Outlook concept

[willema]

Is er ergens info voor dummies te vinden over hoe je een mail in Concept-vorm kunt klaarmaken?

Bij hele complexe mails probeer ik dat wel eens niet meteen vanuit het Postvak uit.
Maar al heel snel verschijnt de boodschap : "Het item kan niet worden opgeslagen omdat dit door een andere gebruiker of in een ander vensters gewijzigd. Wilt u een kopie makenin de standaardmap voor het item?"
Met daaronder een Ja en een Nee-knop.

Ook al begrijp ik geen zier van deze boodschap, ik ben er al achter dat "Ja" antwoorden het meest veilige is. De concept tot dusver verschijnt dan in Postvak in.

Echter gebeurt het me dikwijls dat als je dan schakelt tussen mappen, dat je het volledige concept tot dusver niet meer terugvind. Enkel een eerdere versie blijft bewaard. Zonder enige verwittiging of je de wijzigingen wil bewaren. Zonet ook half terug moeten beginnen.

Ik zou graag willen begrijpen hoe dat komt. In afwachting zit er maar één ding op. Complexe mails helemaal voorbereiden in een Word-document en als alles oké is, deze integraal plakken in een nieuwe mail.

 

[edmoor]

Geen idee welke Outlook je gebruikt, maar onder Postvak In zou je ook een map Concepten moeten hebben.

 

[Senso]

A. Start een nieuw bericht

1. Open Outlook: Open de desktoptoepassing of navigeer naar outlook.office.com.
2. Maak nieuwe e-mail aan: Klik op de Nieuwe Mail of Nieuwe Boodschap knop (linksbovenhoek).
3. Sneltoets: Druk op Ctrl + Shift + M om direct een nieuw berichtvenster te openen.

B. Stel de e-mail samen

1. Ontvangers toevoegen: Vul de Naar, Cc, of Bcc velden.
2. Onderwerp toevoegen: Voer een duidelijke onderwerpregel in.
3. Schrijf Lichaamsinhoud: Voeg uw tekst toe, formatteer deze of voeg afbeeldingen toe.
4. Bijlagen toevoegen: Zo nodig, klik Bestand toevoegen documenten toe te voegen.

C. Opslaan als Draft (Concept)

• Methode 1 (Handmatige Opslaan): Klik op de Opslaan pictogram op de werkbalk Snelle toegang, of druk op Ctrl + S.
• Methode 2 (Sluitvenster): Sluit eenvoudig het berichtvenster door op de X knop. Outlook zal u vragen om op te slaan; klik Ja.
• Methode 3 (Automatische Besparing): Outlook slaat berichten automatisch op in de Ontwerpen map elke 3 minuten (of elke 30 seconden op het web).

D. Ontwerpen zoeken en heropenen

1. Zoek de map: Klik in het linkermapvenster op de Ontwerpen folder.
2. Open Ontwerp: Dubbelklik op de opgeslagen e-mail om deze te openen in een nieuw venster voor bewerking.

E. Finaliseren en verzenden

1. Bewerken: Wijzig de inhoud in het geopende ontwerpvenster.
2. Verzenden: Klik op de Verzenden knop. De e-mail gaat van de map Drafts naar de Verzonden Items folder.

Extra tips en functies

• Templates gebruiken: Voor terugkerende e-mails kunt u een opgesteld bericht opslaan als een Outlook-sjabloon (.oft) via Bestand > Opslaan als, of gebruik de functie "Mail Templates" in het lint.
• Synchroniseer Over Apparaten: Drafts die op de web-app zijn gemaakt, worden gesynchroniseerd met de desktop- en mobiele apps.
• Schema Verzenden: In plaats van op te slaan als een ontwerp om later te verzenden, klikt u op de vervolgkeuzelijst naast Verzenden en kiest u Schema verzenden om een specifieke toekomstige datum/tijd vast te stellen.
• Verwijder een ontwerp: Klik met de rechtermuisknop op het bericht in de map Concepts en selecteer Verwijderen.

 

[RogerS]

Het probleem zit in die eerste melding. Blijkbaar gaat er iets niet goed en wordt er wel een concept opgeslagen. Het lijkt erop alsof er 2 processen actief zijn en dan land dus uiteindelijk een verkeerde versie in concepten.

Standaard wordt elke email opgeslagen in concepten en hoef je in feite niks aan te doen.

Tip. Ik vul bij gevoelige emails het emailadres pas als laatste in. Dat voorkomt dat de email per ongeluk verstuurd kan worden.

 

[willema]

Dankjewel Senso, voor deze gedetailleerde uitleg.
@edmoor: deze map heb ik inderdaad en daar loopt het fout.

Ik heb ondertussen kunnen reconstrueren waar het fout loopt. Maar ook niet altijd.
Stel je krijgt een mail en je wil meteen een reply typen. Na enkele zinnen denk je dat het beter is om verder te doen als concept. Als je dan dit concept met een dubbelklik opent en daarin verder gaat, dan zijn er blijkbaar twee versies in omloop. De eerste zinnen in je Postvak Uit en het vervolg in Concepten. En dat leidt tot de problemen om het afgewerkte concept op te slaan of te versturen.

Als je daar, zoals ik, niet helemaal begrijpt wat er gebeurt, bestaat het risico dat je zonder enige waarschuwing je hele concept kwijt bent en enkel nog die eerste zinnen overhoudt (in de conceptmap!).

Met de gewaardeerde instructies van Senso afgeprint naast mij, ga ik er mij een volgende keer nog eens aan wagen, want ik vind de workaround in Word nogal omslachtig.

Bericht automatisch samengevoegd: Gisteren om 13:45

En ook dankjewel RogerS.
Denk dat uw antwoord overeenkomt met wat ik nu min of meer heb kunnen reconstrueren.

 

[OctaFish]

Ik heb ondertussen kunnen reconstrueren waar het fout loopt. Maar ook niet altijd.
Stel je krijgt een mail en je wil meteen een reply typen. Na enkele zinnen denk je dat het beter is om verder te doen als concept. Als je dan dit concept met een dubbelklik opent en daarin verder gaat, dan zijn er blijkbaar twee versies in omloop.

Ik weet niet precies of je goed doorhebt hoe Outlook werkt met het maken van een (nieuwe) mail. Of je nu een nieuwe mail maakt, of een mail beantwoord: zolang je de mail niet verstuurt, is het een concept. Je hoeft de mail dus niet te verlaten, of apart weer te openen vanuit Concept. Ja, dan open je dezelfde mail dus nóg een keer.

Als je geen zin hebt om een mail te versturen, kun je de mail gewoon sluiten. Hij wordt dan automatisch als concept bewaard. Meer is het niet. Als je verder wilt met de mail, dan ga je naar Concepten, en open je de conceptmail. En dan heb je dus exact de mail waar je was gebleven. Maak het niet moeilijker dan het is .

 

[willema]

Dankjewel OctaFish, ik had vandaag even de tijd om dit Outlook gedrag van naderbij te bekijken, zonder de deadline om complexe mails te moeten uitsturen.
Soms heb ik het probleem nog en ik probeer nu te achterhalen, wat ik dan fout doe.
Het moet hem in een klein detail van handeling zitten (bij het openen van het concept in een apart venster), die voor mij niet intuïtief aanvoelt.