Excel database of Acces database

[wekkanz]

Goede middag,

Ik heb een vraag over databasebeheer Acces of Excel

In excel heb ik nu een soort database gemaakt met behulp van VBA (omdat Acces niet beschikbaar is) hier in worden gegevens geschreven doormidden van een userform.
Collega's op andere afdelingen kunnen deze gegevens inzien en verwerken. We delen dit excel document op meerdere afdelingen en vraag ik me af of excel hiervoor wel de beste methode is of dat we msischien toch beter kunnen overwegen om ons office pakket uit te breiden naar Acces.

Kan iemand mij misschien een adviseren wat we het beste zouden kunnen doen? een excel als database functie of ons office pakket uitbreiden met Acces?

 

[edmoor]

Excel is geen database programma maar een reken programma.
Als het om gelijktijdig kunnen gebruiken gaat heb je natuurlijk een echte database nodig.

Dat kan Access zijn maar er zijn ook oplossingen als bijvoorbeeld MySQL:
https://kinsta.com/nl/kennisbank/wat-is-mysql/#

 

[gast0660]

We delen dit excel document op meerdere afdelingen

Lijkt mij duidelijk.
office pakket uitbreiden met Acces.
Algemeen, Excel is geen databasetoepassing maar een rekenblad.

 

[DigiCafee]

Vooral belangrijk in je keuze : Excel is altijd stand-alone, één gebruiker met lees- en schrijfrechten ... anderen die het bestand openen zijn altijd read only. Sharen is dus wel mogelijk, maar dan enkel voor bekijken...
Access daarentegen heeft een 'Shared Access'-mode waarbij een database (back-end) op een gedeelde plaats staat en benaderd kan worden door meerdere gebruikers gelijktijdig (met een front-end toepassing), beide kanten gebruiken standaard Access installatie. Daarbij is een hele methodiek voorzien om gelijktijdige, mekaar in de weg zittende wijzigingen door de gebruikers toch consistent weg te schrijven, te verzoenen.

Hou wel rekening met een vrij forse leercurve, maar ik zie dat in VBA je weg kent, dus dat zal wel lukken... zéér gelijkaardig!

 

[wekkanz]

Dankje wel voor de snelle reacties! kortom een database software is aan te bevelen.

Wat is het voordeel als ik bijvoorbeeld voor een mysql database ga kiezen ten opzichte van ms Acces?

Ik vraag dit omdat ik nu een keuze kan maken en niet snel een 2e mogelijkheid zal krijg

 

[edmoor]

Access zal aangeschaft moeten worden.
MySQL is gratis.

 

[OctaFish]

Als het om een bedrijfsoplossing gaat, mogen de kosten geen probleem spelen lijkt mij. Hoewel je dat tegenwoordig wellicht niet meer zo snel moet zeggen . Wat veel belangrijker voor jullie is: de leercurve die je zult moeten doen als je niet op Access overstapt. En dan heb je ook nog eens de compatibiliteit/integratie met de overige Office pakketen, die met Access natuurlijk vele malen groter is dan bij willekeurig welke andere oplossing. De programmeertaal valt daar uiteraard ook onder: kun je een beetje programmeren in Excel, dan leer je dat in Access ook een heel stuk makkelijker.
Kortom: ik zou niet zo snel voor MySQL kiezen, puur omdat dat gratis is. Erg kortzichtige gedachte, als je ook de langere termijn in de gaten wilt houden.

 

[wekkanz]

hartelijk dank voor de reacties, ik heb een idee wat ik kan gaan doen!

 

[OctaFish]

Ben benieuwd wat je gaat doen .

 

[NoellaG]

In meer en meer bedrijven wordt momenteel afgestapt van Access:
- een bedrijfs office pakket met Access is stukken duurder dan zonder Access
- men wil vermijden dat elke afdeling zijn eigen database toepassinkje heeft
- Access werkt moeilijk in de Cloud
- Als men meer dan 10 gelijktijdige gebruikers heeft is het moeilijk
- Access tabellen zijn niet zo stabiel (geen logfile, geen rollback als elektriciteit uitvalt)
- Access valt niet te beveiligen
- Acces heeft weinig of geen internet mogelijkheden, als je later een internet app wil maken zal je zowiezo naar een andere oplossing moeten kijken.

Als je geen SQL server (express is ook gratis) of MySQL wil gebruiken : er zijn ook nog andere oplossingen zoals SharePoint lijsten. Het hangt er allemaal van af hoe groot uw organisatie is en hoeveel ze wenst te investeren: dit kan zowel financieel zijn als investeren in opleidingen.

Vriendelijke groeten
Noëlla

 

[wekkanz]

Hartelijk dank voor jullie reacties! Jullie zijn zinvol en waardevol!

Een collega had het nog over powerapps en Noëlla of sharepoint lijsten daarbij is MySQL of Acces nog een optie.

Voor op kort termijn blijven we nog even met VBA werken, en gaan onderzoeken wat ons het beste past.

Kortom op we gaan kijken voor een database software, maar gaan nog even onderzoeken wat ons het beste past.

 

[OctaFish]

Voor een bedrijf mag een Office licentie met Access geen probleem zijn, lijkt mij. Of het moet héél slecht met het bedrijf gaan. Maar dan is Sharepoint ook geen optie (krankzinnig duur in vergelijking met Access). Ik werk bij een behoorlijk grote gemeente, en hoewel de algemene lijn is dat er geen eigen applicaties mogen worden ontwikkeld, zijn er nog steeds voldoende toepassingen die prima in Access gemaakt kunnen worden. En dat doen we (waaronder ondergetekende) dan ook. En die zijn prima te gebruiken met grotere groepen gebruikers, prima te beveiligen en behoorlijk stabiel. Voor de logging gebruik ik gewoon aparte tabellen waarin de mutaties worden weggeschreven, en die ik vanuit die tabel ook prima kan terugzetten.

Kortom: de argumenten van noella zijn misschien technisch wel valide, maar in de praktijk loop ik zelden tegen problemen op. Dat is ook logisch, want je maakt applicaties om mensen te helpen met het optimaal uitvoeren van hun werkzaamheden. Daarbij staat het gebruikersgemak voorop, en niet de gedachte dat elke gebruiker er alleen maar op uit is om de applicatie te slopen. Al is mijn werkgever daarin dan blijkbaar een uitzondering . Medewerkers willen gewoon een applicatie waar ze hun werk goed mee kunnen doen, en ik maak die voor ze .

 

[wekkanz]

Dankje wel Octafish,

We gaan eerst eens alles goed vergelijken en bekijken wat we missen/ willen etc aan de hand hiervan een keuze maken wat we gaan doen.
De input die ik heb gekregen heeft mij een beeld gegeven van de mits en maars...

 

[OctaFish]

En daar ging het uiteindelijk om . Ik ben zelf de laatste tijd een beetje af aan het stappen van het principe dat je zoveel mogelijk in een (Access) applicatie dicht moet zetten. Dat maakt een db (vooral de formulieren) bijzonder (en in mijn optiek dus nodeloos) ingewikkeld. Ik leg dus nu meer verantwoordelijkheid bij de gebruiker. Wél uiteraard met een correcte naleving van de integriteitsregels voor de onderliggende procedures en tabellen.

Voorbeeldje: op een aanvraagformulier moet iemand een Verbalisantennummer ingeven. Dat zijn cijfers, maar bevat soms een of meer voorloopnullen, dus het is technisch een tekstvak. Vroeger zou ik het formulier helemaal dichtspijkeren om te voorkomen dat er tekst wordt ingetypt i.p.v. cijfers. Nu denk ik: afkeuren die aanvraag, terug naar de aanvrager en het hem/haar nog maar een keer laten insturen. De juistheid van de informatie is namelijk de verantwoordelijkheid van de aanvrager, niet van de ontvanger.