Neem een Word-document waarin een standaardbrief gemaakt wordt/is:
Veld invoegen in standaardbrief 2003:
Invoegen; Veld
In “veld kiezen”, veldnamen: MergeField;
In “veldnaam”: Zelf op te geven naam, bijv. kenmerknummer
Druk op “ok”
Maak zoveel velden aan als je wilt, maar onthoud volgorde en de naam die je hebt gegeven. Zorg dat er geen spaties in je veldnaam zitten.
Neem een nieuw Word-document.
Maak hierin een tabel. Zorg dat er evenveel kolommen zijn als velden die je hebt aangemaakt. Er hoeven in totaal maar 2 rijen te zijn. Zet in de 1e rij van links naar rechts in elke rij een zelf opgegeven veldnaam. Zorg er hierbij voor dat je dezelfde volgorde en namen gebruikt als dat je in de standaardbrief hebt opgegeven. Vul ook de tweede rij in zodat je straks makkelijk kan controleren of het goed is gegaan. Sla het document op.
Ga naar je standaardbrief.
Ga naast “help” staan in je werkbalk.
Rechtermuisknop, selecteer: “Afdruk samenvoegen”, Je krijgt er nu een nieuwe werkbalk bij onder de overige werkbalken.
Neem tweede icoontje van links “Gegevensbestand openen”.
Zoek je het Word-document met de tabellen.
Je kunt nu met het icoontje “Gegevensbestand bewerken” alle velden opnieuw invoeren.
Druk op het icoontje “Samenvoegen naar nieuw document” om alle ingevoerde gegevens in je standaardbrief te krijgen, welke je kan opslaan.
De komende keren kun je de standaardbrief selecteren, “gegevens bestand bewerken” en “samenvoegen naar nieuw document”. Zodat je nu een standaardbrief hebt.
Dit is makkelijker voor een hele batch die eruit moet:
Ga in je standaardbrief naar Extra;
Brieven en verzendlijsten;
Afdruk samenvoegen.
Dan krijg je rechts in beeld een nieuw venster, neem de volgende opties:
Brieven; volgende stap
Het huidige document gebruiken; volgende stap
Bij “adressen selecteren” moet je “Bestaande lijst gebruiken”
Eronder staat een icoontje om te bladeren.
Zoek het opgeslagen document op met de tabellen, zoals bijv een excelbestand en druk op “ok”.
Er komt een venster in beeld waarin de tabellen worden weergegeven, druk op “ok”.
Volgende stap vragen ze je de brief nu te schrijven, maar je hebt de velden al in het document staan en de overige tekst kun je later altijd nog aanpassen (Natuurlijk niet als je een batch moet doen, dan moet je 100 stuks aan gaan zitten passen. Zorg dan dat je brief helemaal in orde is en pas het dus eventueel aan.). Dus ga door met de volgende stap.
Zoals je kunt zien worden nu de velden ingevuld zoals je zelf heb ingegeven in de tabel. De volgende stappen kun je doorklikken tot je het samenwerken voltooid hebt en kun je het venster “samenvoegen” met het kruisje afsluiten.
