Keuze lijst in word 2013 voor contacten uit Outlook 2013

[Mellema]

Ik schrijf brieven, facturen en offerte's aan enkele personen (geen lijst) en ben liever lui dan moe ;-) Daarom zoek ik een manier om met een druk op de knop een adres vanuit outlook in mijn brief te toveren. Ik ben bekend met de mogelijke koppeling om een hele serie gepersonaliseerde brieven te genereren. En die optie vindt ik geweldig voor dat doel. Maar nergens zie ik een mogelijkheid om 1 enkel adres op snelle en makkelijke wijze toe te voegen.

In mijn gedachten klik ik op een adres veld, kan ik een naam invoeren worden een aantal namen getoond die gevonden zijn en klik ik op het juiste resultaat en wordt dat adres direct gebruikt. Natuurlijk kan ik de eerder genoemde koppeling gebruiken maar de selectie van een bepaald adres is zeer omslachtig en tijdrovend.

 

[OctaFish]

Is dat zo? Als je een samenvoeging maakt met je Outlook adresboek, en je koppelt je document aan je Outlook contactpersonen, kun je alle personen met één klik deselecteren, en als je gaat samenvoegen kies je de persoon die je wilt hebben uit de keuzelijst. Kan volgens mij nauwelijks makkelijker, want zelfs als je een menu maakt, zul je toch personen uit een lijst moeten selecteren. Dat verandert niet. Alleen ben je een halve dag verder omdat je nogal wat moet programmeren om het op de door jou bedachte manier werkzaam te krijgen, terwijl mijn oplossing in 20 seconden klaar is.
De bronbrief sla je uiteraard op zonder geselecteerde personen, zodat je de volgende keer als je weer een brief nodig hebt alleen de persoon hoeft te selecteren uit je contactlijst.

 

[Mellema]

Bedankt OctaFish voor je reactie. Toch maar even beter gekeken en ik zie nu pas voor het eerst de knop "adreslijst bewerken". Dat werkt al een stuk beter dan telkens de "adressen selecteren"

Enige is dat bij het openen van de template ik nu de volgende handelingen moet verrichten:

1. Dubbel klik nieuw document op basis van template
2. Profiel kiezen (Outlook) (dit komt telkens terug ook al selecteer ik bij "Opties" "Als standaard profiel instellen"""
3. Contact personen map selecteren en dan op OK klikken
4. Soms is het nu klaar maar soms moet ik punt twee en drie nog wel twee keer herhalen. Het liefst zou het document natuurlijk direct moeten openen.

Als dit het is dan is dit het maar als het sneller kan dan hoor ik het graag.

 

[OctaFish]

Profiel kiezen krijg je alleen als er meerdere profielen zijn. Die kun je in het configuratiemenu via <E-mail> beheren. Als je maar één profiel gebruikt, kun je de overige profielen die je eventueel al dan niet per ongeluk hebt gemaakt verwijderen. Ik krijg die vraag in ieder geval niet. Al moet ik dan wel weer uit een aantal Contactpersonenmappen selecteren, wat logisch is.
En je krijgt een SQL melding, waar je vermoedelijk ook niet op zit te wachten. Maar die kun je uitzetten in de Registry.

 

[Mellema]

Octofish: dit gaat helemaal de goede kant op. Werkt inderdaad erg prettig. Ik heb in het register de sql melding uit kunnen zetten en heb ook uitgevogeld hoe ik voor outlook 2013 de profile promt uit kan zetten. Echter voor Word blijft die Profile promt nog wel komen. Ik heb maar 1 profiel (het Outlook profiel) Heb je nog een idee?

 

[OctaFish]

Hoe heb je de profiel instellingen aangepast? Want je zou de profielvraag niet meer moeten krijgen als je het via het Configuratiemenu hebt aangepast. Misschien heb je het in Outlook zelf gedaan?

 

[Mellema]

Op wonderlijke wijze is de profile prompt nu ook in word verdwenen en werkt het inderdaad erg makkelijk (krijg alleen twee keer de vraag welk adres boek ik wel selecteren maar dat is een relatief snelle dubbelklik) . Ik heb jarenlang mijn contacten allemaal in Gmail opgeslagen en dat altijd trouw gedaan. Nu kan ik met het opensource programma GO Contact Sync Mod mijn contacten synchroniseren tussen outlook en Gmail. Dat werkt erg goed.

Toch een wonderlijk proces een visitekaartje komt via Camcard (Andorid businesscard app) in mijn Google adresbook die gesynced wordt met Outlook waarmee ik vervolgens in Word betreffende adresgegevens van de persoon kan gebruiken in mijn mailings, offertes en facturen.

Probleem opgelost