Opmaak automatisch volgnummer factuur (jaar/maand/volgnr)

[AlexBuitenhuis]

Beste mensen,

Hopelijk kan iemand mij hiermee helpen.
Momenteel wordt er nog gewerkt met een opzet in excel waarbij men alles zelf invult en uitrekent.
Niet geheel mijn idee bij excel.

Ik heb de factuur al dusdanig aangepast, nu mis ik enkel nog de opmaak van een automatisch volgnummer.

Het betreft een maandelijkse factuur voor onze medewerkers/cliënten op de zorgboerderij.
Het volgnummer moet bestaan uit jaar/maand/volgnummer
-jaar; huidige jaartal (nu dus 2015)
-maand; de te factureren maand (de factuur wordt de laatste dag van de te factureren maand opgemaakt)
-volgnummer; bestaande uit het aantal maanden dat de bewuste persoon bij ons op de zorgboerderij komt.
Voorbeeld; mevr komt al 32 maanden bij ons, het gaat om de factuur van februari. Dan zal het volgnummer worden: 2015-02-0032

In het Excel bestand komt het volgnummer in C18 te staan.

Mvg, Alex Buitenhuis

 

[Leotaxi]

Dag Alex,

is het niet zo dat een factuurnummer uniek moet zijn ?
wat als 2 mensen evenveel maanden bij jullie zijn ?

mvg

Leo

 

[masala09]

AlexBuitenhuis.

De opmaak van jouw te willen factuur nummers zal door de belastingdienst hoogstwaarschijnlijk niet worden geaccepteerd.

De volgnummers moeten oplopend zijn en dat doe je dus niet op jouw wijze. Volgend op wat Leo al aangaf, moeten factuurnummers uniek zijn. Ook dienen de factuurnummers logisch in opzet te zijn. De Belastingdienst kan het verloop dan veel makkelijker controleren. In facturen mag je altijd eigen kenmerken toevoegen. Alleen dient dat stukje voor ieder factuurnummer gelijk te zijn en dienen voor het feitelijke volgnummer te staan.

Wat wel mag is een voorloopgetal zoals Jaar + Maand + Clientnummer + Volgnummer (de laatste 4(of meer) cijfers).
Dus bijvoorbeeld: 20150212345-00001. Volgende kan zijn: 20150212346-00002. De daarop volgende 20150212347-00003. Stel dit zijn de enige aantal personen dan krijg je de maand erop: 20150312345-00004, 20150312346-0005 en 20150312347-0006 etc etc etc.

Zo is het voor de belastingdienst duidelijk te volgen. Het koppelstreepje hoeft nog niet eens gebruikt te worden. Wel zal dit verduidelijken.

Ik gebruik bijvoorbeeld het Jaar + Maand + 1 (Voor factuur) of 2 (Creditfactuur) + Volgnummer ( de laatste 8 (of meer) cijfers).
Dus 201502100000001 als factuur. Vervolgens 201502100000002 enz. Ga ik nu vanaf de laatste de eerste crediteren dan gebruik ik: 201502200000003. Op deze wijze weet ik al aan de hand van het factuurnummer van welk jaar en maand deze is en ook op het een factuur of een creditfactuur betreft. De rest is dan gewoon een volgnummer die volgens vast patroon oploopt.

Snap je een beetje hoe en wat. Je kunt bij het belastingkantoor deze vraag neerleggen. Je zult dan een brief moeten sturen naar jouw regiokantoor alwaar deze dan bij een inspecteur onder ogen komt. Hierin kun je de opbouw voorleggen. Diens antwoord kun je dan in je administratie opvoeren zodat je kan aantonen dat de BD akkoord is met jouw opzet.

De lengte van het aantal maanden dat iemand aanwezig is, verwerk je dus niet in een factuurnummer. Dit brengt onduidelijkheid. Dit kun je wel opvoeren in het klantenbestand middels het cliëntnummer. Je kunt dan via een code in Excel of VBA de factuur laten opslaan en in diezelfde database een check vanuit een ander blad, bijvoorbeeld persoonsadministratie, uit laten voeren. Deze check splits het factuurnummer en haalt daaruit het cliëntnummer. Het aantal malen dat deze in de database voor facturen voorkomt kun je dan op blad persoonsadministratie bij de betreffende persoon laten weergeven. Zo kun je dus in 1 oogopslag zien hoe vaak voor een bepaalde cliënt is gefactureerd.

Dus bedenk eerst goed hoe je dit wilt gaan doen, zorg dat de factuur aan de factuureisen voldoet, want een factuur mag niet als factuur worden gezien en verwerkt worden als deze niet aan de eisen voldoet. 1 Van die eisen is dus de opbouw van het factuurnummer, het uniek opvolgend zijn.

Bedenk ook op welke manier je de code wilt schrijven. Middels Excel formules per cel in de formulebalk of via VBA. Deze laatste geeft meer mogelijkheden.

Succes.

 

[AlexBuitenhuis]

Heren,

Dank voor jullie reacties.
Het was een bestaande manier van factureren, vandaar dat ik hem klakkeloos overnam.
Ik ben even verder gaan kijken, en kwam door jullie op het volgende idee.
Iedere medewerker krijgt een eigen debiteurnummer.
Voor de factuurnummers zoals genoemd: jaar+maand+00000000.
Hoe moet ik deze formule opmaken zodat hij hem ook automatisch doortelt?

Hoe kan ik het vervolgens linken zoals Leo beschreef; Dit kun je wel opvoeren in het klantenbestand middels het cliëntnummer. Je kunt dan via een code in Excel of VBA de factuur laten opslaan en in diezelfde database een check vanuit een ander blad, bijvoorbeeld persoonsadministratie, uit laten voeren. Deze check splits het factuurnummer en haalt daaruit het cliëntnummer. Het aantal malen dat deze in de database voor facturen voorkomt kun je dan op blad persoonsadministratie bij de betreffende persoon laten weergeven. Zo kun je dus in 1 oogopslag zien hoe vaak voor een bepaalde cliënt is gefactureerd.

Graag hoor ik van jullie!

Bvd, Alex Buitenhuis

 

[Leotaxi]

Dag Alex,

best dat je eens een voorbeeld plaatst van wat je al hebt
dan moeten we zelf niets maken dat toch niet overeenkomt met jouw versie, uitgezonderd cel c18 dan. :d


mvg

Leo