Database met (word) Bijlages

[Bertje71]

Hallo aan allen.

Mijn vriendin is paramedicus en goed in haar vak, helaas niet in administratie. Nu probeer ik haar daar zoveel mogelijk bij te helpen.
Nu zit ik met (ik hoop) het laatste probleem en hier is ook niet echt iets voor te vinden.

Voor 1 van haar disciplines (Acupunctuur) wil ze een patiënten/klanten bestand met daarin 3 bijlages (1 intakelijst, 2 Intakeverslag en 3 Behandelkaart).
Nu ben ik redelijk "handig" met Excel en minder in Access en dacht dit dus "even" in Acces te doen, maar ik kom tot de conclusie dat ik meer wil dan ik met mijn huidige kennis kan.
Ik snap hoe ik Bijlages in een database krijg etc., ik krijg daar helaas alleen de veldnaam niet zichtbaar (blijft een paperclip)

Nu mijn eigenlijke vraag,
De stap die ik er eigenlijk aan toe wil voegen is dat Access bij een nieuwe patiënt in 2 gevallen automatisch het juiste document (leeg) erachter hangt waarna zij het dus kan openen vanuit Acces en bewerken in Word. Het 3e document vult de patiënt thuis in en zal ze er dus zelf achter moeten plakken.

- Is dit mogelijk?
- Ben ik op de goede weg door dit in Acces te doen?

Indien jullie extra info willen, vraag maar raak.

Groet,

Bert

 

[OctaFish]

Ik dacht dat ik gisteren een antwoord had gebakken, maar ik zie 'm niet terug. Awel, dan nog maar een keer .
Mijn voorstel is overigens hetzelfde als wat ik gisteren had bedacht: vergeet het Bijlageveld.

Ik snap hoe ik Bijlages in een database krijg etc., ik krijg daar helaas alleen de veldnaam niet zichtbaar (blijft een paperclip)

Als jij dit wél voor elkaar krijgt, ben je de eerste. Dat kan namelijk niet. Tenzij je noodgrepen toepast. Maar daarnaast is het dus een heel vervelend veld om te gebruiken, want niet alleen groeit je database een stuk sneller als je (gemiddelde) bankrekening, het is ook een heel onhandig veld om mee te werken. Vele malen beter is het om de bestanden gewoon lokaal op te slaan, bij voorkeur in een map onder de map waar de db staat zodat je makkelijk vanuit de db de bestanden kunt openen. Je gebruikt dus een gekoppelde tabel voor die bestanden, waardoor je ook geen beperking meer hebt als het gaat om het aantal bijlagen, want elke bijlage krijgt een eigen record.
In je formulier zie je de bijlagen dus met (bij voorkeur) de bestandsnaam, je slaat derhalve alleen tekst op. En dat houdt alles klein en overzichtelijk.
Met een (dubbel)klik op het tekstveld open je dan het document met de opdracht FollowHyperlink. En meer is het niet.
Overigens hoort deze vraag eigenlijk thuis in het Access forum; daar kijk ik ook veel vaker dan hier.

 

[Bertje71]

Bedankt Octafish,

Ik snap je boodschap, en ik kan het onderwerp helaas niet naar het access gedeelte verplaatsen (maar een moderator mag dit best voor me doen).
Ik begrijp uit je antwoord dat Acces inderdaad de "beste" methode is voor wat ik wil.

Ik heb in de map waar de DB instaat inderdaad al 3 mappen gemaakt voor de betreffende documenten.

Nu kan ik wel een hyperlink maken maar het gaat me om de "gebruikster", die kan een word document typen maar als daar een tabel in moet komen dan lukt het al niet meer.
Ik moet het dus zo simpel/automatisch mogelijk houden. Het liefst zou ik dus ook "iets" automatisch hebben zodat ze niet zelf een Hyperlink o.i.d. moet maken.
Dus als ze een nieuwe regel / patiënt maakt dat het programma/ access er zelf de juiste (lege) documenten achter hangt met als naam Type + naam v.d. patiënt, hetzij als hyperlink hetzij als bijlage, zodat zij die alleen maar hoeft aan te klikken en in te vullen. Maar ik ben bang dat dit binnen Access niet mogelijk is.

Bert

 

[OctaFish]

In eeb tabel kun je een veld opmaken als Hyperlink, maar dat moet je vooral ook niet doen; gewoon tekstveld van maken en houden. De gebruiker moet je ook vooral niet lastig vallen met zaken als: hoe sla ik het op in de tabel; in een formulier maak je daarvoor een actie waarmee je een verkenner opent, waarmee de gebruiker dan een bestand opzoekt en selecteert. En daarmee sla je de bestandsnaam dan op in de tabel. De ontwerper (jij dus) maakt van de tekstveld in het formulier een actieveld waardoor je het document opent bij klikken. Of dubbelklikken.

 

[huijb]

Vraag verplaatst naar Access

 

[Bertje71]

@ Huijb Bedankt.

@ Octafish, Het spijt me om te zeggen maar je bent me een beetje (helemaal) kwijt.

In eeb tabel kun je een veld opmaken als Hyperlink, maar dat moet je vooral ook niet doen; gewoon tekstveld van maken en houden. De gebruiker moet je ook vooral niet lastig vallen met zaken als: hoe sla ik het op in de tabel;

Dit kan ik nog volgen

in een formulier maak je daarvoor een actie waarmee je een verkenner opent, waarmee de gebruiker dan een bestand opzoekt en selecteert. En daarmee sla je de bestandsnaam dan op in de tabel..

ACTIE? Als in een verborgen link (zo noem ik dat).

De ontwerper (jij dus) maakt van de tekstveld in het formulier een actieveld waardoor je het document opent bij klikken. Of dubbelklikken.

Ik begrijp ook dat ik de gebruiker niet lastig moet vallen met randzaken e.d. maar ik zit met het feit (wens) dat indien er nieuwe patiënten komen zij ZELF de documenten moet toevoegen(ik ben daar op dat moment niet bij nl.) en dat stukje zou ik graag automatisch zien. -> zij maakt een nieuw record (Patiënt) aan en (indien mogelijk) Acces hangt er automatisch de juiste documenten (die dus ook leeg in een submap staan) aan met de juiste naam.

B.v. Nieuwe patiënt dhr. Jansen -> gebruiker maakt nieuwe regel -> Acces "hangt" daar automatisch de juiste lege formulieren aan die dan ook automatisch een nieuwe naam krijgen -> dus het "sjabloon" heet b.v. intakeformulier.docx en dat zou dan intakeformulierjansen.docx moeten worden. en dat dus voor meerdere documenten/jes.

Ik probeer een van de testversies bij te sluiten maar ik kan geen .accdb uploaden.

 

[OctaFish]

Met actie bedoel ik in dit geval een Gebeurtenis. Jij raakt mij kwijt, schrijf je. Het omgekeerde gebeurt ook:

B.v. Nieuwe patiënt dhr. Jansen -> gebruiker maakt nieuwe regel -> Acces "hangt" daar automatisch de juiste lege formulieren aan die dan ook automatisch een nieuwe naam krijgen

Lege documenten? Ikke nie snappe... Sowieso zou ik standaarddocumenten gewoon vanuit Access genereren, want daar staat je data ook. Overigens kun je alles wat je wilt prima automatiseren, mits je daarvoor uiteraard de juiste formulieren maakt .
Je laatste puntje is simpel: je kunt geen database bestanden uploaden. Die moeten dus op zijn minst gezipt zijn, en liefst ook eerst gecomprimeerd zodat de grootte enigszins binnen de perken blijft.

 

[Bertje71]

Wederom bedankt voor je antwoord.

Met actie bedoel ik in dit geval een Gebeurtenis. Jij raakt mij kwijt, schrijf je. Het omgekeerde gebeurt ook:
Lege documenten? Ikke nie snappe...

Leeg als in de zin van een sjabloon wat zij verder invult met voor haar relevante gegevens (BSN, nr zorgverzekering, diagnoses etc) .

Sowieso zou ik standaarddocumenten gewoon vanuit Access genereren, want daar staat je data ook. Overigens kun je alles wat je wilt prima automatiseren, mits je daarvoor uiteraard de juiste formulieren maakt .

Ehm, de data staat dus NIET in ACCESS. Ik wil ACCESS als "verzamelbak" gaan gebruiken voor de (word)documenten, van waaruit zij (indien ze het dus op de goede manier gebruikt/opslaat) snel en makkelijk bij de (Word)documenten kan en deze dus kan aanvullen. Op dit moment staan deze documenten op 888 verschillende plekken in haar (oude) laptop en zijn er b.v. meerdere per patiënt omdat ze ze nooit kan vinden als ze ze nodig heeft.(Ja, ze is echt zo chaotisch/slordig, maar ook lief). Nu heb ik een nieuw laptopje voor haar gekocht en wil die zo "schoon" en netjes mogelijk houden. En zoals ik al zei: "ik ben ook geen expert" Dus vandaar mijn vraag of de (word)sjablonen ook automatisch door ACCESS in het juiste veld geplaatst kunnen worden indien ze een nieuwe patiënt invoert. Kan dit niet of is dit te moeilijk voor mijn kennis dan zal het ongeveer zo blijven als het nu is.....

Je laatste puntje is simpel: je kunt geen database bestanden uploaden. Die moeten dus op zijn minst gezipt zijn, en liefst ook eerst gecomprimeerd zodat de grootte enigszins binnen de perken blijft.

Ik heb de complete map inclusief submappen en 1 sjabloon gezipt klein genoeg aangezien alle data fictief is en alleen om te testen. Ik sluit het bij zodat je een misschien een beter idee krijgt wat de bedoeling is. En ik hoor graag hoe jij het eventueel anders zou doen.

Bekijk bijlage DB Caatje.zip

 

[OctaFish]

Tja, jouw laatste bericht sluit wel weer aan op het eerste, dus de cirkel is in ieder geval weer rond:

De stap die ik er eigenlijk aan toe wil voegen is dat Access bij een nieuwe patiënt in 2 gevallen automatisch het juiste document (leeg) erachter hangt waarna zij het dus kan openen vanuit Acces en bewerken in Word.

Deze werkwijze is (in mijn ogen) totaal ongeschikt voor Acces. Blijf dit lekker in Word doen, en desnoods in/met Excel erbij.

 

[Bertje71]

Tja, jouw laatste bericht sluit wel weer aan op het eerste, dus de cirkel is in ieder geval weer rond:

Deze werkwijze is (in mijn ogen) totaal ongeschikt voor Acces. Blijf dit lekker in Word doen, en desnoods in/met Excel erbij.

Daar was ik al bang voor getuige de vraag in het eerste bericht

Hallo aan allen.

Knip

- Is dit mogelijk?
- Ben ik op de goede weg door dit in Acces te doen?

Indien jullie extra info willen, vraag maar raak.

Groet,

Bert

Dus eventueel om het overzichtelijk te houden in Excel maar NIET in Access.

Hartstikke bedankt voor je tijd, moeite en geduld.

 

[OctaFish]

Ik zeg niet dat je het niet in Access moet doen, maar dat je het niet op deze manier in Access moet doen. Ik zou het absoluut 100% zeker in Access maken .

 

[Bertje71]

Ik zeg niet dat je het niet in Access moet doen, maar dat je het niet op deze manier in Access moet doen. Ik zou het absoluut 100% zeker in Access maken .

Op welke manier zou jij het dan doen? Als ik dat vragen mag, ik zou graag je idee zien/horen.

 

[OctaFish]

Laten we er eens mee beginnen dat die Word documenten nou ook niet bepaald optimaal zijn; als automatiseerder kan je daar helemaal niks mee. Op zijn minst moeten die vol staan met invulvelden, zodat je de geretourneerde documenten kunt uitlezen en inlezen in de database. Daarnaast is de structuur van de database natuurlijk niet goed (lees: afwezig). Je hebt maar één tabel die alleen naar de lege documenten verwijst. Je moet de retour ontvangen documenten uiteraard ook ergens opslaan en weer uit kunnen lezen. Die gegevens moeten in de juiste tabellen worden gezet.