Opgelost Excel planning sneller maken

[ExcelNerd92]

Goedemorgen mede-excelfanaten,

Ik heb het op mij genomen om onze manier van plannen te vereenvoudigen. Momenteel worden er in verschillende doc's een planning opgesteld, maar daar zitten veel overlappende gegevens in. Dubbele invoering = extra werk & extra kans op fouten.

Opzet:
In de tab "BESTELLIJST" wordt op per rij de bestelling uitgeschreven in verschillende fases/stappen.
Stap 1 invoering van de bestelling van de klant (klantnaam/ soort product/ loslocatie/ gewenste losdatum/ evt. gewenste hoeveelheid)
Stap 2 Welk Schip gaat het product vervoeren
Stap 3 Van welke lader komt het product en hoelaat moet het schip dan laden

Deze stappen kunnen ook een andere volgorde hebben. Zo kan een lader ook een lading over hebben, waar vervolgens een klant & schip voor gevonden moet worden.

Uitdaging 1:
Ik heb een bestand toegevoegd die de eerste twee problemen aanpakt (dubbele invoering & kans op fouten), echter met mijn 'beperkte' Excel kennis loop ik tegen een ander probleem aan. Door de formules die ik gebruikt heb wordt het bestand vrij zwaar en traag. Welke formules kunnen vervangen worden om het bestand sneller te maken?

Uitdaging 2:
Momenteel is dit een weekplanning, maar de wens is eigenlijk om in dit bestand planning voor een jaar op te stellen. Waarom? Het kan zo zijn dat er op vrijdag een schip geladen wordt die de maandag daarop gelost wordt. Dit is de wenst om overzicht te behouden en de planners te ontlasten dat ze hier rekening mee moeten houden bij het opstellen van een nieuwe weekplanning.
Kan het bestand zo snel gemaakt worden dat dit mogelijk is?

Alvast bedankt voor de tijd en moeite die jullie hierin steken!

 

[jverkerk]

Naar mijn idee is hij zo een stuk sneller.

 

[Gijsbert1]

In plaats van allerlei formules in een tabel te plaasten, kun je er ook voor kiezen om een tabel te maken met behulp van power Query. Dat gaat je wel wat rekentijdwinst opleveren verwacht ik.

 

[ExcelNerd92]

Naar mijn idee is hij zo een stuk sneller.

Goedemiddag jverkerk, bedankt voor je tijd om te kijken naar mijn uitdaging!

Ik zie dat de gegevens van tabblad "BESTELLIJST" nu in een tabel staan, maar qua formules zie ik nog niet direct een verschil.
Kun je aangeven wat je hebt aangepast?

Gr. Gerard

 

[peter59]

Hallo,

Een klein conceptje gemaakt met de voorstellen van jverkerk en Gijsbert1.
Neem ook even de opmerking van Gijsbert1 ter harte.
Gebruik de tabel alleen maar voor iets in te vullen en geen tig formules wat idd het e.e.a. ontzettend traag maakt en daar worden de planners absoluut niet vrolijk van.
Ik vind het tevens vreemd dat ik het bestandje in in zip file diende te zetten. Schijnbaar ineens teveel MB's.

 

[jverkerk]

@ExcelNerd92
Ik had de extensie veranderd, dat vond ik op internet, en wat @Gijsbert1 en @peter59 schrijven is zeker waar maar moet ook mogelijk zijn natuurlijk.

 

[edmoor]

Bestandje van peter59 wat kleiner gemaakt.
Het invulblad had alle mogelijke rijen voor een Excel sheet in beslag.

 

[peter59]

@edmoor
Dank je wel.

Het invulblad had alle mogelijke rijen voor een Excel sheet in beslag.

Hoe heb ik dat eigenlijk voor elkaar gekregen

 

[edmoor]

Geen idee, daar was ik niet bij

 

[peter59]

Hallo,

Leuke uitdaging.
Ik heb getracht aan je vragen te voldoen.
Bekijk de bijlage eens of deze een klein beetje aan je verwachtingen voldoet.
Het geheel is tot stand gekomen met een klein beetje power query en de rest is toch in hoofdzaak, tabellen en draaitabellen.
In de tabellen zijn geen formules in opgenomen .
Daar zorgt power query een beetje voor. Ik heb gebruik gemaakt van de functionaliteiten van power query dus is niet mooi geschreven.
Het tabblad "Invulblad" is het hoofdblad. De rest is hier aan gekoppeld dus als je iets wijzigt of aanvult in tab "Invulblad" klik dan hierna op alles verversen.

 

[cow18]

ik begrijp eventjes niet waarvoor je PQ nodig hebt.
Wel zou ik straks iedere tabel zijn eigen cache moeten krijgen, anders als je de ene draaitabel filtert, dan filteren de anderen ook en dat is vermoedelijk niet steeds gewenst.

 

[ExcelNerd92]

Goedemorgen,

Iedereen bedankt voor het reageren. Ik heb nooit eerder gewerkt met Power Query, maar in feite is het een soort draaitabel of zie ik dat verkeerd?
Is het ook mogelijk om in plaats van een getal een tekst in het gebied "Waarden" te krijgen?

 

[cow18]

neen, dat is niet mogelijk, maar je zet hem dan als laatste in het rijgedeelte

 

[ExcelNerd92]

Ik zie verschillende filmpjes/posts dat het mogelijk zou kunnen met =concatenatex() of in het nederlands =tekstsamenvoegenx().
Nu kan ik deze formules niet vinden in mijn excel 365 versie 2310. Is deze formule er wellicht uitgehaald, weet iemand dit?

 

[cow18]

tekst.combineren gok ik

 

[jkpieterse]

PowerQuery is een tool om gegevens te manipuleren: importeren, filteren, opschonen, herstructureren. Daarna kan je met het resultaat bijvoorbeeld een draaitabel maken. Als je het resultaat van de query in het gegevensmodel laat opnemen en vervolgens zo'n draaitabel op het gegevensmodel baseert, dan kan je in je draaitabel gegevens combineren uit meerdere tabellen.

 

[peter59]

Yep, en tekst samenvoegen, splitsen berekeningen enz.
Dan hoef je geen formule =TEKST.SAMENVOEGEN(......voor in je invullijst te zetten.
Dit voorkomt fouten en/of wissen van deze formule en het bestand wordt niet zo traag.
Daar wilde je toch vanaf?

Welke gegevens wil je samenvoegen?

 

[edmoor]

Of je gebruikt bijvoorbeeld: =A1 & B1 & C1

 

[ExcelNerd92]

Yep, en tekst samenvoegen, splitsen berekeningen enz.
Dan hoef je geen formule =TEKST.SAMENVOEGEN(......voor in je invullijst te zetten.
Dit voorkomt fouten en/of wissen van deze formule en het bestand wordt niet zo traag.
Daar wilde je toch vanaf?

Welke gegevens wil je samenvoegen?

Het tabblad "Laden" in combinatie met Power Query werkt erg soepel en snel dus dat is echt top! Alleen door het veld "Schip" en "Tijd" in een rij te stoppen wordt de tabel veel te lang en raken de planners het overzicht kwijt. Ze kunnen dan niet in één oog opslag de bezetting zien.

Het zou perfect werken met Power Query als de scheepsnaam zichtbaar zou zijn in de tabel in het gebied "Waarden".
Eventueel zoals in mijn voorbeeld in combinatie met een tijd voor de scheepsnaam. Dan wordt het aantal rijen enorm beperkt.
Ik had gevonden dat je door de formule =concatenatex() / =tekst.samenvoegenx() te gebruiken in een berekend veld van de DT welk tekst kon krijgen in de draaitabel. Helaas heb ik het idee dat ik deze formules niet heb.

Om deze inhoud te bekijken, hebben we jouw toestemming nodig om cookies van derden te gebruiken.
Voor meer gedetailleerde informatie, zie onze cookiespagina.

Accepteer cookies van derden

 

[snb]

In iedere draaitabel kun je tijd en datumvwaarden groeperen tot dagen, maanden,kwartalen, jaren.
Toon je voorbeeld hoe het is, toon je voorbeeld hoe je het wil.