Digitaliseren

[binnendoor62]

Er is mij gevraagd om een project op te zetten waarbij papieren-dossiers worden gedigitaliseerd. Gelijktijdig dienen de papieren-dossiers te worden gearchiveerd waarbij het uiteraard de bedoeling is om, wanneer er om wordt gevraagd, snel het originele exemplaar uit het archief op te zoeken. Ook moeten de digitale exemplaren snel opgezocht te kunnen worden. Ook vraag ik mij af wat de beste manier is om de stukken te coderen zodat ze snel op te zoeken zijn "in de computer." Ik hoop dat mijn vraag zo een beetje duidelijk is. Groeten,
Hans Korteweg

 

[gast0225]

Je geeft toch echt te weinig informatie om een gedegen antwoord te kunnen geven.
Het hangt nogal sterk af van de diversiteit in dossiers hoe een dergelijke klus het best aangepakt kan worden.

 

[manamana]

Ja dat is wat weinig info. Hier alvast een voorzetje zeg maar checklist. Dan weet je ongeveer wat je te wachten staat. :d

http://www.mkbservicedesk.nl/8160/wat-heb-nodig-mijn-bedrijf-digitaliseren.htm

 

[andre@home]

Inderdaad... zoek eerst maar uit wat je wilt.... maar ook wat je niet wilt..

Goole maar eens, die helpt je verder met het beeld compleet te maken.
https://www.google.nl/search?q=documenten+archiveren+digitaal

Wil het het heel plat doen?
* Dus zelf een simpele mappen structuur aan maken en daar de documenten herkenbaar opslaan en zoeken met Verkenner, Google Desktop oid?
* Wil je dat de docs/dfs zelf doorzoekbaar zijn, dan moeten ze met OCR-software ingescand worden
* Of ga je er DMS of andere software voor gebruiken?

- commercieel of open source, een paar voorbeelden
https://www.google.nl/search?q=documenten+archiveren+open+source
http://www.gratissoftware.nu/gratis-dms-software.php
http://www.retsoft.nl/tutorials

Kijk vooral hoe open de software is..
Is die "gesloten" (dus alleen de maker weet hoe alles in elkaar zit..) dan zit je vaak voor altijd vast aan een leverancier...
Stel dat die failliet gaat... en je gaat de support missen en je kunt de gegevens heel lastig of tegen hoge kosten exporteren.. oei...
Wat dat betreft heeft die simpele mappen structuur wel een voordeel...
Je zou er nog een Access of andere database aan kunnen hangen, met de belangrijkste trefwoorden oid, net zo eenvoudig of breed op te zetten als je wilt, met een hyperlink naar het document.

 

[RogerS]

Tja. Zoals al opgemerkt. Breng maar eens in kaart wat je wilt.

In de meest simpele vorm schrijf je een uniek nummer (kan bijv. de primary key uit een access tabel zijn, of een random, zonder dubbelingen, getal in Excel) op het dossier. In Access of Excel een lijstje van de nummers maken en klaar.

In de meest uitgebreide vorm ga je kijken naar een EDM oplossing (Electronic Document Management). Dan ga je dus de versies beheren (wat is de meest recente bijv.). Maar ook een scan bewaren van het origineel en daarnaast een OCR versie van het origineel, zodat je ook via de computer op de inhoud kunt zoeken en niet enkel op het dossiernummer.

En natuurlijk alle mogelijk varianten hier tussenin.

Belangrijkste vraag die je moet stellen is wat je straks met de informatie wilt.

 

[snb]

Of kies een benadering vanuit informatiegebruik:

- voor welke taken is digitale informatie nodig
- welke digitale informatie is voor die taken nodig
- via welke ingangen (zoekstrategieën) moet de digitale informatie gevonden kunnen worden

- voor welke taken is de originele versie (niet-digitaal) nodig
- welke niet-digitale informatie is voor die taken nodig.
- via welke ingangen (zoekstrategieën) moet de niet-digitale informatie gevonden kunnen worden

 

[gast0225]

Dan doe ook ik nog een duit in het digitale zakje :

@binnendoor62 : reden dat iig ik (maar ik neem aan ook andere posters) soms om meer info vragen heeft idd. alles te maken met de wijze waarop het gedigitaliseerd gaat worden, inclusief het soort programma waarmee straks geraadpleegd moet worden.

Een dossier is namelijk een vrij algemene omschrijving: een dossier kan bestaan uit vele A4tjes met tekst, maar een dossier kan ook bestaan uit A4tjes met tekst, foto's, facturen en andere soorten hardcopy formaten.

De rode draad is in het bericht van (bijv.) SNB al beschreven.