Factureren met Access en Exel

[Pr0xQuist]

Beste lui,

Ik heb een vraagje...Ik wil mijn bestanden die ik in de database heb ingevult. (Bijv. Naam, Achternaam, Adres etc.) koppelen aan een factuur in Exel.

Dus als ik in exel ID 20 selecteer, dat ie dan de naam en al de andere gegevens achter de juist cellen.

Bijvoorbeeld:

Naam - Lege cel - Hier komt dan automatisch de naam
Adres - Lege cel - Dan kom hier automatisch het adres....

En ga zo maar door...

Ik hoop dat ik een beetje duidelijk ben, en zou graag wat hulp krijgen, of een template waar ik het uit kan lezen.

Mvg,

Pr0xQuist

 

[OctaFish]

Hoe wil je de gegevens gebruiken in Excel?

Als je een factuur wilt maken op basis van gegevens in Access, zou ik eerder de factuur in Access maken, omdat je dan alle opmaak faciliteiten van Access kunt gebruiken. Excel is toch veel meer een rekenprogramma dan iets om facturen mee te maken, vind ik omdat je de pagina-instellingen veel minder goed kunt regelen. Ook in Access kun je alle noodzakelijke berekeningen maken, en totaliseren.

Om op de vraag terug te komen: je kunt een Databasequery maken in Excel, die je koppelt aan een query of tabel in Access, waarmee je de gegevens in een apart werkblad kunt opvragen. Omdat je hierbij een vaste layout binnenhaalt, kun je op je factuur naar de cellen van de database verwijzen, en ze op de juiste plek terug laten komen.
Overigens heb je dan nog wel het probleem van factuurregels, die, neem ik aan, variabel zijn. Je moet dus op de één of andere manier zien te controleren hoeveel rijen regels je krijgt, en waar je de andere info voor je factuur laat.
Tevens moet je dus in Access regelen dat er één factuur wordt aangeleverd, wat je overigens ook wel in de databasequery kunt filteren.

Nogmaals: ik maak mijn facturen altijd in Access, omdat ik dat persoonlijk een heel stuk makkelijker vind. Misschien moet je dat eerst eens proberen!

 

[Pr0xQuist]

Bedankt voor je antwoord. Heb je misschien een coorbeeld database voor me weet niet goed te beginnen. Zou ik erg waarderen.

Groetjes

 

[OctaFish]

Via een ander forum, waar ik maar mij gelijk maar heb aangemeld, kwam dit voorbeeldje boven duiken.
Ziet er erg fraai uit...

 

[OctaFish]

Nog maar een linkje naar een gratis db:

Mijn Office

 

[Geertje26]

Hallo,

Ik ben zelf ook bezig om te factureren via access maar kan dit bovenstaande bestand niet openen wij hebben office 2003. Enig idee hoe ik aan een voorbeeld van factureren via access kan komen?

groet Geertje 26

 

[OctaFish]

Het programma van Mijn Office doet het op zich wel, maar de bestanden staan waarschijnlijk niet goed gekoppeld. Open de db met de <Shift> toets ingedrukt, en kies dan <Extra>, <Database hulpprogramma's>, <Koppelingsbeheer> en zoek het bestand <DiGiD.mde> op. Hierin staan de tabellen. Als alles gekoppeld is, werkt de db.
Het andere voorbeeld zou ik overigens niet meer gebruiken; ik ben het enthousiasme daarover nu wel kwijt

 

[Geertje26]

dank je,

Het is gelukt maar even het volgende wij hebben nu natuurlijk al een database van onze uren het is zo dat hier een kostprijskaart in zit alleen tot op heden printen wij dit in access en dan maken wij de factuur in word.

Kan ik de facturen rechtstreeks in het bestaande database krijgen??

 

[OctaFish]

Je kunt wel gegevens importeren, maar het voorbeeld zit goed dichtgespijkerd, dus ik denk niet dat je daar veel aan kunt wijzigen. Je zult het dus moeten doen met de velden die al in de tabellen staan.

 

[Geertje26]

hallo,

Het bestand van mijn office is veel te uitgebreid voor ons kantoor.

Wij missen nu alleen nog in onze database het rapport facuur alle bedragen en factuurnummer en relaties zit allemaal al in de database.

Maar als ik een rapport maak wil ik dat alle facturen bewaard worden en ingezien kunnen worden bij relaties gesorteerd onder factuurnummer. En aangezien er een aantal standaard werkzaamhedenregels (tekst) zijn moet dit in het factuur komen te staan maar dit krijg ik niet voorelkaar tot nu toe staat dan alle gewerkte uren op het factuur.

Hoop dat je zo snapt wat ik bedoel.

Groet

 

[OctaFish]

Ik snap dat je 'm te uitgebreid vind; dat is-tie ook wel En je kunt er niks in aanpassen, ook niet echt jofel. Maar wat je wilt is niet zo heel lastig, er vanuit gaande dat je de tabellen en koppelingen al hebt. Met de wizard Rapporten kun je denk ik wel een begin maken met je factuur; weliswaar is de layout van de standaardrapporten gruwelijk, je kunt ze wel aanpassen. En het geeft wel een goed beeld van wat er mogelijk is.
Als je al facturen hebt in Word of Excel of zo, kun je die wel als basis gebruiken voor je layout, scheelt weer denkwerk...

 

[Geertje26]

Hallo,

Klopt maar ik krijg bij het tabel (kostprijskaart) wat ik kies in rapport voor de gegevens dan alle kosten en omschrijving te zien die nog niet gefactureerd zijn.

Terwijl ik dit niet moet alleen het totaal bedrag moet zichtbaar zijn zodat ik zelf een keuze kan maken met tekst of een willekeurige tekst kan invoeren op het factuur dit lukt mij niet.

groetjes en bedankt dat je zo snel reageerd. Superrrrr

 

[OctaFish]

Zonder voorbeeldje kan ik moeilijk specifiek ingaan op jouw probleem. Zowiezo zitten we in een vraag van iemand anders, dus lijkt het mij handiger als je een eigen topic begint. Is wel zo beleefd

 

[Geertje26]

Oke dank je,
Heb trouwens iets gevonden wat super aansluit bij ons zal hier even een nieuwe vraag voor openen.

Groet