Mail Merge in Word 2003 met Excel als bron

[Margot1]

Hallo,

Ik heb 2 vragen over Mail Merge in Word waarbij ik hoop dat iemand mij kan helpen. Van Excel weet ik redelijk wat (valt uiteraard in het niet bij de experts op dit forum) maar van Word weet ik nauwelijks trucjes en slimmigheidjes...

Ik heb een template in Word gemaakt en er een excellijst aan gekoppeld als databron. De velden worden keurig ingevuld en ik kan door de records heenbladeren.

1) Er zijn maar 10 rijen voorzien van data maar Word maakt naast deze 10 gevulde templates ook nog ruim 60.000 aan die niet gevuld zijn. Is er een manier om deze lege rijen vanuit Excel niet mee te nemen? En na de 'merge' dus maar 10 records te hebben staan. Het aantal zal gaan groeien en dus ben ik op zoek naar de optie "kijk welke rijen data bevatten en neem dit mee met het mergen maar de lege rijen niet"

Er wordt namelijk op registratienummer teruggezocht naar een enkel record en nu doorzoekt Word alle 60.000 velden die dit registratienummer kunnen bevatten waarvan er dus ruim 59.990 leeg zijn. Duurt zo lang...

2) Is het mogelijk om vooraf criteria mee te geven aan de merge voor het maken van een selectie op bijvoorbeeld datum?
bijv.<merge alleen de records die in de maand mei [kolom datum] geregistreerd staan, of iets dergelijks>

Ben benieuwd!

Alvast bedankt

 

[OctaFish]

ad 1) In beginsel moet in een samenvoeging worden aangegeven welk gegevensbestand je gebruikt. In een Excel bestand kan dat een werkblad zijn, of een benoemd bereik. Beide opties werken in beginsel prima, en laten alleen de records met data zien. Bij jou is dat dus niet het geval. De enige reden die ik kan bedenken, is dat je (ooit) 60.000 rijen hebt gebruikt in je bestand, en dat Excel die range nog steeds ziet. Wat dus niet hoort. Je kunt dat oplossen door een nieuw werkblad te maken waar alleen de records inzitten, en dan de oude weggooien. Dat zou je probleem al moeten oplossen. Bij uitbreiden van de gegevens moet Word dat dan zelf weer uitbreiden. De tweede optie is een bereik of lijst te gebruiken. Dat moet je dan bij het koppelen wel expliciet aangeven.
ad 2) Je kunt een selectie maken bij het samenvoegen. Deze kan bestaan uit een filter op een veld, of met selectievakjes handmatig worden gemaakt.

 

[Margot1]

Michel, bedankt voor je reactie. Het is inderdaad zo dat er meerdere rijen formules hadden maar dit had ik opgelost met een macro die de lege rijen herkende en verwijderde. Ook waren het veel minder rijen dan het bereik van ruim 60.000. Het trucje werkt bijvoorbeeld wel bij het inperken van het bereik bij een draaitabel.
(zou toch te mooi zijn wanneer al die office producten gelijke manier reageren op trucjes)
Het maken va de selectie door aan te geven dat alleen de niet lege velden gebruikt moeten worden lijkt nog het best te werken al wordt ook dan 'gekeken' naar 60000 records. Mooi moment om de koffie te halen zegmaar.

 

[OctaFish]

Zoals ik eerder al schreef: Word herkent zelf de records in een gegevensbestand. En ook hoeveel records daar in zitten. Ik zou daar het probleem dus zoeken, en het oplossen door de records/rijen naar een nieuw werkblad te kopieën.
Want je hoort jouw probleem gewoon niet te hebben.