HELP: Formulier in access

[Emelie]

Hey allemaal,

na al mijn vraagjes over excel mag ik mij nu voor mijn baas verdiepen in access, en spijtig genoeg weet ik daar evenveel over nada!

Mijn eerste probleem is dat ik in mijn formulier een achtergrond wil maken. Ik had dus het logo (dat bestaat uit een brede gekleurde band van zo'n 3 cm die over heel de linkerlengte van een A4 blad loopt). Ik had dit logo eerst op een wordfile geplaatst en uitgerekt over de volledige lengte. Vervolgens wil ik dit bestand als achtergrond in mijn access formulier (wat ook nog lukte).

Maar het probleem is nu: zowel mijn achtergrond als mijn labels enzo die ik aanbreng op het formulier verspringen telkens als ik het bekijk in design view of print preview. Dus op het Design view staat alles goed, maar kijk ik op print preview is alles enkele cm verschoven.

Iemand enig idee?

Weet iemand ook hoe ik het formulier in bladzijden onderverdeel. Dit kan ik nog wel maar als ik het wil afprinten is het onmogelijk om dit recto verso te doen, daar de PC mijn formulier altijd maar als 1 bladzijde beschouwt.

Alvast hartelijk dank en dikke kusjes aan iedereen!!!

Emelie

 

[OctaFish]

Hallo Emilie:
Om maar gelijk met het slechte nieuws te beginnen: je kunt een formulier wel afdrukken, maar daar zijn ze eigenlijk niet voor bedoeld. En ik raad het ook ten sterktste af, ook al omdat je vrij snel door je inkt en toner heen zult zijn....
Formulieren zijn er om gegevens te controleren, te wijzigen en toe te voegen. Ze vervangen a.h.w. de tabellen. Dus i.p.v. gegevens in een tabel in te voeren, doe je dat via het formulier. Het formulier ligt dus eigenlijk boven op de tabel of query.

Wil je de gegevens afdrukken, dan gebruik je daarvoor een Rapport. Hierin kun je alle opmaak toeters en bellen gebruiken die je wilt, en je kunt ze ook veel beter positioneren. Je maakt, net als in Word, gebruik van een bladspiegel en marges, en papierformaten.
Ook kun je in een rapport groeperingsniveau's aanbrengen, zodat je de gegevens heel mooi kunt ordenen.

Conclusie is dus: formulieren niet afdrukken!

 

[Emelie]

Hey Octafish,

dank je voor het antwoord ... weer al heel wat bijgeleerd!

Is het wel mogelijk een formulier via mail naar iemand op te sturen of is het ook beter als rapport?

En dan nog een extra vraagje:
ik weet al dat een formulier gekoppeld is aan een databank. En de bedoeling is in ons bedrijf dat we een soort blanco formulier of rapport -dit zal afhangen van wat jij nu antwoordt - naar mensen opsturen zodat zij het kunnen invullen en terug naar ons opsturen en wij dit vervolgens in onze databank kunnen plaatsen.

Het probleem is echter dat aangezien formulier/rapport en databank gekoppeld zijn, er altijd al gegevens instaan van een persoon (en dit is niet de bedoeling). Is het mogelijk een blanco te maken en hoe moet ik dit dan doen? Gewoon een blanco lijn laten in mijn databank ofzo??? En indien ja, door al mijn gegevens in de databank in rij te laten zakken, geeft dit dan geen problemen? Ik bedoel staan alle gegevens in de databank dan nog bij de juiste personen?

Alvast heel fel bedankt en een dikke kus voor me te willen helpen :love:

 

[OctaFish]

Ik durf je bijna niet te teleurstellen, maar ik vrees, dat ik toch een poging ga wagen...
Ja, je kunt (een record uit) een formulier verzenden met email. Dat wel. Maar, als je geen HTML sjabloon hebt gemaakt voor het formulier, dan krijg je een vrij kaal docje opgestuurd, dat er totaal niet uitziet als de zo zorgvuldig gecomponeerde formulieren die je na een weekje hard werken hebt gemaakt

Natuurlijk kun je er een rapport van maken, en dat mailen; dat ziet er vaak al wat beter uit. Persoonlijk mail ik tegenwoordig mijn rapporten als Snapshot, want dan ziet de mail er 100% gelijk aan het rapport uit. Maar dan moet de ontvanger de snapshot wel kunnen bekijken, en dan kan inhouden dat er een viewer moet worden gedownload. Niet heel erg vriendelijk.
Dan heb je nog de optie om te printen naar PDF, en het pdf-je te mailen. Ook een hoop werk, eigenlijk!

En dan blijkt verderop in het verhaal, dat je eigenlijk helemaal geen formulier of rapport wilt versturen... Je wilt juist gegevens ontvangen! En daarvoor wil je de mensen een leeg formulier of rapport opsturen, zodat ze daar (met pen neem ik aan) gegevens op kunnen invullen, die terugsturen, en door jou en je collega's laten overtypen.

Laat ik voorop stellen, dat het wel enigszins mogelijk is om een rapport te maken dat je daarvoor zou kunnen gebruiken. Het is een oneigenlijk gebruik van een rapport, omdat je juist je gegevens wilt tonen in je rapport, en niet het ontbreken ervan...
De methode bestaat er uit, dat je, bijvoorbeeld in Word, een formulier maakt met lege vakken, waar je de lege invulvakken op maakt m.b.v. tekstvakken of zo.
Vervolgens scan je dat document in. Daarna gebruik je de scan in je rapport als achtergrond-afbeelding.
Nu heb je een rapport dat er exact hetzelfde uitziet als je beginformulier. Door de velden die je straks wilt weergeven nu op exact de goede plek op het rapport te plaatsen, kun je straks met afdrukken van je rapport dus rapporten afdrukken die gemaakt lijken te zijn op het basisformulier.
Door dit rapport af te drukken vanuit een lege gegevensbron, door er bijvoorbeeld een query achter te hangen zonder records, kun je een leeg rapport afdrukken, met dus de lege tekstvakken.

Zoals gezegd, deze methode is niet overdreven makkelijk, en zou ik zelf niet aanraden. Mocht iemand een beter idee hebben hiervoor, dan houd ik mij ook graag aanbevolen!

Ik wil het verhaal niet sluiten zonder je toch een oplossing te willen geven... En wel één, waar iedereen heel blij van kan worden Hoe doe je dat? Door de mensen waar je antwoord van wilt ontvangen (bijvoorbeeld) een Outlook e-mailformulier te sturen! Op zo'n, niet zo heel moeilijk te maken formulier, kun je een layout maken die redelijk overeenkomt met je invulformulier. Op het formulier zet je tekstvakken, losse tekst en wat al niet meer. Als laatste zorg je ervoor, dat de gegevens van het formulier worden opgeslagen/gemaild in een bestand dat je vervolgens eenvoudig kunt importeren in je database.
Hiermee sla je twee vliegen in één klap: je hebt een leeg formulier dat digitaal door de ontvanger kan worden ingevuld. Die vind dat vast een stuk plezieriger dan een lekkende pen Vervolgens krijg jij een digitaal bestand binnen, waar je dus niks aan hoeft over te typen: dus geen typfouten, en de gegevens zijn exact gelijk aan wat de verzender heeft ingetypt. Hiermee bereik je dus snelheidwinst, en een hogere accuratesse, want je verkleint de kans op typfouten.

Vervolgens gebruik je de formulieren om gegevens te wijzigen/bekijken, en je rapporten om de gegevens te presenteren.
Wat dacht je daarvan?

 

[Emelie]

amaai Octafish zo een uitleg Voor een leek als mij klinkt het nog altijd heel complex.

Maar ik denk dat ik een foutje heb gemaakt in mijn uitleg

We hebben hier een databank -die ik niet heb gemaakt dus ik ben er totaal niet vertrouwd mee- en enerzijds willen wij IETS (rapport, formulier ... zeg maar wat jij denkt dat het best is) afdrukken met gegevens van een bepaalde klant in. Vervolgens gaan onze chauffeurs met dit formulier/rapport ... naar de klant die het ondertekent ter goedkeuring.

Anderzijds willen wij een rapport, formulier ... soms ingevuld met gegevens van de klant ... soms blanco bij nieuwe klanten opsturen via mail die zij naleven. En indien onjuistheden ze deze via mail melden aan ons of via brief... zoals de klant het liefst wil doen.

Maar mijn baas wil dat alles hierboven verwezenlijkt wordt met access dus hoe graag ik jouw oplossing ook wil PROBEREN doen (want nogmaals ... ik ben een dikke nul als het op pc's aankomt) moet het dus toch met access gebeuren.

Zou je zo lief willen zijn nog eens een poging te wagen aan een oplossing?

Heel fel bedankt en dikke kusjes voor al jouw tijd die je in me steekt om me te helpen :love:

 

[Emelie]

PS: kan ik de formulieren/rapporten afdrukken in kleur? Want momenteel heb ik al eens iets op proef afgedrukt en het is altijd zwart wit?

De instellingen van de printer staan nochtans op kleur ingesteld

:love: Emelie

 

[OctaFish]

Zullen we maar met het laatste probleem(pje) beginnen?
Een rapport gebruikt en onthoud normaal gesproken zijn afdrukinstellingen redelijk goed. Afhankelijk van hoe je een printer instelt, zal hij standaard in kleur, of in zwart-wit afdrukken. Zo te zien is de standaardinstelling bij de printer die je nu gebruikt dus zw.
Je moet dus bij een rapport eerst een afdrukvoorbeeld op het scherm zetten, en vervolgens naar het menu <Afdrukken> om de instelling te veranderen in <Kleur>. Dan een afdrukje maken, en het rapport bewaren. De volgende keer zou hij dan weer netjes in kleur moeten afdrukken.
Als dat bij jullie niet zo werkt, dan kan dat te maken hebben met netwerk instellingen, en wordt het een heel ander verhaal. Je zult dan de printer via VBA moeten gaan aansturen, en dat is niet eenvoudig, omdat je niet alle instellingen zomaar kunt veranderen, en elke printer weer anders is, en op een andere manier moet worden geprogrammeerd. Ik kan dat zelf al nauwelijks, laat staan een beginner

Ik begrijp uit je vorige verhaal, dat de papierloze werkomgeving bij jullie nog wel een tijdje op zich zal laten wachten.... Er moet dus nog steeds met formulieren gewerkt worden, en bij voorkeur vanuit Access. Tja.... Het maken van vrachtlijsten is op zich niet zo'n probleem, als je aflevergegevens hebt. Die staan namelijk in je tabel. Een vrachtbon is dus gebaseerd op een tabel Bestellingen (neem ik aan) dus die gegevens staan ook in het rapport.

Voor een blank rapport verwijs ik toch weer naar mijn vorige verhaal, waar een trucje staat beschreven. (je weet wel: word document, inscannen etc.)
Wat je ook kunt doen, als je toch de klantgegevens op het rapport wilt afdrukken, maar de rest leeg wilt laten, is een rapport baseren op de klantgegevens, en in de Detailsectie van het rapport (daar waar de wisselende gegevens komen te staan) het lettertype de kleur Wit geven. Dan staan daar weliswaar gegevens op in het rapport, maar ze worden niet afgedrukt. Ook kun je de kleur laten staan, en alles in de Detailsectie de eigenschap >Zichtbaar> op <Nee> zetten, dan worden ze ook niet afgedrukt.

Nogmaals: als je wilt dat op je rapport op bepaalde specifieke plaatsen vakjes komen waar mensen iets in moeten vullen, dan raad ik je aan om daarvoor een gescand voorbeeld te maken. Maar de bovengenoemde techniek werkt ook, maar is wat meer werk.
Je moet namelijk alle vakken die op het rapport moeten komen, van tevoren aanmaken in de Detailsectie. Met een beetje stoeien kom je er denk ik wel uit; je ziet gauw genoeg wat er allemaal gebeurt als je elementen in een rapport zet!
Als je hulp nodig hebt, is het misschien wel handig om een test-versie te posten. Dat is een kopie van je db, maar dan zonder de bestaande gegevens. Een paar dummy records is genoeg voor ons om mee te stoeien!

 

[Emelie]

heyhey allemaal,

ik ben op de goede weg ...

Octafish ik heb het gevonden hoe ik het moet doen als access rapport. Mijn enige vraag die ik nog heb is de volgende:

in mijn rapport design view staan alle labels ed onder 'detail' dus niets in de header ofzo. Als ik dan een print preview doe heb ik 4 blz. Blz 1 en blz 3 zijn de 2 pagina's van mijn 'detail', maar blz 2 en 4 zijn 2 blanco pagina (met uitzondering van mijn achtergrond die ik ingesteld heb).

Enig idee hoe ik die kan verwijderen?

Volgens mij is dit misschien omdat de pagina te breed is maar aangezien het blanco pagina's zijn, versta ik niet dat hij 2 pagina's neemt per pagina.

Oke dit is mss wat onduidelijk ik probeer opnieuw :

een beetje zoals in excell, wanneer je veel tabellen hebt print hij meerdere pagina's af... bvb pagina 1 met tabel A tem F en dan pagina 2 van G tot ... enzovoort. Dit is wat volgens mij ook in access gebeurt, want als ik 1 van mijn textboxen uitrek en ik kijk terug naar print preview zie ik dat idd een deel van die box op die 2de "blanco" pagina staat. Maar aangezien mijn layout nergens te groot is, versta ik niet waarom ik 2 blanco pagina's krijg bij mijn print preview?

HELP aub

Alvast drie dikke kusjes voor al de moeite en tijd!!! :love:

 

[OctaFish]

Zeg maar waar ik ze kan komen ophalen

Als je een rapport maakt, zijn er twee instellingen die je in de gaten moet houden:
1. De Pagina-instelling. Hier bepaal je het papierformaat, de afdrukstand en de Marges.
2. De Bladspiegel. Dit is het werkbare deel van je rapport. De bladspiegel bereken je door de Marges bij elkaar op te tellen, en af te trekken van de Paginabreedte.

Voorbeeldje: (zie plaatje) ik heb een rapport, op A4-Staand. De marges voor het rapport zijn Links=2, Rechts=2. Totaal dus 4 cm. Een A4 is 21cm breed, dus ik heb aan bladspiegel: 21cm-4cm=17cm. Maak ik mijn rapport dus 17,2cm, dan krijg ik bij elke pagina een witte extra.

 

[Emelie]

heyhey,

momenteel is alles wat ik wou verwezenlijken gelukt!

Dus heel erg bedankt Octafish en drie dikke kusjes voor al je hulp :love: