Maand lasten toevoegen.

[Dragoon]

Opzet tabellen:

tbl klanten
tbl abonnements kosten voip
tbl abonnements kosten dsl
tbl belkosten
tbl factuurcompleet

Koppelingen
[klanten]Klant ID --> [abonnements kosten voip]Klant ID
[klanten]Klant ID --> [abonnements kosten dsl]Klant ID
[klanten]Klant ID --> [belkosten]Klant ID

Nu is het de bedoeling dat er mbv een query maandelijks een factuur wordt gegenereerd in de tabel factuurcompleet. Hierin moeten vermeld worden klantgegevens abonnements kosten en belkosten van die maand. Nu werkt dit wel alleen moet ik dan de abonnements kosten elke maand met de hand invoeren.

Dus in het kort.
Abonnements kosten moeten voor die maand toegevoegd worden op het moment dat ik de query draai die de belkosten invoert. Of een compleet nieuwe query die hetzelfde doet.

Ik heb de basis kennis van acces and thats it

 

[OctaFish]

Je wilt dus eigenlijk in één overzicht alle kosten verzamelen?
Als je werkt met rapporten, kun je bijvoorbeeld voor de verschillende kostentabellen aparte rapporten maken, die je vervolgens als subrapport in het Factuurrapport opneemt. Dat is op zich de makkelijkste oplossing. Je kunt dan voor elk subrapport subtotaaltjes berekenen, en op het hoofdrapport staat dan het eindbedrag. Omdat de KlantID in dit geval de verbindende factor is, moet dat dus prima werken.

Wil je alle kosten in één query zetten, dan ligt het iets ingewikkelder. Om te beginnen moet de structuur van de kostentabellen ongeveer gelijk zijn, omdat je overeenkomende veldwaarden in dezelfde kolom wilt terugzien.
Als dat het geval is, kun je een UNION query maken. De werkwijze is redelijk simpel: Maak om te beginnen de eerste query op basis van Klanten en bijvoorbeeld Belkosten.
Maak hier vervolgens een kopie van, zet in de ontwerpweergave de volgende tabel erbij, en vervang alle velden uit de oorspronkelijke tabel (belkosten dus) door de velden van de nieuwe tabel. Als je alle velden hebt vervangen, kun je de eerste tabel (belkosten) verwijderen. Ik doe dat altijd zo, want als ik eerst de oude tabel weggooi, ben ik ook alle velden kwijt die ik wil gebruiken. Is dus een trucje, deze manier, niet verplicht Sla de query vervolgens op, bijvoorbeeld als qAbo_VOIP

Om het even bij deze twee te houden: je hebt nu een query qBelkosten, en een query qAbo_VOIP die identiek is qua velden aan de query qBelkosten. Hier ga je een Union van maken.
Je maakt nu een nieuwe query aan, maar selecteert geen tabel. Klik op <Sluiten>. Je komt nu in het SQL scherm van de query, waar de tekst SELECT staat. Hier maak je van:

SELECT * FROM qBelkosten
UNION ALL
SELECT * FROM qAbo_VOIP

Deze query kun je nu uitvoeren, en als alles correct gedaan is, zie je een verzamelquery!
Je kunt de UNION ALL vervolgens uitbreiden met de volgende query, die je op dezelfde manier als qAbo_VOIP maakt.

Om alles af te sluiten, maak je vervolgens op basis van de Union query een mooi rapport, en dan ziet alles er gelikt uit. (hopelijk...)

 

[Dragoon]

In eerste instantie bedankt voor het snelle atwoord.

Maar het is uiteindelijk de bedoeling om de complete facturen in een tabel te krijgen, daarna komen de inkoop facturen er ook bij en zo kun je makkelijk je boekhouding bij houden (verdiensten p/mnd of p/jaar)

Is het mogelijk of van de union qury toe te voegen in een tabel

Is het dan ook zo dat hij elke maand als ik de nieuwe belkosten toevoeg hij de abonnements kosten automatisch er bij voegt.

En dan hebben we nog klanten die dsl erbij hebben (ook maandelijks betalen)

 

[OctaFish]

Om te beginnen: ik zou voor de verschillende factuuronderdelen aparte records bijhouden, in een aparte FactuurRegel tabel. Zeker als je veel verschillende zaken wilt kunnen factureren. Je hebt dan uiteraard een één-op-veel relatie met de tabel Factuur, die weer een één-op-veel relatie heeft met de tabel Klanten.
Als je in staat bent om de gegevens van de verschillende factuurtabelletjes te combineren tot één tabel, dan lijkt het mij ook niet moeilijk om alles in één tabel te doen, met dan een extra veld erbij voor de verwijzing naar het type Factuur, zoals VOIP en Belkosten bijvoorbeeld. Dan heb je een structuur die je ten alle tijden kunt uitbreiden, zonder kopzorgen over relaties etc, want dat ligt allemaal al vast. Ook voor je rapportages en berekeningen ben je dan snel klaar.

Je kunt inderdaad van een Unionquery een Tabelmaak query maken. Daarbij maak je een tabelmaakquery op basis van de Union. Maar bekijk eerst eens of je niet beter uit bent met één tabel Factuurregels, want je maakt het jezelf zoveel makkelijker...

 

[Dragoon]

Ok ik denk dat ik dat snap. Nu dan het volgende probleem

Het zijn geen factuurregels die ik invoer zoals normaal bij een factuur zou gebeuren. Je hebt dus geen formulier die je opslaat waardoor de gegevens in een tabel worden bijgeschreven. Dus de factuur regels werkt volgens mij niet.

Even een uitleg van het factuur proces zoals ik het voor ogen heb.

Ik voeg de belkosten toen in mijn tabel belkosten deze worden per maand toegevoegd.

Ik druk op een knop de facturen(rapporten) worden afgedrukt en de facturen in een database opgeslagen.

Dus met op die knop drukken moeten de facturen worden gemaakt afgedrukt en opgeslagen.

Nu weet ik dat dit met een macro te maken is alleen kan ik het niet voor elkaar krijgen om de facturen samen te stellen en daarna op te slaan.

 

[OctaFish]

Je wilt met één druk op de knop facturen maken, afdrukken en opslaan? Hoe moet ik mij dat voorstellen? Zoals je waarschijnlijk weet, sla je in een database afzonderlijke records op. Elke keer dat je (via een formulier, of rechtstreeks in de tabel) naar een ander record gaat, wordt het vorige record opgeslagen. Daar is dus geen aparte knop voor nodig.
Dit proces kun je overigens wel vervangen door een procedure waarbij je in eerste instantie niks opslaat, maar dat lijkt mij voor jou toch niet de bedoeling...
Voor wat betreft je rapporten: daar geldt eigenlijk hetzelfde voor. Ik vermoed, dat je een standaardrapport hebt gemaakt, waarbij je de factuur op gegevens uit verschillende records baseert. Als je vervolgens je rapport bekijkt, en het is goed opgezet, dan heb je voor elke factuur een eigen uitdraai. De hoeveelheid rapporten die je krijgt, is eigenlijk alleen gebaseerd op de periode die je als datumreeks voor je facturen hebt gebruikt.
Een factuur wordt verder ook niet opgeslagen, want een factuur is slechts een representatie van de gegevens die jij aan het rapport hebt toegevoegd. Het opslaan van de gegevens gebeurt, zoals ik al zei, op tabelniveau.
Kortom: als je een keer in de maand je gegevens invoert, dan heb je volgens mij bij het laatste record al alles opgeslagen. Als je vervolgens het rapport opent over die maand, dan zie je alle facturen die je dan nodig hebt.

Als de procedure anders ligt, dan hoor ik dat wel...

 

[Dragoon]

Bedankt ik heb het voor elkaar gekregen na je uitleggen ben ik aan het puzzelen geweest en bleek dat ik de relaties niet goed opgeslagen had. nu ik dit heb lijkt het allemaal te werken zoals ik het bedoelde.

Heel erg bedankt hiervoor:thumb::thumb: