Factuur maken in Access

[Boeije]

Goedemiddag,

Ik ben nieuw op dit forum en heb een dringende vraag.

Ik moet voor een deeltijdstudie opdracht een rapport maken welke als uitvoer een factuur heeft. De data base bestaat uit 3 tabellen en een koppeltabel.

tabel 1: Gegevens met ingeschreven woningzoekenden
tabel 2: Gegevens van Verhuurders
tabel 3: Gegevens van woningen
tabel 4: Koppeltabel om huurders aan woningen te koppelen

De relaties zijn gelegd, nu moet het rapport worden gemaakt. Ik wil een selectie kunnen maken uit huurder/woningzoekenden ID's uit tabel 4, die vervolgens uit tabel 1 de adresgegevens als kop op de factuur zet. Dan moet daaraan de inhoud van de factuur worden gekoppeld (woning ID uit tabel 4, met gegevens uit tabel 3 zoals adres en prijs).

Ik hoop dat iemand me hierbij kan helpen, wanneer dit vanavond niet wordt afgerond mag ik morgen niet starten om af te studeren...

Alvast bedankt voor jullie hulp!

Groet Joris

 

[CaptainBri]

Hoi Joris,

Zou je een voorbeelddatabase kunnen laten zien (evt. uploaden) en hierbij een plaatje maken van de gewenste uitkomst van het rapport? Het is me nu niet helemaal duidelijk wat je precies wilt.

 

[OctaFish]

Allereerst natuurlijk welkom op het forum! Je vraag is nog niet helemaal duidelijk; ik mis bijvoorbeeld in je db een formulier waarop je de factuur selectie maakt. Ik vermoed dan ook dat je die niet hebt, en die heb je dus wèl nodig. In een rapport kun je geen keuzelijsten gebruiken om woningen of personen te selecteren, dat gaat middels een formulier. Vervolgens open je dan vanuit dit formulier het rapport met een filter op basis van de gemaakte keuze.

 

[Boeije]

Bekijk bijlage DSH_25-11-2012_02.zip

Ik hoop dat dit voldoende is, de factuur moet als kopgegevens de NAW gegevens van de klant hebben (komt in een vensterenveloppe zal ik maar zeggen), daaronder als detail de gehuurde woning met gegevens incl. prijs. Daaronder de totaalprijs, dat moet voldoende zijn.

 

[Boeije]

Hoi Michel,

Bedankt voor je reactie (had overigens net de verkeerde database toegevoegd, nu staat de laatste versie erin).

Hoe kan ik snel zo'n formulier opbouwen om van daaruit het rapport te draaien?

Alvast bedankt voor je reactie!

Gr. Joris

 

[OctaFish]

Eigenlijk simpel, want je kunt daar een niet-gebonden formulier voor maken. Of, als je het formulier gelijk wilt gebruiken om contacten in te voeren/muteren dan maak je hem op basis van de tabel [Toewijzing Woning]. In ieder geval heb je een keuzelijst nodig om de huurders te selecteren, en één om het contract te selecteren. Die laatste keuzelijst zou je dan logischerwijze baseren de contracten die bij een huurder horen; het heeft niet veel zin om een factuur te maken voor een woning die niet gehuurd wordt

 

[Boeije]

Is het dan misschien ook mogelijk om alles aan elkaar te koppelen? Zodat ik enkel het contractnummer hoef te selecteren en de rest daarmee wordt gevuld? Als het goed is zijn de relaties daarvoor goed aangebracht.

 

[OctaFish]

Ik vind de relatie tussen [Huurders] en [Toewijzing woning] niet OK, maar die is geen belemmering voor een keuzelijst op basis van contractnummer. Weet je het contractID, dan weet je namelijk ook welke woning en welke huurder. Werk je voor een corporatie die hoofdzakelijk studenten huisvest, zoals ik 5 jaar gedaan heb, dan wisselen huurders nogal regelmatig van woning, en dan heb je dus per huurder meerdere contracten. In dat geval is een keuze op basis van huurder makkelijker.

 

[Boeije]

Wanneer ik nu een formulier maak voor de tabel toewijzing, dan lijkt het erop dat ik iets heb gemaakt om nieuwe contracten toe te voegen. Ook lukt het niet om een rapport te maken op basis van een formulier. Of kan ik op de een of andere manier een rapport IN een formulier maken?

 

[OctaFish]

Nee, dat kan niet. Als je een rapport hebt dat op dezelfde gegevensbron is gebaseerd als het formulier (of andersom natuurlijk) dan is het vrij simpel om (met de wizard)op het formulier een knop te maken waarmee je het rapport opent, met als filter het actieve record van het formulier. En dat is de gebruikelijke techniek.
Je formulier kun je openen in Toevoegmodus, waarbij je nieuwe contracten invoert, of je kunt er de bestaande records mee bekijken. In het laatste geval zie je dus een record dat je kunt overnemen in je rapport.

 

[Boeije]

Ik heb mijn best gedaan, het is niet 100% gelukt... maar het is ingeleverd en nu hopen op een voldoende of coulance voor een erg druk bezette deeltijdstudent :thumb:

Bedankt voor de hulp Michel!