Importeren van gegevens en daarna nogmaals HELP!

Status
Niet open voor verdere reacties.
D

dirkdrent

Gebruiker
Lid geworden
3 jan 2006
Berichten
382
Als rayonmanager ben ik vaak op pad. Nu hebben wij op het werk een centraal systeem/software programma dat ook gebruikt wordt bij andere bedrijven alleen is dit her en der wat aangepast aan de wensen van het bedrijf waar ik werkzaam voor ben.

Nu kan ik in dit programma selectielijsten maken zoals bijvoorbeeld naam, adres, soort klant, laatste bezoek enz. Deze selectielijsten kan ik ook exporteren naar excel of word.
Nu heb ik in access een database aangemaakt om de gegevens uit het excelsheet te importeren. Dit is geen probleem en werkt uitstekend.

Ik heb in het import tabel extra velden aangemaakt, de velden die ik zoal aangemaakt hebt zijn;
1) Ritnummer
2) Actie
3) Opmerking

Doordat de gegevens in het software programma van mijn werk veranderen moet ik de tabel in access ook up-to-date houden dit doe ik dus door de tabel opnieuw te importeren.
Echter ontstaat er nu 1 probleem, hoe kan ik er nu voor zorgen dat de velden die ik extra heb aangemaakt in de gegevens die hierin zijn ingevuld blijven bestaan bij de persoon(klant) voor wie deze bestemd zijn.

Ik heb gebeld met de helpdesk van het software programma en heb gevraagd over een vaste id bestaat voor elke klant(persoon) deze bestaat inderdaad en veranderd niet.

Hoe kan ik nu mijn eigen gegevens (velden) kopelen aan de gegevens die elke keer weer opnieuw geimporteerd worden? Ik dacht zelf om 2 tabellen aan te maken, het eerste tabel is het import tabel en het tweede tabel is de tabel met de velden die ik zelf heb aangemaakt.
 
Eerst een toevoegquerie en daarna een bijwerkquerie

Ik zou inderdaad twee tabellen gebruiken. De importtabel voor al je ruwe data (de export die je iedere keer krijgt) en de 2e tabel die ik maar even klant noem en waar iedere klant 1x in voorkomt. In beide tabellen neem je de unieke Id mee. Stap 1 is dan het toevoegen van nieuwe klanten. In de toevoegquerie leg je een link tussen beide tabellen gebaseerd op het veld Id. Bij Id 2e tabel als criteria Is Null. Hierdoor worden alleen nieuwe klanten toegevoegd. Stap 2 is het bijwerken van de genoemde velden. In de bijwerkquerie leg je dezelfde link maar nu zet je als criteria bij Id Is NOT null. Nu worden alle velden van bestaande klanten bijgewerkt afhankelijk van wat je zelf bepaald hebt. Wil je dan alleen de lege velden bijwerken (die je zelf gemaakt hebt) kun je bij deze velden de criteria Is null in de 2e tabel zetten. Suc6
 
Bedoelt u dat dan tabel 1 (de ruwe data) elke keer opnieuw geimporteerd wordt. Tabel 2 is dan (tevens tabel 1) met mijn eigen velden hieraan toegevoegd?
 
Inderdaad. Ik begreep uit je vraagstelling dat je iedere leer een export krijgt. Dan kun je het op deze manier oplossen. Je kunt het zelfs in een makro gieten. In de makro 1. import nieuw bestand in tabel 1; 2. de toevoegquerie; 3. de bijwerkquerie; 4 een verwijderquerie die de tabel met ruwe data weer leeg maakt. Suc6
 
Ik weet niet precies hoe ik dat voor elkaar krijg met de query en de macro. Ik heb in de bijlage een voorbeeld bestandje geplaatst met 2 tabellen. Zou u hier eens na willen kijken en eventueel hierop terug koppeling geven?
 

Bijlagen

Laatst bewerkt:
Misschien nu duidelijker

Misschien was ik niet duidelijk genoeg. Met de 1e import bedoel ik alleen het binnenhalen van de nieuwe ruwe data. Is dit bestand iedere keer iedentiek van structuur kun je ook een koppeling leggen (bestand -> externe gegevens ophalen -> koppelen) naar bv TabelExport. Zet je het nieuwe bestand met dezelfde naam op dezelfde plaats blijft de koppeling werken. Is de tabel gekoppeld dan kun je er queries mee maken alsof de tabel in je database zit.

Van daaruit ga je verder werken met de toevoeg- en bijwerkquerie. Heb je alle queries klaar zet je ze achter elkaar in een macro (kies voor querie openen). Onderin de 1e querie selecteren enz enz. Dit kun je onbeperkt herhalen met de volgende queries. Nog een melding vooraf en achteraf en het ziet er netjes uit. Bestand kan ik thuis niet bekijken. Als ik tijd heb morgen op mijn werk.
 
In het voorbeeld bestand kun je zien wat ik bedoel. De veld volgorde is gelijk aan die van de excelsheet volgorde.

Tabel 1: Idnummer - Persoon - Kenmerk
Tabel 2: Idnummer - Persoon - Kenmerk - Bezoeken (zelf aangemaakt) - Opmerking (zelf aangekmaakt)

In het programma van mijn werk kan ik alleen maar exporteren of naar word of naar excel. Wel kan ik de gegevens die in het programma gepresenteerd worden als een tabel selecteren en kopieëren.
 
Nog een poging

Het .rar bestand is door mij niet te openen (lees op 1e regel tip mbt bijlage). Gezien je aanvulling lijkt het me duidelijk wat je wilt. Maak een querie waarin beide tabellen aan elkaar gekoppeld worden. Leg een 1 op 1 relatie velden Idnummer. In de lange tabel zet je bij veld Idnr als criteria: Is not null. Dit zorgt er voor dat alleen de records worden bijgewerkt met overeenkomende Idnrs. Nu querie veranderen in een Bijwerkquerie. In de velden Persoon en Kenmerk van Tabel 2 zet bij wijzigen Persoon en Kenmerk van tabel 1. Hoe? re-muis -> opbouwen selecteer betreffende veld in tabel 1. Na uitvoeren worden deze 2 velden(persoon en kenmerk) ge-update en blijven de bezoeken en opmerkingen staan.
Let op: Je moet dan nog steeds een toevoegquerie maken voor de nieuwe klanten. Suc6
 
Zie de bijlage

In de bijlage een voorbeeld van de 2 queries. Verder een voorbeeld van een macro. Tenslotte ook een koppeling naar tabel 1 als Exel als je die op de C-schijf zou plaatsen. Suc(66-4-2)/10
 

Bijlagen

Sorry voor mijn late reactie, werk liet het niet eerder toe... hmm
Het werkt uitstekend maar wat opvalt is dat hij in de tabel: Tabel1standaardimporttabel Demo hier de gegevens niet bijwerkt. Heb de excelsheet toegevoegd aan de bijlage deze heb ik onder c:\ geplaatst op mijn computer. Misschien dat dit wel zo hoort omdat de Tabel2istabel1maarmeteigenveldentoegevoegd gelinkt is met de excelsheet. Ben er in ieder geval nu al heel blij mee dat het uberhaupt mogelijk is. Ga nu proberen om de query's aan te passen aan de juiste kolommen binnen de orginele files.
 

Bijlagen

Laatst bewerkt:
In het voorbeeld zitten twee opties

Ivm vakantie wat laat maar..In het voorbeeld zitten twee opties. De beste staat ingesteld en is de link naar het EXEL sheet. Zolang je ieder nieuw EXEL bestand dezelfde naam geeft ( en op dezelfde plek zet) werkt de macro gewoon en wordt alles geupdated.

De andere optie is niet het gekoppelde bestand maar het iedere keer volledig importeren van het EXEL bestand en dit hernoemen naar: Tabel1standaardimporttabel. In het voorbeeld heb ik deze Tabel1standaardimporttabel Demo genoemd. Ook dan werkt de macro maar dan obv de geimporteerde tabel. Vandaar de verwarring denk ik. Zou je de koppeling EXEL een andere naam geven en Tabel1standaardimporttabel Demo ontdoen van "spatie Demo" zou de macro werken op deze tabel. Moet nu wel lukken denk ik.
 
Super bedankt voor reactie.... Was er al uitgekomen door wat te proberen en te spelen.
 
Status
Niet open voor verdere reacties.
                    Steun ons                    

Nieuwste berichten

Terug
Bovenaan Onderaan