Database opstarten

[Biancaax]

Hallo,

Bij het bedrijf waar ik werk, willen ze meer overzicht betreft de overzichten van orders, klanten etc.
Er zijn nog geen klant- en/of ordernummers, ik had het idee dit sowieso in te voegen..

Hetgeen wat ik graag zou willen is: In Access een duidelijk overzicht van de klanten en orders, daarnaast de factuurinformatie.
Het is ook de bedoeling dat ik dan vanuit de database een orderbevestiging kan opmaken (is het mogelijk om dit automatisch te doen? dat kon nl wel bij mn vorige werkgever), en dat je per klant kan zien wanneer wat besteld is.

Ook zou het fijn zijn als een paar collega's ook in de database kunnen zonder dat we als we iets aangepast hebben de database opnieuw moeten opsturen. Dit kan toch makkelijker ?

Het is heel veel dat weet ik.. Ik kan aardig goed overweg met Access maar dit zijn toch de dingen die ik niet 100% goed weet aan te pakken, zonder dat ik twijfel of ik het juiste doe.


Alvast bedankt voor het meedenken!

Met vriendelijke groeten,

Bianca

 

[OctaFish]

... (is het mogelijk om dit automatisch te doen? dat kon nl wel bij mn vorige werkgever)...

Automatische functies in Access zijn gelukkig niet afhankelijk van een werkgever, maar van (doorgaans veel) noeste arbeid. Dus je kunt een heel eind automatiseren, als je dat wilt. Begin in ieder geval met een duidelijk Functioneel Ontwerp te maken, waarin je goed vastlegt wat er uit moet komen rollen, zodat je goed weeg wat er in moet worden gestopt. Je kunt immers geen gegevens uit een database halen die er niet in zitten. Dus je begint altijd met het vastleggen van de informatiebehoefte. Op basis daarvan ga je kijken hoe je e.e.a. moet gaan bouwen.

Je kunt eens beginnen met het bestuderen van de voorbeeld database Noordenwind, die een hoop van jouw wensen al heeft. Dan krijg je alvast een idee wat er allemaal mogelijk is. Veel mensen (ook op het forum) maken de (in mijn ogen dan) fout om de Noordenwind als basis te gebruiken voor hun eigen database. Op zich kan dat natuurlijk prima, maar deze db is natuurlijk niet ontworpen om te voldoen aan jouw specifieke wensen. Zij passen dus hun wensen aan de database aan. En dat terwijl het proces zou moeten zijn: het vertalen van de specifieke eigen wensen naar een werkbare oplossing.

 

[Biancaax]

@OctaFish
Bedankt voor je snelle reactie, ik ben een BBL student - ik werk 4 dagen en ik ga 1 dag naar school voor de verplichte vakken. Ik heb voorgaande jaren ICT gehad waarbij we ook les kregen in Access, daar heb ik een mooi duidelijk boek bij gekregen die ik op dit moment helaas niet bij de hand heb.
Ik wilde vandaag alvast een begin maken en heb een lijstje gemaakt met wat er allemaal in te staan moet komen:
- Klantnummers
- Klantgegevens
- Ordernummers
- Orderoverzicht – welke klant, hoe vaak besteld & wanneer
- Orderbevestiging
- Facturen

Wat voor mij het belangrijkst is, is dat mijn collega's en mijn bazen hier ook mee overweg kunnen (daar zijn ze nog niet erg mee bekend vandaar dat ik deze opdracht heb). Dat is ook de reden dat ik graag wil dat ik niet elke keer als ik iets gewijzigd heb de database opnieuw moet opsturen zodat zij ook de bijgewerkte versie hebben.

 

[OctaFish]

Dat laatste snap ik eerlijk gezegd niet helemaal; als je een aanpassing maakt in de db, zul je hem (zeker als je hem niet in de produktieomgeving aanpast) toch moeten uitrollen op de een of andere manier. Daarbij zou ik aanpassingen op tabelniveau proberen te vermijden, omdat je dan echt wel ter plekke moet gaan inrichten. Gebruik je een Frontend-Backend situatie waarbij de tabellen in de backend staan, en je de formulieren en rapporten in de frontend zet, dan zou het voldoende moeten kunnen zijn om alleen de frontend te vervangen.
Klantnummers en Klantgegevens zijn volgens mij één tupel, behorende bij het klantenrecord. Dus samen in de klantentabel. Idem dito voor Ordernummers en Orders. Met Orderoverzicht praat je volgens mij al over een Output model, een rapport o.i.d. Maar over een Producten tabel hoor ik je nog niet, Leveranciers, Orders + Orderregels, Facturen + factuurregels etc. Kortom: je hebt nog geen compleet overzicht volgens mij

 

[Biancaax]

Moet je echt alle producten toevoegen om facturen te kunnen maken? (klinkt aan de ene kant best wel logisch maar toch..?)

 

[Biancaax]

Of is het mogelijk om, als je een factuur wilt maken; dan pas het product toe te voegen met de prijs erbij i.p.v. dat ik alle producten ga toevoegen.. (wij hebben n.l. 4 webshops....)
En dan als bijvoorbeeld de prijs veranderd die alleen aanpassen?

 

[OctaFish]

Je kunt dynamisch toevoegen, als dat gewenst is. In dat geval kun je de eigenschap NotInList van een keuzelijst gebruiken. Bij het 'kiezen' (eigenlijk intypen) van een niet-bestaand product herkent Access dan dat het product niet in de lijst met producten staat, en kan dan twee dingen doen: gelijk laten toevoegen (maar dan kun je maar één gegeven invoeren) of een formulier openen waarin je de noodzakelijke productgegevens invoert en opslaat, waarna je het nieuwe product gelijk kunt gebruiken in je factuur.

Eigenlijk typisch zo'n vraag die je in je FO moet afvangen, want de structuur kent voor- en nadelen. Nadeel is bijvoorbeeld dat met een simpele typfout in de productnaam hetzelfde product meerdere keren kan worden toegevoegd aan de producten tabel, met vervuiling als gevolg. Zegt de opdrachtgever: dat wil ik absoluut niet, dan moet je dus met een vooraf gedefinieerde producten tabel werken. Lijkt mij overigens niet verkeerd, want in die webshops liggen de producten óók vast. En dat is ook niet voor niks