Overtuigen IT afdeling van Access

[Ytsje]

Hallo allemaal,

In onze organisatie worden kostprijscalculaties in excel gemaakt. De sheets worden te groot en met verschillende verwijzingen wordt het een en ander zeer traag. Ik wil graag de stap maken naar een (relationele) database-applicatie. Hierbij gaat mijn voorkeur uit naar Access. Als onderdeel van office lijkt het me zeer gebruiksvriendelijk. Onze IT afdeling wil echter geen Access beschikbaar stellen. Met als reden dat zij Access niet kunnen ondersteunen (SQL is de standaard, geen back-up, geen inhoudelijk access kennis in huis). Een alternatief is een applicatie (bijvoorbeeld PerformancePoint) met een SQL backend. De implementatie hiervan gaat veel tijd en energie kosten (incl. consultants). Dit terwijl ik met Access per direct van start kan gaan (met het boek op schoot). De IT afd doet niets anders dan Access afkraken terwijl het mij op dit moment de oplossing lijkt.

De database zal nog ontworpen moeten worden. Het lijkt me verstandig om de eerste opzet en ervaring op te doen met Access. Hierna kunnen we dan eventueel de stap maken naar een andere oplossing.

De database wordt gevoed door een aantal TXT of csv bestanden verder zijn er een aantal berekende velden. Verder wil ik een aantal standaardrapporten maken waar men bijvoorbeeld een periode in kan geven om een margeoverzicht te tonen. Dit klink toch niet al te complex?

Kunnen jullie mij helpen met het argumenteren van deze keuze? Is het eenvoudig om een Access database om te bouwen naar SQL? Geldt dit ook voor rapporten etc? Zodat we kunnen starten in Access en deze later naar een andere oplossing over kunnen gaan.

Alvast hartelijk bedankt,

Ytsje

 

[Ommeren]

Hoi,

Ik heb een reeks van jaren als trainer, consultant en hoofd ICT gewerkt.
Maar dat een afdeling ICT zou bepalen wat er besloten wordt aangaande het in gebruik nemen van (standaard-) software heb ik nog nooit meegemaakt.
Dat doet je 'baas' ofwel het management; de ICT-afdeling heeft slechts een adviserende rol.

Mits je je binnen het opzetten van een relationele database houdt aan de 'conventies' zoals deze in Acces gelden is export naar SQL geen probleem.
Dit geldt echter niet voor de aangemaakte rapporten etc.

Ik lees echter ook dat jou suggestie voor het gebruik van Acces mogelijk een tijdelijke is omdat ook andere oplossingen overwogen worden. Dan is de investering in know-how en tijd denk ik niet zinvol.
Bedenk ook dat een bedrijf er niet voor zal kiezen zich blind te staren op één medewerker met wat meer kennis van Acces .....

 

[Ytsje]

Hallo Teun,

Bedankt voor je reactie. De investering in Access lijken je niet zinvol. Misschien verandert dit als ik iets meer achtergrond informatie geef.

De kostprijscalculatie (en managementrapportage) is in ontwikkeling. Met een tijdelijke optie bedoelde ik meer een eerste start. In Access zouden we de relationele database op kunnen zetten en onze ideeën uitwerken en testen (inclusief rapporten en importbestanden). Zodra het een en ander uitgedacht is en er voor een vaste structuur is gekozen, kan deze oplossing eventueel in een ander pakket overgezet worden en gebruikt gaan worden door verschillende leden van de groep. Maar het kan ook zo zijn dat we in Access blijven calculeren.

IT is een afdeling van onze moedermaatschappij en deze denkt meer in groepsoplossingen terwijl wij op dit moment behoefte hebben aan een snelle, gebruiksvriendelijke en goedkope oplossing.

Excel kan het een en ander niet meer aan. Dat betekent dat de ontwikkeling van de calculatie stil staat. Access is naar mijn idee redelijk snel onder de knie te krijgen. Idd is het zo dat de kennis van Acces en Calculatie dan bij 1 persoon komt te liggen, maar daar ligt het nu ook (calculatie ligt bij 1 persoon, excel-kennis is weinig aanwezig in de organisatie, daarbij zijn Excelsheetjes erg gebruikerafhankelijk). Met een relatieschema en rapportdefinities is het relatief eenvoudig inzicht in het Access gebruik te krijgen?

Groetjes,

Ytsje

 

[Floor E]

Hoewel ik zelf veel met Access werk kan ik me wel wat voorstellen bij de bezwaren van de IT (het wordt vaak afgedaan als een speelgoed database), maar anderzijds, als zij Access afkraken zullen toch ook een goed alternatief moeten hebben. Alles heeft zijn voors en tegens.

Access heeft een redelijk stijle leercurven, als snel loop je tegen grenzen aan die bijv alleen met programmeren is op te lossen. Ik heb diverse cursussen gedaan en het is mogelijk om Access met SQL te laten samenwerken. Buiten de cursus heb ik geen ervaring hierin.

Het omzetten van Excelsheets naar Access kan ook nog wat problemen geven maar je zegt het zelf al, het zit beide in het office pakket. Excel is om te rekenen. Simpel gezegd: Access om gegevens op te slaan en te analyseren. Overigens is de koppeling tussen SQL 2008 en excel fenominaal, ik heb interacties daartussen gezien die ik nog nooit voormogelijk hield. Hierin komt office 2007 pas echt tot leven.
Succes met je zoektocht.

 

[Bartuls]

Een paar reacties van mij. Ik heb veel ervaring met Access, Excel, SQLServer, Visual Basic en C#.

Ik ben het eens met de stelling dat een IT afdeling alleen een advies kan en mag geven. Besluiten omtrent welke tooling gebruikt wordt worden door het management genomen.

Toepassing gemaakt in Excel overzetten naar Access is niet mogelijk. Je kunt de gegevens uit de Excel sheets importeren in Access (gaat niet altijd helemaal goed). De logica in het Excel sheet zul je altijd helemaal opnieuw moeten opzetten in Access. Het komt er dus op neer dat je de betreffende toepassing in Access helemaal opnieuw zult moeten bouwen.

SQL is een programmeer taal om gegevens in databases te lezen, toevoegen, wijzigen en verwijderen.
MS Access maakt ook gebruik van SQL hiervoor.
SQL Server is een relationele database. Ik heb de indruk dat je elke keer als je het over SQL hebt je eigenlijk SQL Server bedoeld.

SQL Server is alleen een relationele database.
Access is een relationele database plus een ontwikkelomgeving om formulieren en rapporten te maken.

Als je denkt dat Access makkelijk te leren is heb je het mis. Je kunt heel snel met behulp van de wizards een simpele toepassing in elkaar klikken.
Je krijgt dan een toepassing die niet geschikt is voor een multi user omgeving met een verschrikkelijke user interface.
Als je iets serieus wilt maken dan zul je de volgende kennis op moeten opbouwen:
- ontwerpen van een relationele database (dat doe je voordat je Access opstart!)
- implementeren van een relationele database
- ontwerpen van een user interface
- ontwerpen en implementeren van transacties
- programmeren in SQL
- programmeren in Visual Basic for Applications
Zonder deze kennis kun je geen goede toepassing in Access maken!
Dit betekent dat je zonder goede consultant met veel Access kennis geen goede access toepassing kunt maken als je die kennis niet zelf bezit.

De IT-afdeling zal ongetwijfeld met het argument komen dat de broncode van een access toepassing door gebruikers aan te passen is. Dat hoeft niet zo te zijn. Je kunt een geprecompileerde versie van de toepassing opleveren en die aan de gebruikers beschikbaar stellen.

Het is prima mogelijk om vanuit Access gebruik te maken van een SQL Server database in plaats van de eigen database die access in zich heeft (via gekoppelde tabellen). Dan kun je Access gebruiken om de front-end (formulieren en rapporten) te maken en SQL Server als database toe te passen (maak je de IT-afdeling blij mee).
SQL Server biedt overigens veel meer mogelijkheden voor back-end verwerking als Access. Dat pleit ook voor een dergelijke oplossing.

Groet,

Bart

 

[Ellasar]

Zelf werkzaam in een der grotere bedrijven van Nederland als IT beheerder snap ook ik de IT van jou bedrijf niet helemaal.

In ons bedrijf zit Access gewoon in de "Standaard Image" van elke medewerker. Hiervan word door de IT afdeling alleen de beschikbaarheid van access ondersteund. Zodra een probleem ontstaat binnen een database zit er in het beginsel geen ondersteuning op. En dit is zo afgesproken met de gebruikers (nou ja management daarvan).
Dus als men een Access database'je wil bouwen kan men dat gewoon. Ondersteuning word vaak wel op Best Effort gegeven.