Kan ik hiervoor access gebruiken?

[NurseX]

Hoi hoi,

Op mijn werk heb ik een formulier in excel met het overzicht van alle patienten. Omdat de layout "per ongeluk" steeds verknoeid wordt door collega's, heb ik hem in PDF gemaakt. Helaas kent PDF niet de functie dat meerdere gebruikers tegelijkertijd aan het formulier kunnen werken.
Nu wil ik gaan proberen om dan maar het formulier in access te gaan maken, het gaat om een formulier waar het patientenoverzicht op staat. Hier kan je invullen wat kinderen precies mankeren, of ze aan de beademing liggen en wat ze nog meer aan toeters en bellen hebben. Ook zit er een veld bij die bijhoud hoeveel plek er nog is (rekenfuncties)
Ik wil het formulier wel toevoegen, maar hij is net te groot.
Kan iemand me helpen?

Greetz Josh

 

[OctaFish]

Blijkbaar heb je nog niet ontdekt hoe je in Excel een werkblad kunt beveiligen, en met meerdere gebruikers tegelijk kunt gebruiken
Je kunt je formulier uiteraard prima in Access maken; de opzet is relatief eenvoudig, en zal dus niet zoveel problemen opleveren om te maken. Om te beginnen maak je een tabel waarin je alle gegevens opslaat. Afhankelijk van wat je allemaal wilt (dat is nog niet erg duidelijk) maak je aparte tabellen voor je brongegevens, zoals de verschillende gebruikers en de patienten. De berekeningen die je gebruikt maak je in queries; die sla je doorgaans niet op. Als je beschikbare plaatsen wilt uitrekenen, zul je ook nog wel een tabel met zalen o.i.d. hebben. Uiteindelijk maak je van het geheel dan een formulier, dat dient als gebruikersscherm. Een gebruiker komt dus niet in de tabellen, maar werkt puur met het formulier.
Kortom: het klinkt als een simpele vraag, maar vermoedelijk zit er nog wel wat ontwerp-werk achter. Een voorbeeldje is dus meer dan welkom. Vermoedelijk heb je het bestand nog niet gezipt; je zult zien dat je het dan prima kunt uploaden. Is het nog steeds te groot, verwijder dan wat gegevens; om de structuur te beoordelen hebben we maar een paar records nodig.

 

[NurseX]

Ik was ervan op de hoogte dat je cellen kan beveiligen in excel, maar mijn ervaring is dat de meest ondeskundige computerbediener de grootste fouten kan maken. Vooral met kopieren/knippen en verkeerd plakken gaat het dan mis in excel, ondanks dat je de beveilinging hoog hebt.

Maar ik ben aan het stoeien gegaan met access. Ik loop daarbij wel tegen een aantal problemen aan, ik hoop dat jullie me kunnen helpen.
Ik heb het bestand en hetgeen ik er nog bij wil hebben toegevoegd in onderstaande link:
http://www.mijnbestand.nl/Bestand-XACCGKOHLDYL.zip

Ik loop tegen de volgende dingen aan:
-in de formulieren heb ik verwijzingingen naar de tabel en die worden opgeslagen en items die ik met het "werkset" heb toegevoegd, deze worden niet opgeslagen. Hoe kan ik dit veranderen?
-als ik een formulier open en ga invullen en ik scroll per ongeluk met mijn muis, dan ga ik vanzelf naar een ander record, kan ik dit voorkomen? Kan ik er voor zorgen dat er geen records meer worden aangemaakt?
-Ik wil nog een extra formulier maken met patientenoverzicht, hier moet het totaal van alle 4 de afdeling onder elkaar komen. De bijgevoegde pdf laat zien wat ik wil bereiken. In totaal heb ik dan voor iedere werkplek 2 formulieren waar maar 1 keer de naam hoeft ingevuld te worden en 1 gezamelijke voor de hele afdeling. Het lukt me alleen niet om het formulier te maken met al de 4 verschillende units onder elkaar zoals op het voorbeelpdf.
-Op dit laatste forumlier wil ik dan ook de berekingen maken zoals in het voorbeeldpdf te zien is bij de beddenbezetting en wis knoppen die de gegevens van ieder kind apart kan wissen op elk formulier. In excel lukt me dat prima, maar in access weet ik niet hoe ik dit voor mekaar moet krijgen. Ook de berekeningen zijn voor mij nog een vraag.

Een heleboel vragen, maar ik hoop dat jullie me er bij kunnen helpen.

Gr. Josh

 

[OctaFish]

Om bij het begin te beginnen: je opzet is volkomen verkeerd. Ik zou het graag zachter brengen, maar je kunt de bittere pil maar beter gelijk doorslikken, denk ik Wat is het grootste probleem? Je hebt de database helemaal niet genormaliseerd... En daarom heb je allemaal tabellen gemaakt die in beginsel hetzelfde doen en opslaan. Ik zou je willen aanraden om daar dus eerst naar te kijken. In beginsel zou je namelijk met één tabel met een extra veld al alles kunnen doen; nu heb je 4 identieke tabellen. Wil je het helemaal netjes doen, dan splits je die die ene tabel op en haal je de patiëntgegevens er uit, maar ik weet niet precies wat je allemaal wilt gaan bijhouden, en of je daar historie op wilt kunnen terugzoeken. Maar deze opzet, met 4 aparte identieke tabellen en dus ook 4 identieke formulieren zou ik als eerste aanpakken.

De 4 tabellen heb je geprobeerd aan elkaar te koppelen (overigens niet erg bruikbaar), en dat roept de vraag op: zijn de 4 tabellen op basis van Naam1 ook echt aan elkaar te koppelen? Oftewel: is patiënt1 in de tabel HC dezelfde als patiënt1 in tabel Unit2?

 

[NurseX]

Ik was hier al bang voor . Heb de afgelopen nachten wel weer goed access kunnen ontdekken, lijkt wel eeuwen geleden dat ik het heb gebruikt.
Ik weet alleen niet goed wat je bedoeld met "genormaliseerd". En je vraag "Oftewel: is patiënt1 in de tabel HC dezelfde als patiënt1 in tabel Unit2? " , hierop is het antwoord dat dit niet dezelfde patient is.
Er zijn 4 verschillende units, met allemaal hun eigen overzicht en voedingsbrief, hier komt de naam dan in terug. Deze 4 verschillende units wil ik dan nog koppelen aan één gezamelijke afdelingsoverzicht (zoals het pdf-je), maar hier kwam ik helemaal niet meer uit.
wat zou nu mijn plan van aanpak moeten zijn?

Gr. Josh

 

[OctaFish]

Als de patienten in de verschillende tabellen niet dezelfde zijn, dan is het al helemaal niet nodig (zelfs ronduit slecht) om de tabellen aan elkaar te koppelen. Als je wat meer wilt weten over normaliseren: lees de Access cursus er eens op na, die ik aan het maken ben. De eerste hoofdstukken gaan over het opzetten van een database, en normaliseren is daar een belangrijk onderdeel van. Zoek 'm op in de Handleidingen sectie, zou ik zeggen! Verder zijn er een aantal websites waar je nog meer kunt lezen over normaliseren. En ik raad je echt aan om dat te doen, want je bent bezig een veelkoppig monster te maken, dat straks absoluut niet meer te behappen is.

Dat de 4 units allemaal hun eigen overzicht hebben boeit totaal niet vanuit database oogpunt: waar het om gaat is dat de gegevenstypes die je van die units op gaat slaan identiek zijn. En dan moet je die gegevens dus eigenlijk opslaan in één tabel. De regel is: gegevens die bij elkaar horen, sla je op in één tabel. Door een veld te maken waarin je verwijst naar een aparte tabel met de Unit gegevens, en die tabellen aan elkaar te koppelen, maak je daarna op basis van die twee tabellen je overzichten, waarin het onderscheid tussen de units vanzelf boven komt drijven.

Kortom: gooi alle herhalende tabellen weg (minus één uiteraard) en voeg daar een veld toe, bijvoorbeeld UnitID. Maak vervolgens een aparte tabel Unit, met ook weer een UnitID, en verder alle velden die je nodig hebt om vast te leggen over de betreffende unit. Wil je het helemaal juist hebben, dan gooi je ook je tabel HC nog op de schop, want daarin zitten nu 8 verschillende patiënten velden. Dat zou dus ook een aparte tabel moeten worden. Ik snap wel dat je het zo gedaan hebt, omdat je zeker wilt weten dat er niet meer dan het maximale aantal patiënten aan een unit wordt toegewezen. Maar die controle doe je op je formulieren, waar je de invoer controleert aan de hand van het veld [Max_Patiënten] uit de tabel Unit. Je zorgt er dus op het formulier voor dat je niet boven het maximale aantal patiënten uit komt.