Forecast met uren verdeling

[Francis80]

Hallo,

ik ben samen met een collega aan het kijken om onze planning en forecast te koppelen. Hier zijn wel al vrij ver mee, maar de forecast lukt nog niet helemaal hoe het zou moeten.

Wat we dus eigenlijk willen is het volgende. Kolom H en I bevatten de start- en einddatum. G geeft aan of iets order is. In J staat ons uren budget en in M geven we aan hoeveel er nog van dat budget over is. M wordt dus wekelijks aangepast. De huidige forecast is gebaseerd op het aantal uur wat we delen door het aantal weken en die verdelen we dan over de weken. Per week wordt de data dus voor bepaalde weken overschreven. Wat de wens echter vanuit het bedrijf is, is om dit meer automatisch te laten verlopen. Daarom zijn er wat kolommen toegevoegd en formules door een collega gedaan. Dit zit ook in de bijlage.

De bedoeling is dat in kolom M het overgebleven aantal uren staan. Dat getal is dus kolom J minus reeds gewerkte uren vooraf aan de huidige week. In kolom n o en p zetten we elke week de 3wekelijkse planning neer. Zodra iets order is moeten de waardes van kolom n o en p in de juiste kolommen vanaf q geschreven worden. Het restant wat er dan overblijft moet verder verdeeld worden over de kolommen die we volgens de start en eind datum nog zullen gebruiken. In principe zit die formule erin. Maar als ze eerder starten dan volgens planning zou moeten dan worden die uren niet meegenomen in de som. Zie blauwe vakjes. Aangezien die datums uit een ander bestand worden getrokken is het ook niet zo simpel te noemen als datum aanpassen.
Dan zie je verder bij geel dat hij die verdeling doet over de weken waarin het project loopt. Die 1/3 zou niet meer meegenomen moeten worden. Alleen vanaf 29/03 zouden er uren moeten komen. Want in het To Go stuk zitten de uren van week 9 al verwerkt. Daardoor kloppen ook gelijk de aantallen die na 29/03 lopen niet goed. Dat zou hoger moeten zijn.
Wellicht hebben wij het veel te moeilijk gemaakt of willen we iets wat niet kan, maar heeft iemand toevallig nog een tip om probleem geel en blauw op te lossen.

 

[cow18]

eigenlijk wil je de uren voor de huidige week en de huidige week + de 2 volgende niet meer vastleggen met een formule, maar als vaste waarde wegschrijven, want aan die valt er niets meer te tornen.
De resterende uren moeten dan maar verdeeld worden volgens het aantal werkdagen (ook rekening houdend met de (belgische) feestdagen)
Kolom Q sommeert nu alle uren en als er een afwijking is met de budgeturen kleurt die voorwaardelijk.

 

[cow18]

ik kon het niet nalaten nog een kleine correctie te doen, zodat, als je niets invult in de 1e 3 weken (kolommen N) die weken toch uren toebedeeld krijgen.
En aangezien het toch om een planningstool gaat, dan zou er later ook nog de optie kunnen bestaan om bepaalde weken al een vast aantal uren te pinnen.

 

[Francis80]

Wat ik nu mis is dat hij de opgegeven uren in de kolommen ook schrijft in de corresponderende kolommen verderop in de file. Deze kolommen worden elke week opnieuw ingevuld. Dat betekent dat week 1, 2 en 3 de verdeling 10 - 50 - 100 kan zijn, maar de week er na kunnen week 2, 3 daarvan afwijken en wordt dus extra week 4 ingevuld. We kijken alleen vooruit en niet naar het verleden. Vandaar die to go. Die neemt dan uiteindelijk de werkelijke uren van de week ervoor mee.
Nu zie ik die werkelijk geplande uren niet en die gebruiken we juist voor onze personeelsplanning en de bezettingsgrafiek. Als we zien dat we 1200 uur moeten maken, maar we hebben maar 1000 uur aan personeel beschikbaar personeel dan moeten we extra mensen inhuren of projecten opschuiven. En we moeten ook rekening houden met quotes die order kunnen worden.
Die optie zat in mijn versie wel ingebouwd maar dan gaat het soms in de verdeling erna wat fout.
Indien kolommen van K en daarna niet handig zijn dan is er ook de ruimte om dit anders te doen. De kolommen voor K zijn vast en daar kan niet mee gespeeld worden.

 

[cow18]

een kleine aanpassing ivm. order en ééntje om de kolom M te berekenen.
De kolommen vanaf R tot de huidige week worden niet aangepast, want die zijn in principe in het verleden, dus vast.
Als je dan de huidige week en de 2 volgende als 10-50-100 invult, dan blijven er van het "to go" nog "to go"-160 over en die worden niet zoals "average load" verdeeld maar volgens het effectief aantal werkdagen per week tot het einde van je productie (dus rekening houdend met belgische feestdagen).
Dat lijkt me de logische planning.
Pas vanaf hier kan je dus pas beginnen kijken naar extra mensen of verschuivingen. Dat zat toch ook nog niet in je formules.

Ik vraag me enkel af hoe je het gaat doen om de inplanning van de volgende week te doen.