorbeeld outlook.docx

Alvast bedankt!

 

[dnties]

Duidelijk een formatteringsprobleem (verkeerde veldnamen, verkeerd scheidingsteken (bijv. ';' ipv. ,' etc.))

Wat ik je aanraad is even in Outlook een contactpersoon te maken, díe te exporteren naar .CSV

Je weet dan meteen welke kolomnamen je nodig hebt en (indien de .csv eventjes bekeken in Kladblok) welk scheidingsteken er nodig is, of er "-tekens om de waarden staan etc.

Als je dat weet, dan kun je in Excel het bestand met die 500 geadresseerden van de juiste kolomnamen voorzien, en exporteren/opslaan op de juiste CSV manier.

Overigens: Ik raad je niet aan om 500 mails tegelijk te versturen, want er is een goede kans dat dat door bepaalde (mailservers van) geadresseerden als spam wordt beschouwd.
Doe het dus in plukjes én niet direct achter elkaar. (dus bijv. pluk1, kwartier wachten, pluk2, kwartier wachten etc.)

Tijs.

 

[ninjahoen]

ik heb ook al geprobeerd via outlook eerst een .CSV te exporteren zodat ik de juist bestandsindeling krijg, maar dit is ook niet geluk, zie bijlage voor de geëxporteerde waardes....

dit kan toch niet de manier zijn, als dit het geval is (dat je overal komma's, aanhalingstekens, % tekens en wat nog meer moet tikken is er toch geen voordeel om excel bestanden te kunnen importeren naar Outlook) daarnaast geeft de Help functie van Outlook ook aan dat je een excel bestand alleen maar hoeft om te zetten naar .CSV om contacten te kunnen importeren, en staat er niets over dat je ze precies met komma's, aanhaaltekens, % en () tekens moet intikken...

 

[rens12]

Zou het werken om alle mailadressen in excel te selecteren en te kopieren en vervolgens te plakken in je 'Aan' vak van je mailtje?

Daarnaast heb ik nog een document gevonden die precies uitleggen wat jij wilt doen: http://www.brain-power.nl/ExcelOutlook.pdf

 

[ninjahoen]

@rens12, dank maar kopieren in Aan vak is geen optie bij een mailing, niemand mag de andere mail adressen zien, en dank voor het document, maar dit gaat om outlook 2000, en ik werk (helaas) met outlook 2013, wat niet meer op elkaar lijkt.

 

[dnties]

Doe het even zo, wat mij betreft:
a. Maak in Outlook een nieuwe folder (met Contactpersonen items)
b. Activeer de nieuwe folder, en maak daar 1 nieuw contactpersoon aan, conform wat overeenkomt met de informatie die je in je mailing csv bestand vindt aan informatie (voornaam, achternaam, e-mail adres, evt. bedrijfsnaam etc.).
Vul in de contactpersoon geen velden in die je niet ook in je mailing csv bestand hebt, maar sla er ook geen over. Natuurlijk onderscheidende zaken invullen in elk te vullen veld, maar wel in het juiste format (dus bijv. niet een telefoonnummer invullen waar een voornaam wordt verwacht en andersom).
Eventueel (slimmer): Je opent het mailing CSV-bestand ernaast, en je neemt de gegevens van de eerste in je mailing-csv over in de juiste velden van de nieuwe contactpersoon.
c. Exporteer alleen de nieuwe contactpersonenfolder vanuit Outlook naar .csv bestand.
d. Maak een kopie van het mailing .csv bestand en doe daarna de vergelijking waar ik het eerder al over had.
Pas veldnamen aan in het mailing .csv bestand, pas seperator aan (indien nodig), haal "-tekens weg of voeg ze juist toe etc.
[Wat mij betreft liever in Kladblok dan in Excel, maar ik kan niet beoordelen hoe 'slim' jij met beiden bent.]

etc. etc.

Tijs.

 

[ninjahoen]

@dnties, dan kom ik op hetzelfde uit als ik in eerste instantie had, dan krijg je een document wat er zo uit ziet, dit kan toch niet de bedoeling zijn, als ik zo het excel bestand dus moet maken, is het net zoveel werk als allemaal outlook contacten tikken (1 voor 1) in outlook...

 

[dnties]

Duidelijk een probleem in Excel! Het kan niet zo zijn dat 1 contactpersoon over 3 regels verspreid staat.

Kijk eens naar het export-bestand in Kladblok (=notepad.exe), en zet daarbij de Opmaak -> Automatische terugloop uit (je zult dus moeten scrollen naar rechts, waarschijnlijk).

Overigens: Als Outlook het aanmaakt zoals jij het laat zien, dan zal dat (blijkbaar) wél het juiste soort moeten zijn. Maar bekijk het .csv bestand ook in Kladblok!

Tijs.

 

[rens12]

Hallo Ninjahoen,

Je kunt dan proberen je contacten te kopieren naar de 'BCC' vak dan zien de contacten elkaar niet meer.

Daarnaast als ik die tutorial bekijk dan ziet het uiterlijk er misschien anders uit, maar de functies zijn nog allemaal hetzelfde, als ik jou was zou ik het toch even proberen.

Ninja, een tip. ik zou niet je echte gegevens invullen in dat excel sheet, en het vervolgens op internet zetten. Er zouden mensen misbruik van kunnen maken. Zou de bijlage met het printscreen eventjes verwijderen.

Greetz,
Rens

 

[rens12]

Bekijk bijlage test.xls

Ik heb net even een testbestand gemaakt met maar 5 'namen' erin, dit heb ik geprobeerd te importeren zoals in mijn link gezegd werd en is nog gelukt ook!
Ik heb dit wel gedaan met Office 2010, maar zou ook moeten werken met Office 2013.

Wat je moet doen:

Stap 1. Je excel sheet opslaan in de indeling .xls (zonder x dus). Dit doe je door Bestand --> Opslaan als --> naam invullen --> Opslaan als type: Excel 97-2003 werksheet (*.xls)
Stap 2. Ga naar Formules --> in de groep Gedefinieerde namen, Namen Definiëren, driehoekje erlangs --> Namen Definiëren
Stap 3. Vervolgens krijg je een venster te zien, en selecteer je bij 'Gerefereerd aan' alle cellen die je wilt importeren
Stap 4. Bij naam vul je in 'email' de rest laat je zo staan.
Stap 5. Sla het excel bestand op en sluit het vervolgens.
Stap 6. Open Outlook en ga naar Bestand --> Openen --> Importeren --> Importeren van ander programma of bestand --> Microsoft Excel 97-2003 --> Bestand selecteren de rest laten staan --> Map kiezen waar je de contacten wilt hebben --> Importen aanvinken --> en daarna op 'Aangepaste velden toewijzen'
Stap 7. De goede kolommen bij de goede waardes invullen
Stap 8. Op ok en 'Finish'

Klaar.

Zo is het mij ook gelukt.

Ik heb mijn testbestand toegevoegd, kun je daar eerst kijken of het lukt om die te importeren vanaf stap 6.

Succes!