Hulp mbt het opstellen van een ge-avanceerde factuur

[stay gold]

Goedenavond,

Ik heb een layout voor een factuur in Word opgesteld die er zo uitziet:

Wat ik heel graag zou willen is dat ik deze factuur ook in Excel kan openen en dat ie de volgende functionaliteiten heeft:

* Op het moment dat ik bijv invul: "1 pair Oury grips" dat de sheet (wellicht uit een database) de juiste prijs meteen invult in het vakje voor de prijs.
* Vervolgens moet de sheet ook de prijs excl BTW weten uit te rekenen.
* Dan moet de sheet het subtotaal uit kunnen rekenen, vervolgens het totale BTW bedrag en uiteindelijk een totaalprijs geven. De shipping zal ik altijd handmatig moeten invoeren op basis van gewicht, dat is geen probleem.

Nu denk ik dat Punt 2 en 3 niet zo gek moeilijk zou moeten zijn om te realiseren door met formules te werken, echter Punt 1 daarentegen voorzie ik problemen. Nou ja , problemen, ik zou niet weten hoe dat aan te pakken.

Als ik erover nadenk, lijkt het mij dat er dan op een of andere manier een database van alle producten die ik verkoop met de juiste prijzen zou moeten aangelegd worden, waaruit de cel op basis van de omschrijving het juiste product met de juiste prijs dient te halen. Alleen denk ik nu vanuit een webdevelopers gedachte zoals dat bijv. met PHP zou gaan. Hoe is zoiets te realiseren en is het uberhaupt mogelijk dit met excel te maken?

Alle tips en antwoorden of eventuele links zijn van harte welkom!

Roy

*Edit: Ik moet er even aan toevoegen dat ik MAC gebruiker ben en dat eventueel Access dus geen optie is gezien het feit dat er geen Access beschikbaar is voor Mac.

 

[richard1970]

Hoi Roy,

Tja, ik ben een liefhebber van Excel, dus mij tip is:
Zet je factuur in Excel. Je kunt dan via Afdrukbereik ervoor zorgen dat het geheel altijd op een A4 past.
Je kunt op een ander tabblad tabellen maken en via de functie vertikaal zoeken direct de prijs bij een ingevuld product zoeken.
Via data > valideren kun je ervoor zorgen dat er een lijst met beschikbare producten te zien is.
BTW uitrekenen is voor Excel geen enkel probleem.
Plaatjes erin zetten lukt ook nog wel
Je kunt, als je het klantID aanpast, ervoor zorgen dat weer via vert.zoeken() het deel 'Factuur aan" en 'Verzenden naar' automatisch aangepast wordt.

Groeten,
Richard

 

[stay gold]

Hoi Richard,

Bedankt voor de snelle reactie! Nu moet ik je heel eerlijk bekennen dat ik een absolute nOOb ben op het gebied van Excel. Ik werk er echt nooit mee, vormgeving en webdesign zijn meer waar mijn kwaliteiten liggen. Maar nu ik een online shop en dagelijks facturen moet maken en iedere keer met de rekenmachine naast me BTW uit moet rekenen etc, ging ik denken aan hoe dat dan het beste zo geautomatiseerd mogelijk zou kunnen.

De manier die jij mij verteld, klinkt in a way heel logisch alleen ontbreekt het mij echt zo aan know-how
Hoeveel werk zit er in zoiets? En kun je achteraf bijv. producten toevoegen aan de database of sheet, er komen namelijk weleens nieuwe producten bij en soms zijn producten weleens uitlopend...

Bedankt!

 

[Withaar]

http://www.microsoft.com/netherland...tratie/factureren/factureren_met_excel_1.aspx

Stap voor stap uitleg over hoe je een factuur in Excel kunt maken.
Volg eerst eens de stappen op de site, daarna e.a. aanpassen zoals je het zelf wilt hebben zal dan niet meer zo heel moeilijk zijn.

 

[stay gold]

@ Withaar, ik moet je eerlijk bekennen dat het voor mij als MAC gebruiker weinig nut heeft me te registreren op een Microsoft website om vervolgens een excel-bestandje te downloaden met macro's die NIET in office 2008 op de MAC werken....
Toch bedankt voor de reactie...

Ik zou wel de stappen kunnen volgen zonder dat bestandje, maar met zo'n bestandje als leidraad lijkt het me wel iets makkelijker...
Laat ik de vraag veranderen , wat zou het ongeveer kosten om zoiets te laten maken door iemand die hier veel meer kaas van gegeten heeft? Als ik het zo her en der zie op internet gaat zoiets aanleren mij nog wel aardig wat tijd kosten. Tijd die ik beter kan steken in dingen die ik wel goed kan. Ik ga denk ik een flinke tijd bezig zijn zoiets op te zetten, als het me al gaat lukken. Dan is het in feite voor mij wellicht goedkoper dit uit te besteden?

Toch bedankt voor het meedenken!

 

[popipipo]

Heb je op deze site al gezocht op 'factuur' daar vind je vele voorbeelden ook die waar Withaar naar verwijst.

 

[Withaar]

Bestandjes downloaden hoeft volgens mij niet, de tekst uitleg alleen is ook prima te volgen.

Kan je Windows Excel files wel openen op je Mac, of is dat een heel ander formaat?

 

[stay gold]

Ik kan wel excel bestanden openen , zonder problemen.
Het grote probleem zit hem denk ik in het feit dat VB macro's in zijn geheel niet worden ondersteund in Office voor de mac...

 

[Withaar]

Mac Excel versie 2008 dus... tja geen macro dus, dan wordt de hele onderneming erg lastig...
Maar een basis met een paar simpele automatische berekeningen moet altijd wel kunnen.
Maar dat kan je ook in Word doen.

Ik wil even naar je Word document kijken, mail me even, klik op mijn naar en kies Stuur E-mail.

 

[stay gold]

Mailtje is verstuurd ...
Bedankt alvast!

Roy

 

[stay gold]

@Withaar: Hartstikke bedankt voor de hulp en voor het werkend krijgen van mijn factuur. :thumb:

 

[Withaar]

Is het goed om het eindresultaat hier te uploaden?
Ik verwijder het logo dan wel even, dan hebben andere er mogelijk ook nog iets aan.

 

[stay gold]

Ja hoor, als je het logo verwijderd vindt ik het prima :thumb:

 

[Withaar]

Factuur in Word met excel tabel

Zie de bijlage.

 

[MJONK]

ik heb ook nog eventjes een functie laten zien waar je om vroeg,


probeer eens in de item kolom rood zwart of oranje in te tikken

rechts in hetzelfde excelvakje dat ingevoegd is staat de database met deze drie arrtikeltjes,

beter is om dit ergens anders op te slaan maar in dit geval werkt het om te laten zien.

De formule van je vorige helper werkt nu niet, dit is een als functie en pakt de tekst niet goed. deze heb ik niet aangepast maar zo kun je wel mooi zien wat de mogelijkheden zijn.

MJonk

 

[Withaar]

@MJonk: Leuk dat je mee denkt, maar toen ik je bijlage opende zag ik (bijna) alleen maar fout meldingen..:evil:
Als je met voorbeelden komt is het handiger dat te vermijden, dus of maak de item velden leeg of voer gewoon voor elk product even een demo waarde in.

Verder kan je wat duidelijker beschrijven wat je precies hebt gedaan.
N..b. Je maakt geen gebruik van een functie, maar (ook) gewoon van een formule.
Het is m.i. belangrijk altijd de juist benaming te gebruiken, een taakbalk is iets ander dan en werkbalk ook al lijken ze op elkaar.
Een functie is een zelf geschreven formule binnen Excel, en in dit voorbeeld maak ik daar zeker geen gebruik van.
Ipv Rechts is 'In de kolommen H t/m I staat (nu) een producen lijst' wat duidelijker.

"beter is om dit ergens anders op te slaan maar in dit geval werkt het om te laten zien".
Geef een voorbeeld van hoe dat dan zou kunnen, als jij het niet weet, is de kans heel groot dat de vragen steller het zeker niet weet, en in dat geval kan je het beter maar niet benoemen.
Probleem is dat je bij deze oplossing niet kan koppelen naar bv een extern excel blad, dat betekend dus dat je de hele database in je word document moet op nemen. Zeker niet een ideale 'oplossing', zeker niet als het om 1000+ producten gaat.
E.a helemaal ombouwen naar Excel zou dan beter zijn.

"De formule van je vorige helper werkt nu niet, dit is een als functie en pakt de tekst niet goed. deze heb ik niet aangepast".
Tja das nou jammer, maar welke bedoel eigenlijk en waarom heb je het niet aangepast?
N.b. bedoeld wordt de formule in (o.a) D4 die nu een error geeft.
En het 'probleem' is heel snel op te lossen door de tekst in kolom J te veranderen in bedragen, simpel vervang de . (punt) door een , (komma).

Tot slot, leg beter uit wat ji nu precies hebt gedaan en waar,dus een verticaal zoeken formule in de C-kolom voorbeeld uit de C2 cel) =VERT.ZOEKEN(B2;$H$2:$J$100;2;ONWAAR)
En leg ook uit hoe die werkt.
Je zoekt de waarde uit B2 en de H-kolom en geeft de tekst terug uit de 2e (J-kolom).
Het onwaar zorgt er voor dat excel exact de juiste waarde ophaalt (als die er is) en niet (even kort door de bocht) gaat gokken als de exacte waarde niet gevonden kan worden.

P.s. zie het allemaal als positieve kritiek voor je volgende reactie

 

[MJONK]

oké, excuus daarvoor, zal volgende keer proberen vollediger te werken.

Ik zat op een laptop te werken wat niet helemaal ideaal was en had tijdnood maar wou toch eventjes laten zien wat een mogelijkheid was voor zijn vraag met producten selecteren en prijzen er aan koppelen.

 

[MJONK]

Zo is het beter :thumb:

Het blijft natuurlijk niet de juiste oplossing om een koppeling te verkrijgen maar volgens mij is dit in word de enige?

In het veld item kan nu een item getypt worden waarna de beschrijving en de kosten uit de "database" gehaald worden. (de database is dus simpelweg het bereik van drie kolommen rechts van het zichtbare in het word document).

 

[Withaar]

:thumb: