Invullen in word, gegevens opslaan in excel

[Michelle14]

Goeie middag allemaal!

Eerst en vooral mijn beste wensen aan iedereen op dit forum.

Ik wil voor mijn werk enkele administratieve zaken vereenvoudigen. Helaas ken ik zelf vrij weinig van Word en Excel om het helemaal in mijn eentje klaar te spelen en hoop ik dat jullie mij kunnen helpen!

Wat ik zou willen is het volgende:

Voor een hygiëne inspectie wil ik een document invullen. Ik kies de maand waarin ik ga inspecteren en de zone die ik ga inspecteren. Afhankelijk van de zone die ik heb gekozen, zullen er een aantal criteria tevoorschijn komen. Deze criteria worden gecontroleerd in de te inspecteren zone en er worden op het document punten toegekend. Daarnaast kan je bij elk criteria ook een opmerking toevoegen wanneer er niet aan het criteria werd voldaan. Daarnaast moet ik ook extra criteria kunnen toevoegen, inclusief punten en opmerkingen.

Vervolgens moet er een totaal van de punten gemaakt worden en dit totaal moet in een tabel komen te staan bij de zone die ik geïnspecteerd heb alsook de maand waarin ik de inspectie heb uitgevoerd. Op het einde van het jaar moet je dus een overzicht hebben van alle zones en hun scores per maand (of een leeg veld wanneer er in die maand geen inspectie gebeurd is) alsook de totaal scores van de zone over het volledige jaar.

Tot slot moet er ook een lijst aangemaakt worden van alle opmerkingen die genoteerd worden. Dus telkens een criteria niet behaald wordt, zal men een lager punt geven EN zal mijn bij opmerkingen invullen wat er niet correct is. Al deze opmerkingen moeten gegroepeerd worden. Deze opmerkingen moeten per maand gegroepeerd worden.

Is het enigsinds duidelijk wat ik bedoel? En zoja, kan iemand mij hier mee helpen?

Alvast hartelijk dank voor jullie antwoord!

Groetjes,

 

[gast0660]

Hallo,
De tussenstap is niet echt duidelijk, waarom eerst in word en daarna in excel.
Maak in excel een invulformulier, alles wat je als criteria aanduidt is perfect mogelijk
Als je een vbtje post met alle punten maak ik wel zoiets aan, of anders kan je mij een mailtje sturen met de voorbeelden (klik hier op mijn naam)
Groet

 

[OctaFish]

Beter (om niet te zeggen: veel beter) is om hiervoor een Access database te bouwen. Je hele verhaal schreeuwt daar eigenlijk om. In Access kun je perfect een formulier maken waarop je de gegevens invult, en met een rapport krijg je dan exact de output die je wilt hebben. De hele structuur baseer je op tabellen met afhankelijke opzoeklijsten (die je ook al wilt hebben). Kortom: vergeet Excel + Word, en stap over op een database.
Zeker als je noch in Word, noch in Excel kunt programmeren. Zeker een Word document als invoerobject is een hele ongelukkige omdat het in Word behoorlijk lastig is om afhankelijke velden te maken. je zult dus toch al een formulier moeten bouwen voor de input. Ook in Excel is dat noodzakelijk.

Nog welkom bij HelpMij trouwens .

 

[gast0660]

Hoi,
@Octafish klopt natuurlijk, Maar Ts spreekt alleen over word en excel vandaar mijn antwoord
groet

 

[OctaFish]

Dat snap ik, en de vraag staat ook in het Excel forum. Maar dat neemt niet weg dat ik vind dat je het juiste gereedschap moet gebruiken voor de juiste klus. Soep eten met een vork is ook een tijdrovende bezigheid .

 

[Michelle14]

Hey,

oke super voor jullie antwoorden! Ik heb eerst nog een extra vraagje over Access. Wij hebben momenteel geen access in het bedrijf waar ik momenteel werk, maar we hebben ongelooflijk veel excel-bestanden waar veel te veel info in staat en waardoor je totaal geen overzicht meer in hebt. Ik zou al deze excelfiles wel willen behouden, maar ik zou er graag een soort van frame voor plaatsen, waardoor het veel gebruiksvriendelijker wordt. Het eerste grote probleem is dat we hier continu van de ene excel naar de andere excel moeten springen. En deze zitten allemaal verscholen in heel veel submappen .. dus je bent al moe van het muisklikken alvorens je de map hebt bereikt. Dus ik zou graag een soort van frame voor al deze excelfiles plaatsen zodat er een overzicht is. Je moet het zien als een A4tje met verschillende drukknoppen en achter elke drukknop zit er een excelfile, waardoor we gemakkelijk van de ene naar de andere kunnen switchen.

Daarnaast zou ik dan graag ook voor elke excelfile een soort van formulier hebben waardoor we gemakkelijker volgende dingen kunnen uitvoeren:
- nieuwe gegevens toevoegen
- oude gegevens opvragen
- gegevens deels invullen en later deze opnieuw openen en verder aanvullen
- gegevens via een bepaald bereik selecteren en hiervan grafieken of dergelijke weergeven
- en tot slot: bij het invullen van bepaalde waarden die onjuist zijn, de mogelijkheid om automatisch een mail te versturen naar een mailbox met de melding dat een bepaalde waarde onjuist is.

Zijn bovenstaande zaken dingen die kunnen gecreëerd worden met Access? Indien ja, is natuurlijk de vraag of ik hier op iemand zijn expertise en geduld en tijd kan rekenen om mij hierbij te helpen, want ik heb zo het gevoel dat het een moeilijke klus is. Eentje die ver mijn petje te boven gaat, aangezien ik gewoon niet zoveel weet over programmeren en dergelijke.

Indien zo, ga ik maar eens navragen om access hier te installeren

Alvast bedankt voor jullie feedback!

Groetjes,

 

[Michelle14]

goeie morgen allemaal!

Oei ik heb klaarblijkelijk het onmogelijke gevraagd

Is er ergens een goeie ziel die mij kan/wil helpen hiermee?

Groetjes

 

[OctaFish]

Oei ik heb klaarblijkelijk het onmogelijke gevraagd

Dat niet, hooguit ben je een beetje ongeduldig .
Het antwoord heb je uiteraard zelf al gegeven, en dat is JA, het kan allemaal best gemaakt worden. En an sich is het niet eens zo lastig om de structuur te bouwen. Maar dat is maar een deel van het werk. Zoals je al aangaf is het een ratjetoe aan bestanden die her en door verspreid staan. Het invoeren van die bestanden in een tabel is dus al best lastig. Al is ook dat te automatiseren door vanaf een (netwerk?)schijf te zoeken naar alle bestanden in mappen en submappen van een bepaald type. Maar Die bestanden allemaal koppelen in een database is een zinloze actie. Je kunt een gekoppeld Excel bestand namelijk niet bewerken, alleen lezen. Daarnaast vraag ik me af of je enig idee hebt wat je hier vraagt:

Daarnaast zou ik dan graag ook voor elke excelfile een soort van formulier hebben waardoor we gemakkelijker volgende dingen kunnen uitvoeren:
- nieuwe gegevens toevoegen
- oude gegevens opvragen
- gegevens deels invullen en later deze opnieuw openen en verder aanvullen
- gegevens via een bepaald bereik selecteren en hiervan grafieken of dergelijke weergeven
- en tot slot: bij het invullen van bepaalde waarden die onjuist zijn, de mogelijkheid om automatisch een mail te versturen naar een mailbox met de melding dat een bepaalde waarde onjuist is.

Ik heb uiteraard (en niemand behalve jij) geen enkel idee hoe die Excel bestanden er uit zien, maar er is geen formulier te bedenken dat geschikt is voor elk willekeurig Excel bestand. Tenzij al die bestanden exact gelijk zijn qua layout. Dus voor elk afwijkend Excel bestand moet je een apart formulier maken. Dat geldt dus ook voor de situatie waarbij je die tabellen overhaalt naar Access. Elke afwijkende layout vereist een afwijkend formulier. Hooguit zijn die formulieren in Access veel makkelijker te maken (één druk op een knop volstaat) dan in Excel waarin je alles apart moet bouwen in een formulier.

Kortom: of het zinvol is om je Excel bestanden om te zetten naar Access hangt van een hoop zaken af die nu nog totaal onduidelijk zijn. Zoals ik al zei: het is op zich niet zo moeilijk om een database te maken waarin je alle bestanden verzamelt, en waarvoor je een formulier maakt om de bestanden te bekijken. Die bestanden kun je dan prima vanuit Access openen door er een actie aan te hangen. Dan heb je dus in ieder geval al één plek waarin je alle bestanden kunt terugvinden en openen. Voor verdere inrichting zou iemand toch echt de situatie moeten zien, en de bestanden .

 

[Michelle14]

Hey Octafish,

dank je wel voor jouw antwoord.

Ja ik denk dat ik niet altijd heel duidelijk ben in wat ik precies wil ... misschien iets typisch vrouwelijks ;-)

Anyway, ik bedoelde eigenlijk het volgende:

wij hebben bijvoorbeeld 20 excelfiles, allemaal met verschillende info en dus ook verschillend in aantal kolommen en inhoud enzovoort. Ik veronderstel dat het het meest logische is dat ik elke excelfile overzet naar aparte tabel in access, bijgevolg moet ik ook een apart formulier maken voor elke tabel of met andere woorden een apart formulier per huidige excelfile. In mijn vorig bericht vroeg ik of een aantal zaken mogelijk waren met access. Hiermee bedoel ik: als iemand mij met deze zaken kan helpen voor 1 excelfile, of maw voor 1 tabel en formulier/query/rapport in access aan te maken. Dan kan ik zelf proberen om deze codes te gebruiken en toe te passen op al de andere excelfiles (mits misschien nog enige ondersteuning). Ik veronderstel dat eenmaal de basis gemaakt is van deze codes (met de hulp van iemand anders want ik weet hier nagenoeg niets van), dat ik dan misschien zelf hierop dus kan verder werken voor de andere files.

Maar hiervoor moest ik dus in eerste instantie weten of al wat ik vraag ook daadwerkelijk mogelijk is in access . Eenmaal bovenstaande allemaal gemaakt is, zou er dan nog een soort van "overzichtsblad" moeten gemaakt worden, waardoor we eenvoudig van het ene naar het andere formulier kunnen springen.

Weet er iemand met wie ik contact kan opnemen om mij met dit project te helpen?

Alvast hartelijk dank voor jullie antwoord en een extra dank je wel voor Octafish!

Groetjes,