Reply met bijlage

[willema]

Als je een bericht met bijlagen wil beantwoorden, dan verdwijnen alle bijlagen in dat antwoord.
Als je dat bericht doorstuur hou je die bijlagen wel, maar dan moet je alle geadresseerden terug invullen.

Hoe kan je een Reply met bijlagen behouden?

 

[xps351]

Waarom zou je bij een antwoord bijlagen mee willen sturen? Degene naar wie je het antwoord stuurt heeft die immers al (want heeft ze naar jou gestuurd).

 

[enigma147]

Niet.

Antwoorden met de bijlagen is normaliter niet nodig. Als je iets terug moet sturen dan zal dat gewijzigde bestanden moeten zijn. Voor de ontvanger zou het alleen maar verwarrend zijn, als je ze weer mee terugstuurt. Ik zou me afvragen of je de bijlage(n) aangepast hebt.

 

[willema]

In een complex project is dat nochtans evident.

1- Medewerkers die tientallen mails ontvangen moeten niet dieper in de mailbox gaan zoeken om de bijhorende documenten terug te vinden. misschien hebben ze die wel opgeslagen, maar niet bij de hand (op telefoon bvb).
2- Een project breidt soms uit. Tijdens het replyen wordt het team uitgebreid en dan hebben die nieuwe personen wel de volledige conversatie die ooit begon tussen twee mensen, maar niet alle bijlages.

Ik begrijp dat het vaak niet moet, maar een optie om het wel te doen zou handig zijn.

 

[enigma147]

Dat is een antieke aanpak, imho.

Een moderne aanpak zou de bestanden opslaan in cloud opslag (bijv: Google drive, Microsoft Onedrive oid) en dan de gebruikers toegang geven tot die cloud opslag. Zo voorkom je ook dat mensen verouderde versies ontvangen, niet alle benodigde bestanden ontvangen of dat er verschillende versies van bestanden in omloop raken.

 

[willema]

We hebben het hier dan ook over een antieke manier van communiceren (imho), nl.: e-mail


Vanzelfsprekend gebruiken we ook cloudservices enz, maar die zijn niet altijd toegankelijk voor iedereen die wel inkijk moet krijgen in bepaalde documenten.
Als je nu gewoon er voor zou kunnen kiezen om bijlages bij een reply te laten, dan kan je er ook extra bijlages aan toevoegen of verouderde bijlages uit de communicatie verwijderen.

Als men uitgaat van werken met cloud services dan zijn bijlages overnemen ook niet van toepassing bij Forwarden, want de cloud-URL staat in het bericht. Maar kijk, daar kan het dan weer wel.

 

[femke98]

Als je bijlages terug stuurt met daarbij nieuwe bijlages, worden de mails wel steeds groter.
Ik denk dat het handiger is om bijv. een map in Dropbox of Gmail toegankelijk te maken voor iedereen die het nodig heeft.

Verder is het naar mijn mening, de verantwoording bij de ontvanger zelf, om de bijlages op te slaan. Al is het op de telefoon, jammer maar dat moeten ze dan maar leren.

Ik neem voorbeeld bij onze dierenambu waar ik vrijwilliger ben.
Alles doen we in de app, wat ik verschrikkelijk vind. Soms moet je ver terug zoeken wat er aan de hand is. Zaak is dus aan mij om alle belangrijke info op te slaan op de computer (whats app kan je koppelen aan je computer) zodat ik het bij de hand heb, mocht het nodig zijn.
Maar ik ben wat laks daarin, dus ja........het is mijn verantwoording zelf als ik het niet heb of terug kan vinden.
Helaas wil de dierenambu het niet op een andere manier doen, wellicht is dat bij jullie ook zo.

Toch iets over na te denken dat het makkelijker kan voor beide partijen.

 

[alphamax]

@willema,
ik herken jouw probleem,
en,
ik heb er op het werk een macro "reply with attachment" voor geschreven.
maandag zal ik de macro plaatsen.