Outlook en documenten

[Simply2]

Hallo,

Ik heb echt alles afgezocht maar kan niet vinden wat ik zoek. Wat ik graag zou willen en weet dat het mogelijk is want bij mijn vorige baan hadden we dit zo geinstalleerd is het volgende:

Op mijn huidige werk zie ik dat alle inkomende mail wordt bewaard in outlook in mappen en submappen van outlook. Nu wil ik in plaats hiervan graag dat wanneer er bijvoorbeeld mails binnenkomen van een bepaalde klant of alles wat met deze klant te maken heeft naar een map verplaatsen op de N schijf of een mijn documenten mapje wat ik dan aanmaak en waar een klantnummer aan gekoppeld is.

Ik maak dus een mapje op de schijf of mijn documenten met het klantnummer, mail komt binnen en op mijn vorige werk hadden we dan op de pagina waar al je mails binnenkomen een soort balkje met een loepje ernaast, tikte het klantnummer in waar het mapje op mijn documenten of schijf aan gekoppeld was en de mail ging dan automatisch naar dat mapje zodat je alle mails bijelkaar hebt in het juiste klantmapje.

Ik hoop dat iemand mij kan helpen hoe ik dit doe en hoe ik dat balkje met loepje kan installeren.

Dat zou echt fantastisch zijn! Het betreft outlook 2003

Groetjes,
Sandra

 

[PSVSupporter]

Dit klinkt als het gebruik maken van macro's. Bestanden kunnen namelijk niet via de standaardopties van Outlook automatisch opgeslagen worden als bestand in een map.

Met macro's kan dit wel.

 

[Simply2]

Hallo Psv'er,

Hartelijk dank voor je reactie! Ik ben verder gaan zoeken naar wat precies macro's zijn maar heb de indruk dat dit meer is voor als je een zelfde tekst vaak gebruikt, je deze kan instellen zodat je met 1 toets de tekst tevoorschijn krijgt. Heb ik het bij het rechte eind?

Daarnaast lees ik dat wanneer je een macro instelt, je kans hebt op virussen? Kan je mij misschien wat meer duidelijkheid geven over macro's en hoe ik dit kan toepassen op mijn probleem/vraag.

Mijn dank is groot!

Gr.

 

[vanveelen]

Hoi,

Volgens mij was/is dit mogelijk met een Officeversie, inclusief BCM (Business Contact Manager).
Als jij / jullie die versie niet hebben dan gaat dat niet lukken.
Overigens kan je in Outlook in dit opzicht trouwens ook veel hoor.
Bijvoorbeeld door 'Dossiers' (als contactpersoon-item) aan te maken.
Ik heb binnen middelgrote bedrijven de nodige expertise als het om efficiënte mailafhandeling en koppelingen met Word gaat.
Ook zonder dat je genoemde BCM-applicatie hebt.

 

[Simply2]

Hallo Tée,

Hartelijk dank voor je reactie! Is er dan toch nog hoop dat iets mogelijk is?

Echter is het voor mij aba cadabra wat je schrijft.

Kan je me uitleggen hoe ik dit doe?

Mijn dank is groot

Groetjes,
Sandra

 

[vanveelen]

Hoi,

Helaas werkt dat niet zo.
Om Outlook in te richten voor dit doel en ermee te werken, worden complete trainingen gegeven.
Het vraagt om te beginnen al een gedegen kennis van Outlook en de samenwerking/iintegratie met andere onderdelen uit het MsOfficepakket. En dat is voor mij natuurlijk moeilijk in te schatten.

Wat je in elk geval kan doen is het volgende:
Maak voor elke klant/bedrijf een Contactpersoon-item aan (als dit al niet gebeurd is)
Ontvangen en verzonden mail is in veel gevallen al gekoppeld aan (het mailadres van) een contactpersoon.
Maar ook agenda-items, notities en taken kan je daaraan koppelen.
Voor een overzicht van alle zaken die gekoppeld zijn aan die betreffende 'Klant' c.q. contactpersoon, open je het betreffende contactpersoon in de lijst, klik je op het tabblad 'Details' en vervolgens op 'Activiteiten'.
Je krijgt vervolgens een overzicht van alle zaken binnen Outlook, die aan deze contactpersoon gekoppeld zijn.