Kijk, nu komen we al ergens! We verwijzen graag (en dus vaak) naar Noordenwind, omdat je daar een hoop van kunt leren, wat betreft het automatiseren van een database. En de opzet (ordersysteem) is ook heel universeel toepasbaar voor een hoop mensen. Maar ik ken niemand die op basis Noordenwind zijn eigen administratiesysteem heeft opgebouwd. (Sorry Susan
), omdat het zeker geen compleet systeem is.
Als je een nieuw bedrijf begint, en dus nog niks hebt, ben je uiteraard volledig vrij in het bedenken en opzetten van je administratieve systemen. Draait het bedrijf al een tijdje, dan moet je bij een migratie naar een ander systeem als basis nemen, dat het nieuwe systeem naadloos aansluit bij de werkwijze die je met het oude systeem hebt. Als je systeem A gaat vervangen door systeem B, en systeem B werkt 180 graden anders als het oude systeem, dan krijg je niet alleen problemen met je oude administratie, maar ook met je medewerkers: die moeten dan van de ene op de andere dag een totaal nieuwe werkwijze gaan gebruiken/aanleren! En meestal wil je dat niet: een administratief systeem moet de huidige methodiek ondersteunen, en niet andersom! Oftewel: je koopt of bouwt een systeem dat jou ondersteunt in je dagelijkse werkzaamheden, je gaat je werkzaamheden niet baseren op de mogelijkheden van het pakket... Ik heb de laatste jaren bij een aantal bedrijven migraties meegemaakt, en het succes daarvan is voor een groot deel afhankelijk van de vraag of het nieuwe pakket de werkwijze van het bedrijf ondersteunt of niet...
Een aantal belangrijke zaken valt op in jouw vorige bericht:
- Het bedrijf draait al 8 jaar. Dat betekent dat je al een aanzienlijke administratie hebt opgebouwd.
- Klantenbestand
- Produktenbestand
- Orderbestand
- Leveranciers?
- Medewerkers
Die gegevens zul je vermoedelijk over willen nemen in je nieuwe systeem. Dat betekent dus, dat je de gegevens kunt gebruiken om te importeren in de nieuwe database. Daarmee heb je in grote lijnen eigenlijk al een structuur voor je database. Je hebt dan namelijk al tabellen met je klantgegevens, je contactpersonen, je medewerkers, je facturen etc. Het enige dat je moet doen, is die gegevens op de correcte manier splitsen in de juiste tabellen.
Op basis van die tabellen kun je dan afhankelijkheden gaan maken: een tabel Facturen zal alleen geregistreerde klanten mogen bevatten, en produkten uit de Produktencatalogus. Dit zijn redelijk gestandaardiseerde handelingen, die ik uitgebreid (en hopelijk duidelijk) heb beschreven in de cursus die ik aan het schrijven ben voor HelpMij. Als je mijn methodiek volgt, zou je vrij snel de tabellen in orde moeten kunnen hebben.
De uitdaging ligt dan verder in het ontwikkelen van de formulieren en rapporten; formulieren om de gegevens in te voeren en te muteren, en rapporten om je facturen, pakbonnen etc. te kunnen uitdraaien. Die onderwerpen zijn nog niet aan bod gekomen, maar daar kunnen we je uiteraard prima mee helpen.