knop ik accessdatabase naar samengevoegd word-document

[marieke1994]

Beste allemaal,

Ik loop met een probleem en ik kan nergens het antwoord vinden. Ik ben bezig met het maken van een database met persoonlijke gegevens, waarvan ik ook brieven moet maken. Nu wilde ik graag in mijn formulier (kolomvorm) een knop/koppeling/button die mij een standaard samengevoegd word-document/mail geeft van die ene persoon wiens formulier geopend is. Samenvoegen in word met een access-database kan ik, dus dat is niet het probleem..

Ik hoop dat de vraag duidelijk is en dat iemand mij kan helpen!!

Groetjes,
Marieke

 

[OctaFish]

Allereerst welkom bij HelpMij! Als je een brief kunt samenvoegen vanuit Word heb je één van de beste opties al onder de knie. Een andere goed is de brief helemaal in Access maken. Je snapt het wellicht al: de optie die je wilt is veruit de lastigste. Al is het wel te doen, maar niet zonder stevig te programmeren. En daarvoor is het wel handig als we een voorbeeldje van db en brief hebben.

 

[marieke1994]

Bedankt voor het warme welkom én snelle antwoord!

Ik ben nog redelijk onbekend met access en überhaupt niet zo'n ster met computers/microsoft, dus ik hoop dat het niet te moeilijk voor me is..
Mijn database en (mogelijke) brief zien er zo uit:


Groetjes,
Marieke

 

[OctaFish]

Hoi Marieke,
Als het onderste deel je brief is, dan kun je die perfect in Access maken, want dat is redelijk standaard. Je maakt dan een rapport, en zet de tekstvakken uit je tabel op de normale breedte in het rapport. Houd rekening met de marges, want Access is daar wat minder netjes in als Word, waar een document per definitie altijd begrensd wordt door het ingestelde papierformaat. In een Access rapport kun je een rapport opmaken op A4, en vervolgens een bladspiegel van 30 cm instellen. Waarna Access je bij het printen doodleuk waarschuwt dat je tekst niet op het papier past! Ja, dank je de koekoek met 30 cm! Dus de rapportbreedte moet je dan instellen op 21 cm - de beide marges. Verder moet je de eigenschap <Te vergroten> en <Te verkleinen> van de tekstvakken op <Ja> zetten, zodat het rapport zich netjes aanpast aan de tekst.
Groot voordeel van een rapport in Access: je kunt heel simpel een factuur maken die per bestelling de gewenste artikelen kan genereren. Iets dat in Word een bijna onmogelijke klus is!

 

[marieke1994]

Hoi Michel,
Het onderste deel zal ongeveer mijn brief zijn inderdaad. Had zelf ook al aan een rapport gedacht, maar is het dan wel mogelijk tekst eventueel aan te passen als het rapport al gemaakt is, zoals dat in Word wel mogelijk is? En kan ik het rapport kopiëren als tekst en alsnog in word plakken?

 

[OctaFish]

Een rapport kun je exporteren naar Word, en daar hoef je dus niks voor te plakken. Groot verschil tussen Word en Access is, dat in Access een rapport wordt opgebouwd uit (in beginsel) opgeslagen gegevens. Je zet daarbij velden uit je database in je rapport, en de inhoud daarvan zie je terug in je rapport. Wil je variabele gegevens in je rapport, dan kan dat dus alleen als je een veld vanuit een formulier invult, en dat tijdelijke veld ook in je rapport opneemt. Het wordt dan gevuld vanuit het formulier. Maar dat is dus wel te doen. Rapporteren doe je (normaal gesproken) ook vanuit vaste gegevens, anders is het geen goed rapport natuurlijk .