Report met sub report limit records

[robtwbv]

Ik heb een database met gegevens mbt projecten
Een tabel met de hoofd gegevens met een uniek nummer, en deze heeft een one to many relatie met een tabel met updates per project, datum en omschrijving.

Een nieuw project heeft misschien 0 of 2 updates, maar lang langlopend project 30+ updates.
Ik heb een Report met de hoofd gegevens van de projecten, waar een sub report in zit met de tabel updates op datum, en deze wordt bij de oudere projecten een beetje lang.

Ik heb de subreport heel klein gemaakt, maar met “Can Grow” Yes.
Kan niet op datum “between.....” bijvoorbeeld, omdat er ook een laatste update van een jaar geleden ik kan zitten.

Kan ik ergens aangeven dat ik alleen de laatste 4 records wil zien in het rapport

Ik hoop dat iemand mij kan helpen, ben al het hele weekend in gevecht, een aan het zoeken op het forum

 

[Nico84]

Baseer je sub rapport op een query.
Bij de opbouw van de query kan je bovenin bij resultaat een aantal selecteren of intypen.
Deze laat het opgegeven aantal records zien.

 

[OctaFish]

Aanvulling daarop: welke records je ziet is afhankelijk van de sortering in je tabel. Daarnaast hoeft het aantal records dat ziet niet altijd het aantal te zijn dat je als aantal ingeeft; als er meerdere records voldoen aan het criterium voor het laatste record, dan kun je er ook 5 of 6 zien terwijl je 4 hebt ingetypt. Maar het belangrijkste is, dat de getoonde records afhankelijk zijn van de sortering.
In een query kun je de selectie afdwingen met SELECT TOP 4 als je 4 records wilt zien in je query.

 

[robtwbv]

Klopt heb ik ook geprobeerd, maar dan krijg ik de laatste records te zien van de gehele “Tabel” “updates”
Maar niet per project, de laatste updates, je moet het zo zien
Main Tabel “Projects” XXX1 is een uniek nummer
Heeft een sub tabel “updates” one to many
ID – AutoNumber
ProjectID – Number,
DateUpdate - Date/Time
Description - Text
Misschien kan ik beter een voorbeeld sturen

 

[OctaFish]

Dat zou handig kunnen zijn Eerst de db Comprimeren en Herstellen, om de overbodige data te verwijderen, en dan zippen (met Winrar kun je een te groot bestand nog splitsen in brokken van 100kb).
Overigens moet je de query van het subformulier uiteraard wel koppelen aan de gegegvens van je hoofdtabel, anders filter je verkeerd. Maar dat had je al gemerkt....

 

[robtwbv]

Het was even werk om de data er uit te halen en dat de report nog werkt

Maar ik hoop dat je hier wat mee kan

Ik wil alleen de laatste 3 of 5 updates zien per project
De Project Updates kan terug gaan tot 2 jaar, dus met datum subform kan ik niets doen

 

[Nico84]

Ik heb enige tijd geleden bijna dezelfde vraag gesteld:
Misschien kom je een stap verder

http://www.helpmij.nl/forum/showthread.php/717715-Select-Top-5-per-debiteur

 

[robtwbv]

Nico, bedankt voor je reactie, maar ik werk nog niet zolang met MSAccess dus gaat me een beetje boven ......

Weet niet hoe en waar ik deze code moet plaatsen, en aanpassen
Kan je misschien aan de hand van mijn Database mij een beetje verder helpen

 

[OctaFish]

Als je deze query als basis gebruikt voor je subrapport, kom je een heel eind:

SELECT ProjectID, ActionID, DateUpdate, Description FROM T_ProjectActions 
WHERE (([ActionID] In (
     SELECT TOP 3 ActionID FROM T_ProjectActions AS Dupe WHERE Dupe.ProjectID = T_ProjectActions.ProjectID ORDER BY DateUpdate DESC))) 
ORDER BY ProjectID, DateUpdate DESC;

Een heel eind, want ik heb het sleutelveld hernoemd naar [ActionID]. Doe je dat niet, of pas je de code niet aan,dan gaat hij niet werken

 

[robtwbv]

Ik dag dat ik je al lang bedankt had voor jou hulp, maar code werkt perfect, mijn excuses.

Maar heb weer een probleem waar ik niet uit kom, zie Onderwerp: In een keer 4 Reports Exporteren naar Excel

 

[frankwannet]

Deze sluit ik en daar mag men dan verder gaan.

http://www.helpmij.nl/forum/showthread.php/789921-In-een-keer-4-Reports-Exporteren-naar-Excel