mailmerge access word zelfde brief meerdere planningsregels per persoon

Status
Niet open voor verdere reacties.
Friend

Friend

Verenigingslid
Lid geworden
31 jan 2009
Berichten
1.137
Beste forummers, ik doe een mailmerge vanuit Access naar Word om dan vervolgens de brief te mailen aan de verschillende personen (emailadressen). Nu zou ik graag per brief meerdere planningregels/data uit een gerelateerde database planning aan hetzelfde emailadres willen vermelden. Nu krijg ik meerdere brieven voor dezelfde persoon. Ofwel 10 taken 10 brieven voor Jantje. Dit zou ik graag willen combineren in 1 brief met de 10 taken. Wie kan mij zeggen of en hoe dit kan, gedaan moet worden. Hartelijk dank. Friend
 
Een samenvoeging met een Word sjabloon of document gaat er van uit dat er vanuit Access één record wordt opgehaald; jij wilt meerdere records (ik neem maar gelijk aan dat het aantal records varieert) tegelijk samenvoegen. Dat zal dus erg lastig worden, tenzij je de samenvoeging vanuit Word met VBA regelt. Maar dat zal wel niet de bedoeling zijn? Vooral omdat je vanuit Access natuurlijk prima een rapport kunt maken dat exact de layout geeft die je zoekt. Dus ik zou, omdat het zoveel makkelijker is, daar eerst een oplossing zoeken.

Een alternatief is dat je de records uit de deelselectie (de taken dus) eerst in een tijdelijke tabel samenvoegt in éen recordved, zodat de hele samenvoeging ut één record is te halen. Daarvoor zou je in Access met VBA een tijdelijke tabel kunnen maken. De tijdelijke tabel koppel je dan aan je samenvoegbestand in Word.
 
Wanneer je dit vaker wilt doen is het wel handig om een vaste tabel te maken.
In deze tabel neem je het emailveld en enkele andere relevante velden op zoals naam ... etc. en de truc een memoveld.

Met een klein vba lusje kan je dit memoveld vullen met de taken gescheiden met een vbcrlf


Groet JanvP
 
Speelt de vraag nog, of heb je al een oplossing gevonden?
 
Octafish, Michel en ook perpon, excuus dat ik niet eerder gereageerd heb. De vraag speelt nog. Ik heb niet zo veel tijd de laatste weken om er genoeg energie in te stoppen. Ik moet eerlijk zeggen dat ik ook een beetje vast zit hierin. Heeft een van jullie misschien een voorbeeld idee hiervoor voor mij? Sowieso hartelijk dank. Friend
 
Als je een voorbeeldje kan posten.... overigens zou ik zelf voor een Access rapport gaan. Daarin kun je zelfs een Word document opnemen voor de vaste tekst, en verder de variabele regels in de detailsectie van het rapport.
 
OctaFish, Michel, ik heb een uitgeklede versie gemaakt van mijn database. Heb je hier iets aan ? Hierin een rapport dat ik dus graag zou willen mailen (automatisch) naar de betrokkenen met daarin de taken per persoon. Het liefst zou ik eerst nog een adrukvoorbeeld zien. Wat denk je is dat te verwezelijken? Ik hoor weer graag van je. Hartelijkd dank! FriendBekijk bijlage remail.zip
 
Zal er eens rustig naar kijken!
 
Ik zie een tabel tAdressen, en een tabel tTaken, maar geen koppeltabel. Houdt dat in dat je voor elke persoon alle taken wilt gebruiken in je rapport?
 
Goedemorgen Octafish, Michel, Ik denk niet dat ik een koppeltabel gebruik. Daar ben ik eerlijk gezegd niet in thuis.:confused: Als antwoord op je vraag zou ik zeggen dat niet alle taken voor alle personen zijn. Bij de invoer via formulieren koppel ik het namelijk al aan de persoon via de velden ID-Id1 Hoe ik het nu doe om de juiste taken bij de juiste persoon te krijgen is de koppeling in het rapport van de brief met het subrapport taken (ID-ID1). Maar als dit anders moet dan hoor ik het graag van je. Thank you so much. Friend
 
Een koppeltabel is niet zo heel lastig te maken: Even een voorbeeldje met willekeurige tabelnamen (heb je db niet voorhanden):
Tabel1: tblPersonen
Tabel2: tblTaken
Tabel3: tblTaken_per_Persoon

Tabel1 en tabel2 heb je. Tabel3 moet je dus nog maken... Deze tabel hoeft in beginsel maar 2 velden te bevatten: [PersoonID] en [TaakID]. Je kunt een sleutel maken op basis van [PersoonID] en [TaakID]. Het sleutelveld kan ook een Autonummerveld zijn, dat Access dan zelf toevoegt. Het voordeel van de tweevelden sleutel is, dat je geen dubbele records krijgt voor personen en taken; elke taak kan maar één keer aan dezelfde persoon worden toegekend. Als een persoon een bepaalde taak meerdere keren moet uitvoeren, gaat dit verhaal uiteraard niet op, maar dan zul je ook wel meer velden nodig hebben, bijvoorbeeld een startdatum en einddatum etc. Maar laten we het verhaal niet te ingewikkeld maken ;)

Goed, je hebt dus de koppeltabel gemaakt. Deze kun je nu in het Relatiesscherm koppelen aan de tabellen [tblPersonen] en [tblTaken]. Daarbij koppel je uiteraard op [PersoonID] en [TaakID]. En dat is het: je hebt een koppeltabel gemaakt!
In deze koppeltabel leg je vervolgens de taken vast die een persoon moet doen. Dus als Albert 4 taken heeft, krijgt hij 4 records in [tblTaken_per_Persoon], en Agnes met 2 taken krijgt er 2.

De koppeltabel kun je als subformulier in je Personen formulier hangen (automatisch gekoppeld op basis van PersoonID) zodat je per persoon keurig netjes de toegewezen taken te zien krijgt. En voor je rapport maak je een query, op basis van de drie tabellen.
 
Laatst bewerkt:
Octafish/Michel, Hartelijk dank voor je uitleg. :thumb: As ik het goed begrijp ga jij ervan uit dat in de Ttaak de vaste omschrijvingen van de taken als vermeld staan ?? door middel van de nog aan te maken Tabel3 plaats ik ze dan via de koppeling bij de juiste persoon. Wat ik nu doe is in de Ttaak die via het invulformulier als een subformulier met het veld Id1 gekoppeld is aan (sleuteveld/aut nummering) aan veld Id van het hoofdformulier. Bij het rapport doe ik dan weer hoofdrapport op basis van Tadressen en subrappr op basis van Ttaak gekoppeld met resp ID aan ID1. Op deze manier krijg ik dan de juiste taken bij de juiste personen. (natuurlijk kan ik de zoek opdrachten verfijnen door dit via Query's te doen.) Ik sluit nog even mijn voorbeeld database bij. Misschien kan je hem ook daar openen. Als het echter nodig is om via een derde tabel te werken om mijn verzend probleem op te lossen dan passen we dit natuurlijk aan. Ik hoor weer graag van je. Ook al maak je geen soep van mijn verhaal. Thanks you. Friend:)
 

Bijlagen

OctaFish, Michel, nog even aanvullend. In het Rbrief worden de taken ook keurig in een brief aan de juste persoon geplaatst. Allean dan komt het probleem als ik op verzenden via email klik gaat de hele bulk naar 1 geadresseerde die ik dan moet opgeven. Mijn "droom" is nu dat hij per persoon het email adres kiest dat in de desbetreffende pagina/brief staat en die pagina/brief daar naar toe verstuurd. Friend
 
Dat wordt een korte nacht, want een droom van niks.... qua tijd! Je huidige rapport is ook niet geschikt voor verzenden per mail, omdat je geen groepering hebt gemaakt. Dat moet dus eerst. Groeperen op PersoonID en de optie GroepsKoptest op Ja, en alle unieke (de persoons)gegevens in die nieuwe groepskoptekst zetten. Vervolgens (als je tenminste een query hebt gemaakt met de tabellen tblPersoon, tblTaken en tblTaken_per_Persoon) de taakgegevens in de detailsectie zetten. Als het goed is zie je dan netjes op een pagina de taken per persoon. Bij het mailen maakt access vervolgens voor elke groep (i.e. persoon) een aparte mail.
 
OctaFish, Michel inmiddels jouw instructie "Groeperen op PersoonID en de optie GroepsKoptest op Ja, en alle unieke (de persoons)gegevens in die nieuwe groepskoptekst zetten. " uitgevoerd. Geeft keurig rapport. Niets mis mee. (Had ik trouwens ook niet verwacht van je hoor!;)Alleen nog steeds bij het klikken per email verzenden (Office 2010) krijg ik nog steeds 1 email, waar ik zelf het email adres moet invullen, met alle brieven keurig onder elkaar in die ene mail. Ik kies de optie PDF alleen ik vraag mij af hoe herkent outlook mijn verschillende emailvelden in access en krijg ik het voor elkaar om er aparte emails van te maken? Of zit ik inmiddels te dagdromen? Friend
 
Als je de nieuwe versie nog een keer post, dan kijk ik er vanavond wel even naar...
 
Octafish, Michel, Bij deze de versie met het rapport Rbrief_2. Deze zou het moeten doen. Ik heb ook de 3e tabel aangemaakt. die doet weinig voor mij op dit momnet waarschijnlijk omdat het niet helemaal af is. Ik heb het gevoel dat ik die in de huidige opstelling ook niet helemaal nodig hebt omdat het rapport Rbrief_2 zo ook werkt en de juiste taken bij de juiste personen zet. Maar ja misschien droom ik nu wel weer> ;) Thanks voor je inspanning! :thumb: Friend

Bekijk bijlage remail2.zip
 
Ik zou de structuur van het rapport zeker aanpassen; beter ten heden verdwaald dan ten goede omgekeerd, of zoiets..... Daarom is het zo belangrijk om eerst de structuur van de database in orde te hebben, en dan pas aan formulieren en rapporten etc te beginnen :)
 
OctaFish, Michel, voor mijn begrip en ter verduidelijking ik snap noch steeds niet goed de functie van de Ttaak en de Ttaak_per_persoon. In de Ttaak set ik toch de taken per persoon ?? Wat is dan het verschil tussen Ttaak en Ttaak_per_persoon. Het gaat namelijk niet om vooraf gedefineerde taakomschrijvingen. Nu leg ik toch ook een koppeling ??? Als je vanavond naar de database kijkt kan je dan dit misschien hierin verwerken zodat ik de logica begrijp?? Ik kan alleen maar zeggen : Bedankt! Friend
 
OctaFish, Michel, heb je misschien nog kans gezien om nog naar het rapport te kijken of is er iets wat ik nog moet doen ?? Friend
 
Status
Niet open voor verdere reacties.
                    Steun ons                    

Nieuwste berichten

Terug
Bovenaan Onderaan