samenvoegen meerder records in 1 brief

[Gerald Baalhuis]

Ik heb al een topic hierover gevonden (oplossing zou zijn om een filter aan te zetten in Excel) maar toch stel ik de vraag nog even.
Voor een contributieaccept voeg ik via Woord 2k3 en Excel 2k3 samen.
Het komt vaak voor dat er meerdere kinderen uit één gezin lid zijn en (nu) dus elk een eigen acceptgiro krijgen.
Kan je in Word iets inbouwen zodat alle kinderen uit één gezin (waarbij de combinatie postcode+huisnummer hetzelfde is) op één document komen? Scheelt uiteindelijk weer postzegels...


Gerald

 

[Valijn]

Nee

 

[Gerald Baalhuis]

Valijn,

Bedankt, da's tenminste een kort, bondig en duidelijk antwoord. Gaan we gewoon op deze mantier verder...

groet,

Gerald

 

[robdgr]

Gerald,

Ik snap je vraag niet helemaal:

1. Wil je een acceptgiro met één bedrag voor alle kinderen in een gezin?

2. Heb je boven de acceptgiro een brief waarin een tekst over alle kinderen komt, zodat de ouders het totaalbedrag op de acceptgiro kunnen zetten?

3. Als je sorteert op postcode en huisnummer rollen alle acceptgiro's voor één adres toch achter elkaar uit de printer zodat je ze in één envelop kunt doen?

Groet,

 

[Gerald Baalhuis]

Gerald,

Ik snap je vraag niet helemaal:

1. Wil je een acceptgiro met één bedrag voor alle kinderen in een gezin?

2. Heb je boven de acceptgiro een brief waarin een tekst over alle kinderen komt, zodat de ouders het totaalbedrag op de acceptgiro kunnen zetten?

3. Als je sorteert op postcode en huisnummer rollen alle acceptgiro's voor één adres toch achter elkaar uit de printer zodat je ze in één envelop kunt doen?

Groet,

RdG,

Ik wil inderdaad in het tekstgedeelte boven de brief (waarin nu slechts één kind uit een gezin 'samengevoegd' wordt, alle kinderen (met naam, lidnummer en te betalen bedrag) opsommen en op de accpetgiro het totaal bedrag printen.
Optie 3 gebeurt nu in feite al, zij het dat de sorteervolgorde anders is (leeftijd).
Wellicht is het beter (denkende over het 'probleem') om in Excel een apart tabblad te maken waarin de leden uit één gezin bij elkaar worden 'opgeteld'? Ik zou mijn vraag ook daar eens kunnen posten...
Desgewenst kan ik natuurlijk het word document even gezipt bijvoegen.

Gerald

 

[robdgr]

Gerald,

Dat laatste lijkt me een goed plan, maar dan lijkt het me handig dat je zowel het Word- als het Excel-bestand bijvoegt. Hier stel je een Word-vraag, maar uiteraard kijk ik ook naar mogelijke aanpassingen van het Excel-bestand.

Groet,

 

[Gerald Baalhuis]

Rob,

Hierbij de gevraagde bestanden. Het excel bestand bevat natuurlijk geen echte data.

Inmiddels heb ik Office 2003, wellicht gaat e.e.a. hierin beter?

Gerald

 

[robdgr]

Gerald,

Excuus voor het uitblijven van een antwoord, maar ik moet je melden dat ik er niet uitkom en me ook afvraag of het wenselijk is.

De wenselijkheid hangt m.i af van de manier waarop de penningmeester zijn contributies administreert. Ik stel me voor dat hij per lid wil weten wie wel of niet heeft betaald. Anderzijds stel ik me voor dat ouders met meer kinderen als lid het ook wel overzichtelijk vinden per kind een acceptgiro te krijgen. Dit geeft ze ook de mogelijkheid om de betaling te spreiden over twee of meer maanden. Daar komt bij dat een totaalsom ingewikkeld moet worden gewijzigd als een van de kinderen van de vereniging vertrekt.

Ik zou dus gewoon per kind uitdraaien en meer acceptgiro's in één envelop doen om porto te besparen. Het gebruik van meer papier en inkt weegt voor mij niet op tegen de nadelen die ik schets.

Groet,

 

[Gerald Baalhuis]

Rob,

Je hebt inderdaad gelijk. We houden het gewoon bij één acceptgiro per kind, ongeacht het aantal kinderen uit hetzelfde gezin. In elk geval erg bedankt voor je inzet en reacties. Wellicht heb ik in de toekomst nog andere leuke uitdagingen voor je.
Ik zit meestel wel in het Excel forum omadt ik veel meer met Excel doe als met Word, maar je weet het nooit.

met vriendelijke groet en alvast een goed weekend!!!!


Gerald Baalhuis