Record van ene tabel verplaatsen naar andere tabel

[8Leonie8]

Ik heb een tabel met klanten waarvoor wij een offerte uitgebracht hebben. Voor het invoeren van deze klanten is een formulier waarop alles ingevuld kan worden.

Nu wil ik graag een tabel aan de database gaan toevoegen met potentiele klanten. Wanneer één van deze klanten vervolgens een offerte wil, dan wil ik de klant uit de tabel met potentiele klanten halen, en overbrengen naar de tabel met klanten waarvoor een offerte is uitgebracht.

Is dit mogelijk? Het mooiste zou nog zijn als ik de klant op kan zoeken in het huidige (offerte) formulier zodat de adresgegevens meteen gevuld zijn en ik de rest van de (offerte)gegevens in kan vullen, maar het moet ook mogelijk blijven om een klant in te vullen die nog niet in de tabel met potentiele klanten staat en direct in de tabel met offertes moet.

Wie ziet hier mogelijkheden?

Groetjes Leonie

 

[OctaFish]

Hoi Leonie,

Het is wel mogelijk wat je wilt, want ik neem aan dat de structuur van de twee tabellen hetzelfde is? Je kunt dan bijvoorbeeld een Union query gebruiken om van de twee tabellen één bronquery te maken, waar je het formulier op baseert. Bij verplaatsen van een record van tabel1 naar tabel2 blijft de bron van het formulier dan in wezen hetzelfde.
Heb je overwogen om met één tabel te werken, waarbij je in een veld Status bijhoudt wanneer een potentie een offerte wordt? Je kunt dan in een aparte tabel je Offertegegevens koppelen. Dat scheelt volgens mij een hoop ellende...
Nu moet je dus een record kopiëren naar een andere tabel, met een Toevoegquery, en vervolgens met een Delete query het bestaande record verwijderen. Daarna moet je op het fomulier het record weer opzoeken, want je formulier klopt nu uiteraard niet meer.
En als je in de Offertetabel een klant toevoegt, heb je relatief weinig controle op dubbele invoer. Hou je alles in één tabel, dan is die check een stuk makkelijker.

Michel

 

[8Leonie8]

Misschien is het inderdaad wel een goed idee om toch alles in één tabel te gaan zetten. De meesten zoeken echter wel in de huidige tabel als zij gegevens van een offerte willen bekijken, en omdat de tabel dan veel groter wordt en er dus lastiger gezocht kan worden, kan ik wel weer een query aanmaken waar de potentiele klanten niet instaan...

Bedankt voor de inzichten!

Nog een vraagje over queries: ik heb nu twee tabellen, een tabel met alle hoofdgegevens, en een tabel met de gegevens van een afspraak. Deze twee tabellen worden gevuld vanuit een formulier met een subformulier. Vervolgens heb ik een query gemaakt waar de gegevens uit beide tabellen inkomen. Deze query is weer gekoppeld aan een word document waar alle gegevens van de klant en van de afspraak in komen te staan.

Stel nou voor dat er in het subformulier niks ingevuld is, dan komt de klant ook niet in de query te staan, terwijl ik soms wel een word document van de klant moet hebben waar geen afspraakgegevens in hoeven te staan. 't Is weer een heel verhaal, maar de vraag is: Kan de query ook gevuld worden met de gegevens van de klant, ook al zijn er geen gegevens in het subformulier ingevuld? Ik heb al wel geprobeerd om een Ja/Nee-veld met de naam 'niet van toepassing' in de tabel te zetten, en deze als standaardwaarde WAAR mee te geven, maar dit lukte helaas niet... Zijn er nog andere opties??

Groetjes leonie

 

[OctaFish]

Als ik het zo lees, vermoed ik dat je in de onderliggende queries gebruik maakt van zgn. 'Inner Joins'. Dat zijn links tussen de tabellen, waarbij je alleen records te zien krijgt die in beide gekoppelde tabellen aanwezig zijn. Ergo, geen afspraak gegevens, dan geen klant te zien.
Wat je daar aan kunt doen, als dat het probleem tenminste is, is het type Join te veranderen. Door op de link te dubbelklikken tussen de tabel Klanten en de tabel Afspraken, zie je dat er drie verschillende opties zijn: Eén van de twee niet-gekozen opties zal zijn: alle records uit de tabel klanten, en alleen de gekoppelde gegevens uit de tabel Afspraken. Deze optie zou altijd alle klanten moeten laten zien. Daarmee kun je dus je Wordmerge maken.

Michel

 

[8Leonie8]

Works like a charm!!

Ik had eerst de join bij relaties aangepast, maar zag pas later dat je de join ook in de query zelf aan kan passen. Het werkt nu voorbeeldig, bedankt!! :thumb:

Groetjes leonie