Meerdere tabellen samenvoegen tot één tabel

[Dootje88]

Hoi allemaal,

Momenteel ben ik bezig om een begroting op te bouwen en die bestaat uit 3 soorten kosten:
- Automatisch geplande orders
- Vaste contracten
- 'Incidentele' kosten

Nu komt mijn vraag:
Hoe kan ik zorgen dat deze 3 tabellen in 1 tabel komen?

Er zit geen relatie tussen de tabellen, behalve dat ze allemaal de volgende gegevens bevatten:
- Omschrijving
- Afdeling
- Kernactiviteit
- Kostenplaats

De Geplande orders staan in principe 'vast' oftewel hier zullen geen nieuwe meer bijkomen.
De contracten en de incidentele kosten worden nog aangevuld.

Kunnen jullie mij helpen?

Alvast bedankt!
Groetjes Dominique

 

[OctaFish]

Ik snap niet helemaal wat je bedoelt, en voor een database maakt het ook niet uit of je in een tabel 'vaste' (niet-variabele) gegevens opslaat of niet. Als alle tabellen dezelfde gegevens bevatten, dan lijkt het mij sowieso logisch om die dan in één tabel onder te brengen. De enige vraag daarbij is: moet het type (tabelnaam)gegeven er bij of niet? Oftewel: wil je kunnen filteren op de drie brontabellen? In dat geval zou ik een extra veld toevoegen waarin je dan opslaat of het om een "Automatisch geplande order" gaat, een "Vaste contract" of "Incidentele kosten". Daarnaast moet je natuurlijk een sleutelveld hebben. Als de huidige tabellen dat niet hebben, kun je simpel een Autonummerveld toevoegen.

Wat is de handigste werkwijze? In essentie heb je de basis al: één van de drie bestaande tabellen namelijk. Die neem je als uitgangspunt. Bijvoorbeeld de tabel [Automatisch geplande orders]. Daar maak je even een kopie van, met gegevens en structuur, en daar voeg je dan twee velden aan toe: een Autonummerveld en een veld [Type]. In die basistabel kun je het veld [Type] vullen met een bijwerkquery (vullen met de waarde "Automatisch geplande order"). Vervolgens maak je twee toevoegqueries op basis van de andere tabellen. Die voeg je dan toe aan de nieuwe tabel. Voor beide tabellen vul je dan het juiste Type in, naast de velden uiteraard die je toevoegt. Beide queries voer je één keer uit. Doe je dat vaker, dan krijg je dubbelingen, en dat wil je uiteraard niet.

Als het goed is, ben je dan klaar met de acties.

 

[Dootje88]

Ik vrees dat ik het niet goed uitgelegd heb.

Ik heb uit ons registratiesysteem 2 uitdraaien gemaakt.
Namelijk:
- Automatisch geplande orders
- Vaste contracten

Die twee uitdraaien hebben allemaal verschillende kolommen (op omschrijving, afdeling, kernactiviteit en kostenplaats na).

Verder heb ik nog gegevens nodig over de incidentele kosten en die worden handmatig ingevoerd, deze kan dan dus ook in de uiteindelijke tabel ingevoerd worden.

Bedankt voor het op weg helpen!
Ik ga kijken hoe ver ik kom

 

[NoellaG]

Dus de gegevens Automatisch geplande orders en Vaste contracten zijn een export uit jullie ERP systeem? In welk formaat krijg je die gegevens aangeleverd? Excel? Als je zegt 'de geplande orders staan vast', dan zal daar nooit meer beweging inkomen, ook niet in de volgende jaren? Lijkt me toch onwaarschijnlijk.
Als je de gegevens in een database wil bijhouden, wil je die dan ook gebruiken voor de volgende jaren, of is deze alleen voor het lopend boekjaar?
Wat is het doel van de database, alleen een begroting voor dit jaar opbouwen met gegevens uit het ERP pakket en wat extra manuele gegevens? Dan ben je waarschijnlijk beter met een rekenblad in Excel.
Wil je een applicatie bouwen voor het aanmaken en kontrole van een jaarlijkse begroting, dan zal je, naast het type, ook de opzoektabellen Afdelingen/Kernactiviteiten en Kostenplaatsen nodig hebben, en een extra datumveld om de entries in het juiste boekjaar te plaatsen. Maar dan moet je opletten dat je niet bezig bent met een extra systeem naast het ERP pakket op te zetten. Daar wordt niemand gelukkig van.

 

[OctaFish]

Ik vrees dat ik het met noella eens ben, en dat je hier beter niet aan kan beginnen in Access. Tabellen samenvoegen heeft alleen zin als de samen te voegen tabellen identieke gegevens bevatten. Jij hebt het nu (inderdaad, verwarrend uitgelegd ) over slechts vier overeenkomende velden/kolommen. Je geeft niet aan waar de overige velden dan in verschillen, maar dan heb je dus een probleem als je daar één tabel van gaat maken. Daarnaast fronste ik uiteraard ook mijn wenkbrauwen bij de 'geplande orders staan vast' zinnen. Dat lijkt mij namelijk bedrijfsmatig geen handige insteek. Je zult maar een nieuwe klant aan de telefoon krijgen....

 

[Dootje88]

Het doel van de database is in eerste instantie om de begroting voor dit jaar op te bouwen (niet alleen door mij, maar door de verantwoordelijken via een formulier).
Daarnaast wil ik hem daarna uitbreiden om de voortgang van de begroting bij te houden.

Het is niet de bedoeling dat dit alleen voor dit jaar gebouwd wordt, maar ook gebruikt kan worden voor de volgende jaren.

Ik snap jullie opgehaalde wenkbrauwen wel
Moeilijk uitleggen aangezien ik er weinig over kwijt mag

Ik ga het proberen met jullie hulp en als blijkt dat het toch echt niet werkt ga ik het via Excel optimaliseren (de manier in Excel van mijn voorganger is namelijk erg omslachtig)

 

[OctaFish]

Voor het opmaken van begrotingen is Excel anders een prima gereedschap. Doorgaans heb je dan niet zoveel aan tabellen, omdat er qua structuur weinig van te maken is (voor een database). Ik zie begrotingen die doorgaans op een werkblad overal gegevens vandaan halen, en die gebruiken in berekeningen en dat dan kris kras over een werkblad heen. Dat is in Access niet te automatiseren. Veel te star . Daarmee is niet gezegd dat jullie specifieke situatie niet handiger kan; ik heb nogal wat 'broddelwerk' voorbij zien komen de afgelopen jaren. Niet iedereen is nu eenmaal even handig met Excel.