[Excel] Document database aanmaken.

[Clifdon]

Lezers,

Ik heb een probleem. Eigenlijk een frustratie waar ik een oplossing voor wil vinden. Ik zal hieronder mijn situatie even schetsen. Ik hoop dat jullie aan willen geven of hetgeen dat ik wil maken uberhaupt mogelijk is met Excel al dan niet met VBE.
Ik ben bereid met in VBE te gaan verdiepen. Maar ik kan deze materie niet tot mij gaan nemen zonder dat ik weet dat het resultaat er gaat zijn.

Situatie:
Ik heb een verzamelmap van documenten welke aangeleverd worden door derden. Deze map is genaamd de 'kennismap'. In deze kennismap zijn verschillende subcategorie�n aangemaakt. Hierin staan bestanden in welke nuttig kunnen zijn voor later. Echter is het nu wat ik het zelf noem een 'doolhof' Je kunt op geen enkele manier zoeken naar de bestanden. Je kunt enkel naar de bestandsnaam zoeken. deze willen nog wel eens iets zijn in de richting van '4875 DAN Tinus.PDF'. Zou jij weten wat er dan in dit bestand staat? Waarschijnlijk niet.

Wat ik wil bereiken in Excel is dus een sheet maken waarin op sleutelwoorden gezocht kan worden. Maar dit wil ik dan ook op die manier aanmaken dat iedereen die iets in deze map moet plaatsen met die document om kan gaan. Zodat het niet het ene document wel en het andere document niet ge�ndexeerd word.

Afin, het idee was om een spreadsheet te maken waar bestanden naartoe gesleept konden worden. Na het slepen zou de spreadsheet uitlezen waar het bestand staat (Path uitlezen).
Dit Path zou dan moeten worden gekoppeld aan een of meerdere sleutelwoorden.

Op deze manier zou het mogelijk moeten zijn om door de kolommen heen te zoeken naar de sleutelwoorden. Hieruit zou dan moeten blijken welk bestand waar staat en wat de naam daar van is.

Ik heb even een klein opzetje gemaakt hoe ik het er ongeveer visueel uit had laten zien. (dit is natuurlijk pas aan het eind van toepassing). Maar visualisatie wil soms nog wel eens helpen met het verduidelijken van een idee.



Graag hoor ik van jullie mijn mogelijkheden. Misschien zit ik wel te moeilijk te denken en zijn er andere stukjes software die mijn probleem snel oplossen. Echter ben ik mijzelf aan het verdiepen naar de mogelijkheden binnen Excel. Vandaar dat ik het op deze manier op wilde lossen.

Ik hoop van jullie te horen. Alvast bedankt voor alle input!

 

[wampier]

Wie gaat de sleutelwoorden bepalen? In principe is dit een goed probleem voor een database / excel. De mate van automatisering wordt echter bepalend voor de beste oplossing.

Het is vrij eenvoudig om via een form en een tekstvak een lijst te maken in excel, zolang de gebruiker maar manueel de file en de keywords ingeeft. Buiten deze spartaanse oplossing zijn er echter ook volledige document management applicaties die dit alles volledig automatisch kunnen doen, inclusief een gok naar keywords.

 

[Clifdon]

Hmm gelukkig dat Helpmij een herinnering stuurde. Anders was ik dit helemaal glad vergeten.
Bedankt voor je reactie!
Ik heb met toen der tijd nog wel even verdiept in Document management systems. Maar kreeg niet echt een oplossing waar ik vertrouwen in had.
Het invoeren van sleutelwoorden zou elke gebruiker van de database kunnen en moeten doen.

Er moet dus ook iets van een beveiliging in zitten dat er geen documenten zonder sleutelwoorden komen te staan.
Op dit moment werkt de database(mappenstructuur) namelijk zo: Iemand heeft een document voor de database en geeft deze aan persoon 1. Deze 'persoon 1' plaatst het document in de mappenstructuur zodat deze enigszins vindbaar is. Maar 'persoon 1' moet in dit geval het document globaal lezen om te weten waar het over gaat voordat hij het op de juiste plaats in de mappenstructuur kan plaatsen.
Dit zou kunnen veranderen als ik door middel van een net en duidelijk document(met bijbehorende werkwijze) iemand kan 'dwingen' om het document in te voeren incl. het invullen van de steekwoorden.

Mijn grootste zorg is echter het zoeken in de woorden. De zoekterm zal waarschijnlijk zo letterlijk moeten zijn dat ik twijfel of men wel enigszins iets kan vinden in die database.