keuze uit meerdere waardes bij een koppeling naar ander bestand met verticaal zoeken

[mariska1989]

- Ik heb een Excel bestand waarin ik alle NAW gegevens van medewerkers heb opgeslagen.
- Daarnaast heb ik een excelbestand waarin ik wil aangeven welke medewerker een aanvraag heeft ingediend en wanneer de aanvraag is afgehandeld.

Nu heb ik in dit aanvragenbestand een koppeling gemaakt naar de NAW gegevens van het NAW bestand met daarbij verticaal zoeken. Dit werkt prima. Als ik een achternaam intik in het aanvragenbestand in koloma A dan krijg ik gelijk alle bijbehorende cellen B,C,D,E gevuld dmv een formule die automatisch doet verticaal zoeken in het NAW bestand. Alleen als er meerdere mensen met bijvoorbeeld de achternaam Janssen zijn, dan krijg ik met verticaal zoeken alleen maar de 1e Janssen vanuit de NAW lijst en dan geeft Excel niet aan dat er meerdere dezelfde waardes zijn in die achternaamkolom.

Probleem is dus dat wanneer ik nu (als voorbeeld) C. Janssen wil invoeren woonachtig in Amsterdam en ik vul in mijn aanvragenformulier de achternaam Janssen in, krijg ik A. Janssen met bijbehorende cellen. Excel geeft niet weer dat er meerdere Janssen zijn en vraagt mij niet welke Janssen ik bedoel.

Vraag: Hoe kan ik ervoor zorgen/of is het mogelijk met een formule dat excel mij meerdere keuzes geeft, of ziet dat er met verticaal zoeken op Janssen meerdere Janssen zijn en dat ik daaruit kan kiezen?

Graag hulp want nu registreren we vaak de verkeerde persoon bij de aanvraag.

 

[Cobbe]

Geef elk item een nummer en gebruik dit om uw opzoekingen te doen.

 

[mariska1989]

Bedankt voor de supersnelle reactie.

Ik heb hier zeker over nagedacht om bijvoorbeeld op personeelsnummer te zoeken. Echter, die kun je niet allemaal onthouden. Als we de namen een nummer gaan geven zoals in je reactie, dan moeten we gaan onthouden welke persoon welk nummer heeft, of dit ergens gaan opzoeken. Dat opzoeken willen we eigenlijk niet want dat zijn weer meerdere handelingen en kost tijd.

Iemand nog een andere oplossing toevallig?

 

[Cobbe]

Ik denk dat goed zou zijn om een voorbeeldbestand te posten met daarin de uitleg van wat er wanneer moet gebeuren.

 

[mariska1989]

Nu met bestand

Bekijk bijlage aanvraagbestand 2016 voorbeeld.xlsxBekijk bijlage aanvraagbestand 2016 voorbeeld.xlsx

Zie hierbij het bestand. In tabblad 1 is het aanvragenschema. In Tabblad 2 is de database met alle medewerkers die de achternaam Boer hebben. Als je in cel A3. Boer invult dan krijg je weer de eerste medewerker met de naam boer als resultaat. Ik wil echter nu graag een aanvraag van medewerker Van der Boer uit Eindhoven invullen. Excel laat mij alleen maar 1 zoekresultaat zien en dat is Boer uit Amsterdam.

 

[Cobbe]

Met behulp van een hulp kolom?

 

[mariska1989]

Hulpkolom? Heeft u een voorbeeld wat of welke formule ik daar dan in zou kunnen zetten? Sorry, ik begrijp niet wat u bedoelt. Zijn er nog andere mogelijkheden?

 

[Cobbe]

Het is wel de bedoeling dat je de oplossing bekijkt vooraleer je reclameert.
Ik heb die hulpkolom toegevoegd op blad2 en deze gebruikt in je Vert.Zoekenformule.

 

[mariska1989]

Excuseer, ik kon het even niet thuisplaatsen welke veranderingen u heeft aangebracht. Het is een goede oplossing maar niet voldoende wat ik zoek. In tabblad 1 moet je dan precies de voorletters zo schrijven als in tabblad 2. Zou je je vergissen met een . of een letter, dan pakt die de naam al niet meer. Tis ook lastig als de medewerker 3 voorletters heeft, om die te onthouden. Bij een aanvraag is het vaak alleen de achternaam die bekend is en de NAW. In mijn voorbeeld dus even woonplaats genoemd. Dan kom ik wellicht toch uit bij uw eerste oplossing om op nummer te gaan zoeken in een ander overzicht en dat overtikken in het aanvraag tabblad indien er geen andere mogelijkheid meer beschikbaar is.

 

[Cobbe]

Kun je met zoiets leven?
Naam invoeren en dan dubbelklikken op die cel met de ingevoerde naam.

Concept kan aangepast worden, natuurlijk.

 

[mariska1989]

jaaaaa! Dit is precies wat ik bedoelde. Dubbelklik en dan kun je kiezen uit de namen. Echt super goed. Nu nog even kijken hoe ik het concept goed kan aanpassen zodat die ook de tussenvoegsel en persooneelsnummer en plaats meeneemt in de andere kolommen en dan ben ik er!!!:d

Ik ga er morgen verder mee puzzelen. Alvast heel erg bedankt voor uw hulp.