Hoe hou ik deze database overzichtelijk?

[Weazl]

Beste Lezer,

Ik heb een excel die mega onoverzichtelijk wordt en ik moet dit gaan aanpassen.
Nu gaf iemand mij de tip om deze op te bouwen binnen een database. (mij eigenlijk onbekend) Als ik zo naar mijn format kijk lijkt deze wederom op mijn excel. Ik maak dus blijkbaar elke keer een denkfout waardoor het onoverzichtelijk wordt. Ik zou graag tips willen hoe ik hem kan op bouwen zodat deze overzichtelijk blijft.

Het probleem:
Ik maak in opdracht veel spullen. Dit heb ik gearchiveerd zodat ik het altijd kan reproduceren. Daarnaast noteer ik alle onderdelen qua leverancier, kosten, gewicht etc etc, om sneller een product te maken of een prijsberekening te maken. Dit altijd binnen excel maar deze heeft nu zoveel tabbladen en hyperlinks dat het super onduidelijk is.

Bijgevoegd is een format (het product is even als voorbeeld legohuisje en de onderdelen zij uiteraard lego-steentjes.). Hierin heb ik 5 tabellen opgesteld met alle info die ik opsla en nodig heb.
Wat moet het gaan doen?
• Ik wil alle info kunnen bekijken indien nodig, dat kan gewoon vanuit de tabel, dus dat is al geregeld.
• Ik wil een product snel kunnen opvragen, met daar heel overzichtelijk in, materiaalkosten, montagetijd/kosten en verzendkosten. (graag tips om het overzichtelijk te houden)
• Maar het belangrijkste::…. ik wil via een snelle invoer een onderdelenlijst gegenereerd krijgen van een geselecteerd eindproduct. Hierin moet dan een onderdelenlijst getoond worden met alle onderdelen incl hun kenmerken als type, afmeting, aantal, leverancier etc etc.

Maar daar zit nu even het probleem, hoe bouw ik deze nu op zodat dit overzichtelijk blijft? Ik maak hierin een denkfout of ordeningsfout.

Qua eindproducten moet je denken aan over de 1500 varia’s en een 350 verschillende onderdelen
Het format geeft vast wat duidelijkheid, maar graag tips hoe ik het overzicht behoud. Anders kan ik net zo goed me excel behouden.

Alvast Dank.

 

[OctaFish]

Ik wil alle info kunnen bekijken indien nodig, dat kan gewoon vanuit de tabel, dus dat is al geregeld.

Eén van je denkfouten . Tabellen zijn de basis van een database, en, net als een auto niet zonder onderdelen kan, onmisbaar. Maar net als bij een auto, waar je in gaat zitten en vervolgens mee wegrijdt, hoef je niet te weten waar alle onderdelen zitten. Bij een database werk je, kortom, vanuit formulieren en rapporten. De onderliggende tabellen hoef je, als je het goed opzet, zelden in te kijken.

Wat ik mis in je db, is de koppelingen tussen de tabellen. Sowieso mis ik een hoop tabellen, tenzij ik het verkeerd zie natuurlijk, en zitten er velden in tabellen die daar niet in thuis horen. Bij dat laatste moet je dan denken aan velden als [Ond_Prijs_Ext_EXLBTW], [Ond_Prijs_EXt_INCLBTW] en [Ond_Prijs_Int_EXLBTW]. Er vanuit gaande dat jij, net als de rest van Nederland, met 2 vaste BTW tarieven (max) werkt, zet je maar één prijsveld in een tabel. De BTW bereken je dan met een query.

Om op het eerste terug te komen: als je een Product definieert, en dat product wordt opgebouwd uit een aantal Onderdelen, dan heb je een aparte tabel nodig waarin je de benodigde onderdelen per product vastlegt. In die tabel geef je dan aan welk product (ProductID), welk onderdeel (OnderdeelID), hoeveel stuks van het onderdeel ([Aantal]), eventueel de locatie in het product als dat belangrijk is, etc. Je scheidt dus gegevensgroepen die je allemaal apart in een tabel zet. Jij hebt nu, voor zover ik kan zien, alleen de stamtabellen gemaakt. Dat zijn dus de tabellen met de brongegevens die je gebruikt.

Qua inrichting, als de tabellenstructuur in orde is, maak je dan een hoofdformulier (op basis van Product) en daar zet je dan een subformulier op (die aan de tabel [ProductRegels] hangt) waarin je met keuzelijsten de onderdelen selecteert. En op die manier bouw je een product dus op. Uiteindelijk gebruik je dezelfde constructie om een product met onderdelenlijst af te drukken (rapport).

 

[Weazl]

Beste OctaFish

Dank voor je reactie. Ik was niet in de mogelijkheid om te reageren door werk.
Uiteraard werk ik binnen NL met 2 belastingstarieven.
met je tips ga ik aan de slag. Heb ook naar andere tips en databases van je gekeken en dit gaf ook al meer helderheid.

ik ga er mee aan de slag

dank

 

[OctaFish]

Veel succes er mee! En we zien je vragen (die zullen vast komen ) met genoegen komen .

 

[Weazl]

Beste leden,

ik wou weer reageren op deze post, met weer een vraagstelling en daarbij de database bijvoegen maar gezipt is deze 135kb terwijl 100kb is toegestaan. Hoe kan ik een groter betand uploaden want zonder de database tezien >>> zal niemand mijn vraag kunnen begrijpen.

 

[OctaFish]

Je kunt, dat is het simpelst, de extensie van db of zip bestand veranderen naar .xlsb, dan mag het bestand 1Mb zijn. Wij veranderen de extensie dan wel weer terug. Ben benieuwd naar zowel vraag als db . Als het een compleet andere vraag is, kun je beter een nieuwe aanmaken, veel lezers kijken naar het onderwerp om te zien of een vraag interessant is of niet. Bovendien voorkom je dan ellenlange draadjes waar je uren doorheen moet bladeren .

 

[Weazl]

Beste OctaFish, (en andere)

Dank voor de snelle reactie.
Er is even wat tijd overheen gegaan omdat ik gewoon TE druk ben..... helaas.
Aan je eerste bericht had ik al wel veel. Ik begreep het niet maar ben je punten gaan opzoeken en het heeft me verder geholpen.
Graag zou ik willen vragen of je (of andere forumgangers) er nog is naar wil kijken en weer wat tips kan geven zodat ik weer verder kan want ik loop vast. Is de database nu goed weggezet? Blijft dit werkbaar/overzichtelijk?
Daarnaast maak ik een relatiefout. Ik heb nu relaties gemaakt maar blijkbaar maak ik een fout in de relatie. blijkbaar werkt een 1 op 1 relatie niet. Ik kan niks in me tabellen invullen en rapporten vragen nu ook om een Onderdeel ID terwijl ik ze alleen geselecteerd wil hebben op een product_SKU. Wat doe ik hierin mis?? kan je me weer tips geven zodat ik weer gericht me info kan opzoeken en verder kan bouwen?

Alsvast wel een uitleg over 2 tabellen> onderdeel T en montageT hebben beide in de tabel formaat, lengte, diameter etc etc. Dit is bewust dubbel opgenomen, met wel een degelijk verschil. Sommige onderdelen zijn in verschillenden formaten te verkrijgen zoals bijv een Multiplexplaat, Dit staat bij onderdeelT. Maar voor de montage heb ik bijv 4 plankjes nodig van een ander formaat die ik uit de totale plaat moet halen. Ik wil beide formaten weten. ik moet weten welk formaat plankjes ik moet halen uit de totale plaat tbv het product maar ik wil ook weten welke plaat ik moet pakken met het juiste formaat om zaagverlies te verminderen.

Ik wou eigenlijk me tabellen iets invullen zodat je me idee erachter beter zou begrijpen...... maar helaast lukt dat dus niet. mocht jij vragen hebben dan licht ik deze weer graag toe.

bij voorbaad dank.Bekijk bijlage DatabaseTEST.xlsb
(het bestand was een .zip, maar voor de upload even veranderd naar .xlsb)

 

[OctaFish]

Ik zal er vandaag een blik op werpen, (zal wel vanavond worden) maar een tipje van de sluier wellicht:
Een één-op-één relatie gebruik je doorgaans voor tabellen met aanvullende gegevens die maar voor een bepaald aantal records interessant zijn uit de brontabel. Denk bijvoorbeeld aan een personeelstabel waarvan 10% lid is van de personeelsvereniging. De gegevens daarvan wil je uiteraard wel vastleggen, maar dat doe je dan niet in de hoofdtabel omdat je dan 90% nooit in gaat vullen. Je maakt dan een aanvullende tabel die je met een één-op-één relatie koppelt. Elke unieke werknemer kan immers ook maar één keer lid worden van de personeelsvereniging.
Meestal maak je dus één-op-veel relatie tussen tabellen.

 

[OctaFish]

Ik snap nog niet zoveel van je database, vrees ik. De 1-op-1 relatie die je had gemaakt klopt inderdaad niet; dat moet een één-op-veel relatie zijn. Dat Access er een eén-op-één van maakt komt omdat je de verkeerde sleutel gebruikt in de tabel. En daar ligt dus een groot deel van het probleem: ik snap je tabellen niet helemaal. Wat wil je precies met je tabellen?

 

[Weazl]

Beste Octafish,


Wederom dank voor je snelle reactie.

Ik zal trachten uit te leggen wat me bedoeling is.
In loop der tijd hoop ik enkele webshops te runnen. Een deel van de artikel verkoop komt direct vanaf de groothandel of wederverkoper. In een artikel tabel wil ik enkele productomschrijvingen hebben zoals formaat, kg en prijs. Dit artikel wil ik gelinkt hebben met een leverancier zodat ik deze snel kan contacten of snel kan nabestellen. Vandaar dat ik ook externe artikelnummer noteer voor snel nabestellen. (vandaar leverancierTabel)
Deze producten dienen ook ingepakt te worden en verzonden. Vandaar de verpakkingstabel en transporttabel.
Bij verpakking kan je denken aan verschillende formaten dozen, of specifieke dozen voor extra breekbare spullen of dat er een pallet moet worden opgebouwd. Voor het inpakken gebruik ik verschillende materialen welk ik bij de onderdelenTabel wou onderbrengen. Dus bij verpakking wil ik verschillende methodes beschrijven, met daarbij welke materialale (onderdelen) er worden gebruikt voor de verpakking en een indicatie van de kosten voor verpakking. De gebruikte onderdelen zoals bijv een doos of schuimkorrels wou ik genoteerd hebben in de onderdelen lijst en deze weer gelinkt hebben met de leverancier.

Naast specifiek verpakken krijg je ook de verzending. Dit kan bijv variëren van brievenbuspakketje t/m meubeltransport. Dat zijn dan ook verschillende transportbedrijven met elk hun eigen kosten, contactpersoon en inleverpunten.

Maar niet alle artikelen die ik verkoop komen van een groothandel. Een groot deel maak/monteer ik zelf. Wat ik dus wou realiseren was dat als het product SKU-id invult word er een montagelijst (rapport) krijg met de benodigde onderdelen.
Stel ik verkoop een kist van hout en staal, dan wil ik een lijst met alle formaat plankjes, de scharnieren, de schroeven/boutjes/moeren/ringen/ type lijm, formaten van staal en staaltype en een memo over de montage.
Dan had ik een onderdelen lijst gemaakt waar ik alle onderdelen tbv montage of inpakken in wou opslaan. Dit met origineel formaat,prijs, gewicht en/of aantal.
Want om terug te komen op het kistje, in de montagetabel staan dan wel de benodigde formaat plankjes genoteerd maar ik moeten ook weten welk Triplex plaat met o.a. vermelding van formaat er aanschaft dient te worden en bij welke leverancier ik dit moet aanschaffen. Dit geld dan ook voor de scharnieren, de verf, moertjes en boutjes etc etc.

Daarnaast wil ik dan wat extra’tjes maken zodat ik snel de prijs kan nakijken van een bestaand artikel en snel een kosten inzicht kan generen voor het maken van een offerte voor montage artikelen.

Hopelijk geeft deze toelichting enig idee over wat ik uiteindelijk wil realiseren.