Email in verkeerde handen

[Psuijker]

Binnen onze zakelijke netwerk verstuur ik regelmatig emails met meerdere of mindere vertrouwelijke informatie. Recent hoorde ik dat een collega 'meeleest'. Hij schijnt emails die ik verstuur te ontvangen (zonder dat hij to, cc of bcc staat en ook niet is toegevoegd in de delegates).

twee vragen:
- waar kan de fout vandaan komen en hoe kan ik dit verhelpen / terugdraaien?
- wanneer de informatie 'gebruikt' wordt (op de verkeerde manier); hoe is de juridische positie? Ik neem aan dat je werkgever voor een zeker mate van vertrouwelijkheid moet zorgen.


Alvast bedankt voor de tips

(meta: verkeerde ontvanger, foute ontvanger, meelezen)

 

[dnties]

Je zou eerst eens moeten beginnen met aan te geven hoe je mail-systeem werkt.
Ik lees delegates, dus zou het Exchange kunnen zijn, maar helemaal zeker ben ik daar niet van.
Is het wel Exchange, laat dan nakijken in Active Directory Users and Computer welke rechten deze collega heeft op jouw mailbox ("Mailbox rights"). Heeft hij daar bijv. Full Access, dan kan hij alles bekijken, verwijderen etc. Heeft hij Read toegang, dan kan hij alles lezen etc.

Ook zou het handig zijn dat je uitzoekt hoe die collega meeleest. Opent hij jouw mailbox naast de zijne (zie boven m.b.t. Mailbox Rights) of wordt wordt alles doorgestuurd wat jij maakt of wat er voor je binnenkomt (dan zouden server-based rules van toepassing kunnen zijn)?

Over privacy (je 2de vraag) zul je in het bedrijfshandboek moeten kijken. Staat daar niets over in, dan gelden (neem ik aan) de regels in het Burgerlijk wetboek. Misschien kunnen andere forum-gebruikers je daar wat specifiekere informatie over geven.

Succes,

Tijs.

 

[Psuijker]

Bedankt voor je bericht. Volgens mij werken we op Exchange server, persoonlijk werk ik met MS outlook 2003.
Ik neem aan dat alleen de netwerkbeheerders in Active Directory Users and Computer kunnen zien wat de rechten zijn?

Overigens opent hij mijn mailbox niet naast de zijne. In mijn outlook heb ik die rechten aan niemand verstrekt, in outlook heet dat delegates (geen full rights dus).
Hij krijgt emails die ik verstuur (niet de emails die ik ontvang). In hoeverre hij alle emails krijgt is me vanwege het touchy gehalte nog niet duidelijk.

 

[dnties]

De systeembeheerders kunnen inderdaad in Active Directory users and computer kijken naar Mailbox-rechten, en ook naar server-based rules. Het feit of jij delegates hebt ingesteld of niet gaat hier helemaal buiten om...

Wat jij nog kunt doen is kijken in Extra -> Regels en waarschuwingen
Kijk of daar misschien stiekem een regel is toegevoegd die bepaalde acties uitvoert bij het verzenden van berichten. Ook zou het kunnen zijn dat je een bepaald sjabloon of formulier of briefpapier gebruikt bij het verzenden waarbij deze collega automatisch als BCC staat genoteerd. Zet dus in ieder geval (bij het opstellen van een nieuw bericht) via Opties -> BCC dit veld aan, zodat je hopelijk kunt zien of hij als BCC dezelfde mail ontvangt.

Succes,

Tijs.

 

[Psuijker]

Tja, bedankt voor je tips. Degene over de rules heeft me dus al 5 jaar de das omgedaan. Inmiddels via mijn sent items kunnen constateren dat de schade enorm meevalt.

Tijs: Dit weekend ga ik op je toosten!! Bedankt.

 

[dnties]

Als ik het goed begrijp stond er dus inderdaad een regel aan die berichten doorstuurde.

Graag de vraag nog op Opgelost zetten. Dat doe je door te klikken op "Vraag is opgelost" in het vakje "Status van de vraag", wat lager rechts op deze webpagina.

Tijs.